Overstappen naar een ander boekhoudpakket. Welke obstakels zijn er (niet)?

Ik hoor ondernemers vaak zeggen dat ze inmiddels gewend zijn aan hun minder prettig werkende pakket. Tja, het werkt functioneel niet naar wens, maar op zich voldoet het wel enigszins. Voor accountants en administrateurs geldt eigenlijk hetzelfde. ‘’Het traditionele boekhoudwerk voldoet nog wel, maar ik mis de efficiencyslag in mijn huidige pakket’’, is voor mij een veelgehoorde opmerking. Daarbij geven velen aan dat een overstap naar een ander pakket veel gedoe is.

Ik zal niet ingaan op mogelijke redenen waarom een boekhoudpakket niet meer voldoet. Dat is namelijk voor iedereen anders. Maar ik zal je wel helpen met het wegnemen van de obstakels voor de overstap.

Obstakels voor het overstappen van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B

Welke obstakels zien ondernemers en accountants-/administratiekantoren eigenlijk?

1. Kunnen mijn gegevens wel worden overgezet?
2. Kan ik alleen overstappen bij een jaarovergang?
3. Kan ik functioneel tenminste hetzelfde als in mijn huidige pakket?
4. Gaat mijn voorraad ook mee?
5. Gaat factureren wel eenvoudig?
6. Kan ik als ondernemer mijn (nieuwe) accountant ook mee laten kijken?
7. Heb ik training nodig voor mijn nieuwe pakket?

Stel jij jezelf wel eens één of meer van bovenstaande vragen? Of bedenk je iedere keer een reden om het overstapmoment uit te stellen? Terwijl je eigenlijk het gevoel houdt dat je niet tevreden bent over je huidige pakket? Ik kan je geruststellen: er is helemaal geen reden tot onrust. Ik licht je graag toe waarom deze ‘obstakels’ er eigenlijk helemaal niet zijn.

1. Kunnen mijn gegevens worden overgezet?

Natuurlijk is het mogelijk om de financiële gegevens van je huidige boekhoudpakket over te zetten naar je nieuwe boekhoudpakket. We kennen hiervoor de XML Auditfile. Hiermee kunnen niet alleen je financiële gegevens, maar ook je debiteuren- en crediteurengegevens overgezet worden. Oude debiteuren of crediteuren kun je gelijk opschonen. Ook je bankgegevens kunnen eenvoudig worden overgezet naar je nieuwe boekhoudpakket door middel van een automatische bankkoppeling. Deze koppeling zorgt ervoor dat het inlezen en verwerken van je bankmutaties volledig automatisch gaat.

2. Kan ik alleen overstappen bij een jaarovergang?

Vroeger dachten we dat het einde van het boekjaar hét overstapmoment was. En dat terwijl deze periode al zo ontzettend stressvol is. Dit is dus lang niet altijd het geval. Je kunt overstappen in welke periode je maar wilt. Het handigste is om dit te doen in een voor jou rustige periode. Je kunt dan direct met je nieuwe boekhoudpakket verdergaan en waar nodig de historie meenemen.

3. Kan ik functioneel tenminste hetzelfde als in mijn huidige pakket?

Als het gewenst is om dezelfde functionaliteiten te behouden in je nieuwe boekhoudpakket, is het van belang om te achterhalen of dit ook allemaal beschikbaar is in het nieuwe boekhoudpakket. Natuurlijk kun je je hierin laten adviseren of een gratis demo uitproberen om te achterhalen of alles naar wens werkt.

4. Gaat mijn voorraad ook mee?

Verzorg je de boekhouding voor een handelsonderneming? De artikelen kunnen ook meegenomen worden naar het nieuwe boekhoudpakket. Het grote voordeel is gelijk weer dat je een opschoonactie van niet gebruikte artikelen kan toepassen. Heerlijk toch?

5. Gaat factureren wel eenvoudig?

De schoorsteen moet blijven roken, oftewel de handel en facturatie moet altijd door gaan. Ik zal je niet uitgebreid vertellen waarom je inkoop- en verkoopfacturen via “scan en herken” moet gaan verwerken. Handmatig werk wil je natuurlijk niet meer. De meeste boekhoudpakketten bieden eenvoudige facturatiemogelijkheden aan met standaard koppelingen naar de KvK. Een bijkomend voordeel is dat nieuwe klanten (debiteuren) en leveranciers (crediteuren) automatisch aangemaakt worden op basis van de KvK-koppeling. En stel nou dat je klant of leverancier verhuist, dan worden de adresgegevens ook bijgewerkt.

6. Kan mijn (nieuwe) accountant ook meekijken?

Als je er voor gekozen hebt om over te stappen naar een ander boekhoudpakket, is het natuurlijk van belang dat je accountant wel op de hoogte blijft en mee kan kijken. Handig is dan ook om van te voren uit te zoeken of je de mogelijkheid hebt om de samenwerking tussen jou en je accountant zo soepel mogelijk te laten verlopen.

7. Heb ik training nodig voor mijn nieuwe boekhoudpakket?

Een nieuw pakket ziet er anders uit. Natuurlijk zijn er complete handleidingen die je kunt gaan lezen, maar hier zit je wellicht niet op te wachten als je snel van start wilt. In veel gevallen is het niet meer nodig, omdat je gebruik kunt maken van korte instructievideo’s per onderwerp en online webinars kunt volgen die gegeven worden door een expert. Ook kun je binnen een aantal boekhoudpakketten gebruik maken van een contextuele help. Dit houdt in dat als je bij een bepaalde functie in het boekhoudpakket vragen hebt, je alleen de instructie te zien krijgt van die functie. Dat houdt de instructies kort en overzichtelijk.

Onbekend maakt onbemind

Uit eigen ervaring kan ik je melden dat de belangrijkste obstakel nog onbenoemd is gebleven. Een nieuw boekhoudpakket is veelal onbekend. Onbekend maakt onbemind. Echter, zodra je de eerste facturen hebt gemaakt in je nieuwe pakket, je inkoopfacturen automatisch geboekt worden en de bank automatisch wordt bijgewerkt, denk je bij jezelf “ik had dit veel eerder moeten doen!”

Eigenlijk kan ik nog meer argumenten bedenken om de ‘obstakels’ weg te nemen. Ik zeg: “Maak vandaag de stap en geniet van het efficiënte resultaat!”

Richard van Lieshout is verkoopadviseur bij MUIS Software

Twijfel je nog? Of ben je benieuwd naar de overstapmogelijkheden binnen iMUIS Online? Bel Richard gerust eens op of bekijk de overstapservice.