Onlangs schreven we over de taken en competenties van de moderne backoffice medewerker en zijn rol in het adviesproces. Hetgeen vraagt om ontwikkeling van je backoffice medewerkers. En dat brengt niet alleen henzelf maar ook jouw organisatie verder. In deze blog delen we 3 praktische tips die je helpen jouw backoffice collega’s klaar te maken voor de toekomst.
Bepaal KPI’s voor de ontwikkeling van je medewerkers en het kantoor
De moderne backoffice accountant maakt gedetailleerde analyses voor de collega’s in de front office. Voorwaarde is het efficiënt verwerken van de administratie, zodat deze up-to-date is. Door KPI’s te bepalen voor het backoffice proces help je je medewerkers inzicht te geven in hun prestaties. Op basis daarvan kunnen jullie samen de processen analyseren, evalueren en verbeteren, om tot een uniforme en nóg efficiëntere werkwijze te komen. Dit draagt bij aan de ontwikkeling van zowel je medewerkers als het kantoor. Ter inspiratie delen we een aantal KPI’s die je kunnen helpen bij het verbeteren van het backoffice proces:
- Het aantal verwerkte documenten op medewerker niveau
- Het aantal verwerkte documenten op administratieniveau
- Het % van de facturen die automatisch verwerkt worden op medewerker niveau
- % van de facturen dat automatisch verwerkt worden op administratie niveau
- % van alle facturen dat geautomatiseerd wordt verwerkt
Zorg dat de KPI’s aansluiten bij de visie en strategische doelstellingen van je kantoor, zodat men de urgentie en het nut ervan inziet. Betrek je medewerkers daarnaast actief bij het formuleren van de KPI’s. Zo creëer je commitment bij het behalen van de doelstellingen.
Maak medewerkers verantwoordelijk voor de administratie van een specifieke klantgroep
De moderne backoffice accountant kijkt op een andere manier naar de administratie. De focus ligt niet meer alleen op een efficiënte verwerking van gegevens, maar hij is ook actief betrokken bij het adviesproces. Daarbij is het belangrijk dat hij kennis heeft van de administratie/klant. Het helpt hem niet alleen de administratie voor die klant zo efficiënt mogelijk in te richten, maar ook sneller zaken te signaleren.
Denk bijvoorbeeld aan een repeterende factuur die ineens een stuk hoger uitvalt. Rede om te anticiperen, contact op te nemen met je klant en naar de oorzaak te kijken. Voor je het weet heb jij de ondernemer een hoop geld bespaard.
Kortom, maak je medewerkers verantwoordelijk voor een specifieke set klanten. Het resulteert niet alleen in een efficiëntere verwerking per administratie, maar geeft ook inzicht in waar je klant winst kan behalen. We kunnen stellen dat de adviseur in in de frontoffice afhankelijk is van zijn adviespartner in de backoffice. Tenslotte is hij, door dagelijks met de administratie bezig te zijn, het snelst in staat om bijzonderheden op te merken. Doe er je voordeel mee en verras je klant door hem hier proactief over te benaderen.
Creëer affiniteit met de ondernemer
Wil je dat je medewerkers verder kijken dan alleen de cijfers? Zorg dan dat zij meer affiniteit krijgen met de klanten waarvoor zij de administratie voeren. Laat je backoffice collega’s eens aansluiten bij een adviesgesprek met de ondernemer. Of stimuleer dat zij zelf in contact treden met de ondernemer om het bedrijf beter te leren kennen. Door ook een “gezicht” aan het bedrijf achter de administratie te geven word je gestimuleerd niet alleen in cijfers te denken, maar ook in het belang van de ondernemer.
Meer lezen over hoe je mens, proces en techniek inzet om je backoffice op orde te krijgen? Lees ons e-book: Accountancy nieuwe stijl: Zo heb jij de backoffice op orde.
Geef een reactie