Wat je moet weten over elektronisch factureren

Elektronisch factureren. Grote kans dat veel ondernemers en accountants dit (onbewust) nog niet doen. Het is wel verstandig om er zo snel mogelijk mee te beginnen. Er bestaat een risico dat je anders niet betaald krijgt. Wat is elektronisch factureren en hoe kun mensen daar snel mee aan de slag? 

Digitaal of elektronisch factureren

Elektronisch factureren is niet hetzelfde als je factuur als pdf per e-mail te versturen. Het is ook niet hetzelfde als het klaarzetten in een portaal waar je klant de factuur kan ophalen. Dit zijn voorbeelden van digitaal factureren. Op zich is deze methode makkelijker en werkt deze sneller versturen en verwerken van een papieren factuur. De factuur moet echter nog altijd handmatig worden geboekt of er moet een scan- en herkenoplossing worden ingezet zodat de factuur wordt omgezet naar een boekingsvoorstel. Hierbij verlies je helaas de detailgegevens van de factuur. Uitsplitsing vindt hooguit plaats in bedragen die samenhangen met de gebruikte BTW-percentages. Handmatige aanvullingen zijn daarom nog vaak nodig.

Geen handmatig werk

Een elektronische factuur is een bestand met daarin alle factuurregels. Je leest de factuurregels als boekingsregels in je administratiesoftware. Hiermee gaat geen detailinformatie verloren. De factuur wordt automatisch 100% herkend. Ook klanten hebben er plezier van. Inlezen van elektronische facturen gaat met een druk op de knop en worden zo veel sneller betaalbaar gesteld.

Facturatie aan de rijksoverheid

Levert een onderneming producten of diensten aan de rijksoverheid? Ga dan direct over op elektronisch factureren. De rijksoverheid verplicht nieuwe leveranciers om sinds 1 januari 2017 elektronische facturen te sturen. Er is afgesproken dat Europese lidstaten in 2020 helemaal over moeten op elektronisch factureren. Daarom heeft de rijksoverheid deze verplichting voor nieuwe leveranciers nu al opgenomen in de inkoopvoorwaarden. Leverde een bedrijf al aan de rijksoverheid, dan mag dit nog op de oude manier.

Hoe factureer je aan de rijksoverheid?

Ondernemer hebben drie mogelijkheden om elektronische facturen aan de overheid te verstrekken:

1. Via het selfserviceportaal van de overheid.
   Voer via het selfserviceportaal handmatig je factuur in. Je hebt daarvoor een PKI-overheidscertificaat nodig waarmee je de factuur ondertekent voor verzending. Een nadeel is dat de factuur ook handmatig in de boekhouding moet worden verwerkt.
2. Via Digipoort.
   Dit kan als het administratiepakket een (directe of via een gekoppelde applicatie) verbinding heeft met Digipoort voor de inkoopfacturen van de overheid. Dat moet dan wel in een apart formaat het OHNL (Overheid Nederland formaat).
3. Via Simplerinvoicing.
   Het e-factuurformaat Simplerinvoicing  is de standaard in Nederland en geschikt voor facturatie aan de (rijks)overheid en het bedrijfsleven. Verzender en ontvanger zijn verzekerd van aflevering. De rijksoverheid is verplicht om haar facturen op deze wijze te versturen.

Facturatie aan andere overheden

Er gelden hiervoor nog geen verplichte regels. Wel willen steeds meer andere overheden ook graag elektronische facturen ontvangen via Simplerinvoicing. Lang niet altijd hoeft dat via een beveiligd verzendprotocol.

Facturatie naar ondernemers

Elektronisch factureren naar ondernemers is niet verplicht. Toch zien steeds meer bedrijven de voordelen omdat de verwerking van facturen sneller gaat. Je kunt deze e-facturen verzenden per email maar ook via het Simplerinvoicing platform. Daardoor ben je er zeker van dat de ontvanger jouw factuur krijgt.

Hoe ondersteunt Exact elektronisch factureren?

Via Exact Online kan elektronisch factureren in UBL 2.0-formaat sinds 2008 en sinds 2014 ook via het Simplerinvoicing formaat. Je kan de factuur gewoon mee sturen in de e-mail, of via Send & Track.

• Voor de facturatie aan de overheid en voor de verzending via het Simplerinvoicing platform hebben we onlangs nog een aantal aanpassingen gemaakt.
• Het OverheidsIdentificatieNummer (OIN) wordt ondersteund. Dit is een vereiste voor facturen aan de rijksoverheid. De identificatie voor ondernemers verloopt via het BTW-nummer of KvK-nummer.
• Verzending van facturen naar de rijksoverheid  gaat via app partners in ons app center. Op dit moment staat daar eVerbindingen daar komen op korte termijn Storecove en Tie Kinetix .