Boekhouden in Excel? 9 redenen om dit niet te doen

Werkt jouw klant in Excel? Dat is best begrijpelijk. Excel kost relatief weinig om aan te schaffen, is zelfs vaak al aanwezig op de PC en je kan er je boekhouding in doen. Dat klinkt ideaal. Maar is het dat ook? Hierbij negen situaties waarin het voor jouw klant loont om over te stappen van Excel naar een boekhoudprogramma.

Wanneer de kennis van de klant van Excel beperkt is

Excel denkt niet met je mee. Je moet in Excel zelf formules en macro’s instellen. Bij gebrekkige kennis kan dat resulteren in onhandig werken of het maken van fouten, met alle gevolgen van dien.

Wanneer het goed gaat met het bedrijf van de klant

Het aantal inkomende en uitgaande facturen neemt in rap tempo toe. In Excel raak je dan sneller het overzicht kwijt, terwijl je juist minder tijd voor de boekhouding hebt.

Wanneer de klant meer inzicht wil hebben in de financiële situatie

Kun je je rekeningen op tijd betalen? Weet je de status van jouw debiteuren? Dit soort informatie wordt door boekhoudsoftware toegankelijk gemaakt.

Wanneer de klant niet meer aan de kleine ondernemingsregeling voldoet

Iedere maand of kwartaal verplicht de Belastingdienst je om jouw ontvangen en afgedragen btw te berekenen en omzetbelasting te betalen. Boekhoudsoftware berekent die bedragen.

Wanneer de klant de inkomstenbelasting (IB) wil aangeven

Daarvoor heb je een goed overzicht nodig van omzet en btw, aftrekkosten, belastingvoordelen en openstaande facturen. Ook hier biedt een boekhoudprogramma uitkomst.

Wanneer ondersteuning nodig is

Bijvoorbeeld als een formule in Excel ineens verdwijnt of een boeking niet lukt. Bij Excel heb je geen support voor de manier waarop je het programma gebruikt. Problemen dien je dus zelf op te lossen. Na een overstap kun je de klantenservice van een leverancier van boekhoudsoftware inschakelen.

Wanneer de Belastingdienst een controle uitvoert

Je krijgt dan het verzoek om inzicht te geven in je boekhouding. Er kan veel tijd zitten in het verzamelen en overzichtelijk maken van de gegevens die de Belastingdienst voor de controle nodig heeft; gegevens die je anders vlot en simpel boven tafel hebt.

Wanneer de klant tijd wil besparen

In een goed boekhoudprogramma is het meeste werk (tot 80%) gedaan wanneer je verkoop- en inkoopfacturen hebt ingeboekt. In Excel moet je zelf alle gegevens aan elkaar knopen en is er bijvoorbeeld ook geen koppeling met je bank.

Wanneer de klant de boekhouding laat nakijken door een boekhouder

Dat is al snel duurder wanneer je gebruikt maakt van Excel.