Webshops koppelen aan de online boekhouding

Webshops zijn tegenwoordig gemeengoed. Hierdoor kan men online kennis maken met een product en hoeft men niet meer de deur uit om een product aan te schaffen. Uit cijfers van het CBS blijkt dan ook dat bijna de helft van alle aankopen van Nederlanders online wordt gedaan. Het zal je dan ook niet verbazen dat veel ondernemers de stap wagen om een webshop te beginnen. Webshops nemen een enorme vlucht en als logisch gevolg daarvan, groeit ook het aanbod van webshopapplicaties. De bekendste webshopapplicaties van dit moment zijn onder andere WooCommerce, Magento, Lightspeed (SEO Shop), CCV Shop, MijnWebwinkel, Prestashop en Opencart.

Helaas worden veel bestellingen vanuit de webshop nog handmatig door de ondernemer zelf of door de accountant bijgewerkt in de boekhouding. Dat kan vele malen sneller, beter en goedkoper! Maar hoe dan? Hoe zorg je ervoor dat bestellingen meteen klaar staan in het boekhoudpakket?

Webshop en administratie…

Het houden van een webshop gaat uiteraard ook gepaard met het bijhouden van administratie, denk hierbij aan bestellingen en facturen. Het is natuurlijk belangrijk om realtime inzicht te hebben in de cijfers om de webshop goed te kunnen aansturen. Daarnaast is het handmatig invoeren van een bestelling in een boekhoudpakket vaak tijdrovend en saai. In de ideale wereld zijn producten, prijzen, voorraad en klanten in de webshop en boekhouding altijd up-to-date. Om dit voor elkaar te krijgen, koppelt iMUIS Online webshopapplicaties aan de boekhoudsoftware. Hierdoor worden bestellingen  direct bijgewerkt in de administratie.

Voordelen van een koppeling tussen de webshop en de administratie

De meeste webshopapplicaties zijn (uiteraard) bedoeld om producten mee te verkopen, maar niet om de verkopen in de boekhouding te verwerken. Vervelend, want hierdoor loopt een webshop op boekhoudgebied vaak wat achter de feiten aan. Hoe zorg je er dan voor dat, wanneer de bestellingen binnenstromen, er geen tijd wordt verspild?

De koppeling tussen een webshop en de boekhoudsoftware leveren de volgende voordelen op:

• Simpel administratie verwerken zonder handmatige invoer
  Bij de koppeling wordt er een link gelegd tussen de webshop en de online administratie. Er zijn verschillende mogelijkheden bij deze koppeling. Worden facturen verstuurd vanuit de webshop, dan worden deze automatisch geboekt als verkoopjournaalpost in de boekhouding. Worden de facturen verstuurd vanuit de administratie, dan worden bestellingen als order klaargezet om vervolgens vanuit het boekhoudpakket de factuur te versturen. Klant-, artikel- en ordergegevens hoeven hierdoor niet meer handmatig over worden genomen. Als na de bestelling de betaling binnenkomt, gaat de software automatisch op zoek naar de bijbehorende online verkoop.
• Foutloos webshopbestellingen en –gegevens verwerken
  Bij het handmatig overnemen van gegevens, zal er vast wel eens een foutje gemaakt worden. Met een automatische koppeling voorkom je dit probleem en zorgt de software ervoor dat het overnemen en het verwerken van de gegevens foutloos verloopt. Zo voorkom je dat niet alleen de verkoper, maar ook de klanten voor vervelende verassingen komen te staan als er verkeerde klant- of ordergegevens worden doorgevoerd.
• Houd artikelcodes up-to-date
  Wordt er vanuit het boekhoudpakket gefactureerd en staan bestelde artikelen nog niet in de administratie? Dan worden deze automatisch aangemaakt met alle belangrijke informatie, zoals klantgegevens, artikelen, omschrijvingen, status van de order, verzendadressen en opmerkingen. Zo blijft de boekhouding altijd up-to-date.
• Financieel inzicht
  Financieel inzicht is voor de webshophouder waarschijnlijk één van de belangrijkste punten. Hij wil natuurlijk weten wat voor financiële gevolgen de webshop heeft. In de webshop is te zien hoeveel verkopen er hebben plaatsgevonden, maar niet wat de winst is en welke producten het beste lopen. Als de webshopbestelling wordt verwerkt tot een order in de administratie, dan kan deze informatie wel realtime worden gevolgd. Je kunt zien wat de winst is, hoeveel marge er is gedraaid en welke producten goed of minder goed lopen.
• Inzicht in actuele voorraad
  Met de koppeling wordt er ook inzicht in de voorraad gecreëerd. Als een klant een bestelling plaatst in de webshop, wordt de voorraad in de administratie automatisch aangepast. Zo is de webshophouder altijd op de hoogte van de voorraad en worden dubbele verkopen voorkomen. Maar daarnaast is ook direct inzichtelijk van welke producten de voorraad slinkt en welke producten er weer ingekocht moeten worden.

Webshop koppelen aan iMUIS Online

Wie werkt met iMUIS Online, kan de webshop koppelen aan de boekhouding. MUIS Software heeft onder andere koppelingen met Magento, Lightspeed (SEO Shop), WooCommerce, CCV Shop, MijnWebwinkel, Prestashop en Opencart. Staat de gewenste webshop er niet bij? Geen probleem! Via een API-koppeling kan ook deze webshopapplicatie gekoppeld worden aan de iMUIS Online boekhouding.