De afgelopen weken is het veel in het nieuws geweest: teveel facturen worden te laat betaald. Bedrijfsinformatie verstrekker Graydon stelt zelfs dat 74% van de verzonden facturen te laat betaald wordt! Dit is niet alleen financieel gezien vervelend (er staat dagelijks 2,1 miljard euro aan betalingen open!), maar het drukt ook op het personeel. Betalingsherinneringen managen is een tijdrovende klus. Wist je dat een groot deel van dit proces geautomatiseerd kan worden in je boekhoudpakket? Daarom geven we in deze blog antwoord op de vraag: hoe helpt iMUIS Online bij het krijgen van je geld?
Digitaal dossier: altijd de gemaakte afspraken bij de hand
De basis van een factuur begint al bij de afspraken die de ondernemer met jouw klanten maakt. Bijvoorbeeld via een offerte of leveringscontract spreekt hij af wat hij voor de klant doet en welk prijskaartje daar aan hangt. In iMUIS Online kun je offertes aanmaken en per e-mail versturen aan de klant. De offerte wordt vervolgens bewaard in het Digitaal Dossier. Wanneer de ondernemer de offerte getekend terug gekregen heeft kan hij die toevoegen. In het dossier kan hij ook andere afspraken opslaan onder de betreffende klant. Zo houdt hij alle gegevens van zijn klant overzichtelijk bij elkaar.
E-factureren: maak het de klant makkelijk
Het geleverde product, of de bewezen dienst, verwerkt de ondernemer op een factuur en verstuurt de ondernemer aan zijn klant. Met de gratis module Spitsfactuur verstuurt hij eenvoudig e-facturen. De module Verkoop heeft meer facturatiemogelijkheden. Zo kan een offerte omgezet worden naar een factuur en meteen verzenden worden. Hoe dit verstuurd wordt, kiest de ondernemer zelf; direct naar de administratie van zijn klant via het PEPPOL-netwerk, via e-mail of printen en per post. Wanneer de factuur digitaal verstuurd wordt, wordt er automatisch een UBL-factuur meegestuurd. Dit bestand zorgt ervoor dat de factuur automatisch in het boekhoudprogramma van de klant kan worden ingelezen. Dat scheelt de ondernemer én zijn klant handelingen in het proces richting betaling!
Betalingscondities personaliseren
Een belangrijke instelling om niet te vergeten is de betalingsconditie. Hiermee kan per klant ingesteld worden wat de betaalafspraken zijn. Als ondernemer is het zinvol met de klant af te spreken welke betalingstermijn er wordt gehanteerd en op welke wijze de klant wenst te betalen. In de factuurinstellingen geeft de ondernemer vervolgens aan welke betaaltermijn er op de factuur getoond wordt. Dit kan ingesteld worden per klant, of per factuur. Net wat voor de ondernemer het handigst is! De ondernemer kan de klant laten betalen via:
- automatische incasso via de bank: De factuur wordt automatisch geïncasseerd van de rekening van de klant. De klant moet hier eerst toestemming voor geven.
- payment providers Molly, Pay.nl, Sisow en Buckaroo: klanten kunnen via de betaalknop in de ontvangen e-mail eenvoudig betalen met diverse (internationale) betaalmethoden zoals iDEAL, Bancontact en creditcards. De ondernemer kan zelf kiezen welke betaalopties de klant aangeboden krijgt.
- handmatige overboeking: De klant maakt zelf het bedrag over naar het rekeningnummer van de ondernemer.
Tip: Maak het de klant makkelijk om de betaling te doen. Met het meesturen van een betaallink wordt het geld gemiddeld 9 dagen* sneller verkregen.
(*bron: Payt.nl)
Betalingstermijn overschreden? De machine loopt…
Op basis van de ingestelde betaaltermijn kan de ondernemer via de module Financieel of de Kijkfunctie automatische betalingsherinneringen instellen. Zo hoeft hij niet meer handmatig alle facturen af te gaan en afzonderlijke e-mails of brieven te sturen. Het versturen van betaalherinneringen kan in iMUIS Online, of via een van de handige koppelingen met onze partners Payt en Outstanding24. Let op dat de ondernemer een realistische flow voor de herinneringen instelt; hij wil zijn beste klanten misschien niet al binnen een dag na de termijn een betaalherinnering sturen…
Persoonlijk contact vastleggen
Eén ding willen we niet voor de ondernemer automatiseren en dat is het persoonlijke contact. De relatie met klanten is super belangrijk en kan niet aan een computer overgelaten worden. In de boekhoudsoftware en/of gekoppelde partner (zoals Payt/Outstanding24) ziet de ondernemer welke klanten een betalingsherinnering hebben gekregen en nog niet betaald hebben. Vanuit dit overzicht kan de ondernemer zijn klanten gaan bellen om de reden van het uitblijven van de betaling te achterhalen. We raden aan in elk geval een telefoontje te wijden aan een openstaande factuur die bijna het incassotraject in gaat.
Heeft de klant een geldige reden om te laat te betalen? Dan kan de ondernemer de vervaldatum van zijn factuur aanpassen. Zo blijft hij met zijn geautomatiseerde debiteurenbeheer nog steeds flexibel. Vervolgens kan hij in de software notities maken bij de klant. Ook zijn er koppelingen met CRM systemen beschikbaar om informatie op relatieniveau te registreren vanuit iMUIS Online. Het is voor een ondernemer handig om de live gemaakte afspraken te documenteren, zodat hij altijd nog terug kan vinden wat hij precies heeft afgesproken.
Laatste redmiddelen: incassotraject starten of juridische hulp inschakelen
Blijft de betaling na meerder herinneringen en persoonlijk contact nog steeds uit? Via de partner koppelingen kan de ondernemer vanuit iMUIS Online automatisch een incassotraject opstarten. Zo geeft hij de klant de laatste mogelijkheid om netjes te betalen. De tussenkomst van een incassobureau geeft de ondernemer serieuze slagkracht en scheelt hem een hoop werk en vervelende gesprekken.
Is het echt hopeloos gesteld met de betaling van de factuur en zet zelfs een incassotraject geen zoden aan de dijk? Dan kan de ondernemer in het geval van een onbetaalde factuur met een substantieel bedrag de boel overdragen aan een juridische partij. Het grote voordeel van het volgen van bovenstaande automatiseringsslagen is dat de ondernemer een compleet dossier heeft opgebouwd. Zo draagt hij de zaak snel en efficiënt over aan een professional.
Conclusie
Kortom: van offertes tot facturen, automatische betalingsherinneringen en het vastleggen van persoonlijk contact tot en met het escaleren van een wanbetaler: de ondernemer regelt het allemaal vanuit zijn boekhoudpakket! Zo kost het krijgen van zijn geld hem minder handelingen en maakt hij het zijn klant makkelijker om op tijd te betalen.
Bron: https://www.muis.nl/blog/hoe-helpt-boekhoudpakket-bij-krijgen-geld/
Vond je deze tips handig? Dan vind je het blog over “Hoe zorg je ervoor dat de factuur alsnog betaald gaat worden en tegelijkertijd de relatie met je klant goed blijft?” misschien ook interessant. https://www.muis.nl/blog/debiteurenbeheer/
Geef een antwoord