Hoe richt je een vereniging of stichting op?

Nederland is een verenigingsland bij uitstek en telt meer dan 300.000 verenigingen en stichtingen. Van de ANWB tot de Zonnebloem, van werkgevers tot vakbond, van sport tot goede doelen en politiek. Bent u als accountant betrokken bij het oprichten van een vereniging of stichting? Dan is het handig om eerst de zaken goed op een rij te zetten. Met dit stappenplan helpt u uw klanten verder.

1. Verenigings- of Stichtingsplan maken

Wat beoogt de organisatie precies? Beschrijf in het kort wat de doelstellingen en activiteiten zijn, wie de doelgroep van de vereniging of stichting is en hoe de financiële situatie eruit gaat zien. Welke bestuurdersrollen zijn er en wie neemt welke rol op zich? Wie wordt voorzitter, penningmeester, secretaris? Stel alvast de statuten en een huishoudelijk reglement op. Voor een stichting zijn statuten een verplicht document, voor een vereniging niet. Een huishoudelijk reglement is niet verplicht maar het is wel een handig document.

2. Kies de rechtsvorm

Heeft de oprichter een wens of doel en wil hij met anderen samenwerken om dit te bereiken, zoals bijvoorbeeld sporten of muziek maken? Kies dan voor de vereniging als rechtsvorm. Een vereniging heeft leden. Voor het oprichten van een vereniging moet men minstens met z’n tweeën zijn. Wil de initiatiefnemer een sociaal of ideëel doel realiseren en is hiervoor vermogen beschikbaar? Kies dan als rechtsvorm voor de stichting. Een stichting heeft geen leden, maar kan wel donateurs hebben.

3. Inschrijven bij de KvK

Wordt er een formele vereniging met volledige rechtsbevoegdheid (VVR) opgericht, dan is inschrijving bij de KvK verplicht. Bij de notaris moeten de statuten van de vereniging in een notariële akte worden opgenomen. Bij een formele vereniging (VVR) zijn het bestuur en de leden niet persoonlijk aansprakelijk. De personen achter een vereniging zijn nooit schuldenaar of schuldeiser bij faillissement of ontbinding. Dit is altijd de vereniging zelf. Een informele vereniging of een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid (VBR) hoeft niet ingeschreven te worden bij de KvK, een notariële akte is ook niet nodig. Een stichting moet altijd ingeschreven worden bij de KvK en moet geregistreerd zijn bij de notaris.

4. Bankzaken regelen

Voor het goed besturen van een vereniging of stichting is goed overzicht in financiën belangrijk. De meeste banken hebben speciale pakketten voor stichtingen en verenigingen. Vaak met extra kortingen vanwege maatschappelijke betrokkenheid.

5. Begroting maken

Met een goede begroting kan het financieel beleid van de stichting of vereniging gestuurd en verantwoord worden. Een begroting brengt de toekomstige financiële situatie in beeld. Het is belangrijk voor stichtingen en verenigingen om niet alleen afhankelijk te zijn van contributies of donaties. Ze kunnen kosten besparen of extra inkomsten genereren door bijvoorbeeld kennis en vaardigheden van leden te benutten, vrijwilligers te betrekken of gezamenlijk met andere verenigingen of stichtingen in te kopen. Subsidies, fondsen en sponsorgelden kunnen alternatieve inkomstenbronnen zijn.

6. Administratie voeren

De belangrijkste informatiebron voor een stichting of vereniging is volledig (financieel) inzicht. Dit kunt u voor ze verzorgen met een goede administratie. In een goede administratie wordt informatie op overzichtelijke wijze vastgelegd over onder andere donateurs, giften en relaties (debiteuren en crediteuren). Hoe groter de organisatie, hoe verstandiger het is om de administratie met een online boekhoudpakket te voeren.

7. Website bouwen

Zichtbaarheid op internet is noodzaak en een website dus onmisbaar. Hiermee laten verenigingen of stichtingen zien waar ze voor staan, creëren ze draagvlak, communiceren ze met hun leden, werven ze donateurs en brengen nieuws naar buiten.

8. Vrijwilligers werven

De meeste stichtingen en verenigingen zijn afhankelijk van vrijwilligers. Het werven is een kunst op zich omdat de vraag groot is en het aanbod beperkt. Het is verstandig om kandidaten dicht bij huis te zoeken. Mond-tot-mondreclame kan goed werken, maar ook bemiddelingsorganisaties voor vrijwilligers kunnen waarde toevoegen. Meestal kunnen bestuurders van verengingen en stichtingen hier vacatures aanbieden.

Marieke van Amersfoort, Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland