Toezichthouder stapt naar tuchtrechter over gebrekkig toezicht bij Pels Rijcken

Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) concludeert dat notaris Frank Oranje alleen fraudeerde, maar ook dat het interne en collegiale toezicht door Pels Rijcken tekort schoot. De toezichthouder op (onder andere) het notariaat deed de afgelopen tijd onderzoek en heeft nu naar aanleiding daarvan besloten om de geconstateerde normschendingen voor te leggen aan de tuchtrechter.

In september 2020 kwam een grootschalige fraudezaak rond voormalig bestuursvoorzitter Frank Oranje van Pels Rijcken aan het licht. De kwestie werd in maart van dit jaar voor de buitenwereld bekend. Oranje had zichzelf toen al het leven benomen.

Toezichthouder BFT ontving in oktober 2020 een melding van Pels Rijcken. Vervolgens is een onderzoek gestart dat nu is afgerond. Het onderzoek door het BFT was onder meer gericht op het zo volledig mogelijk vaststellen van de omvang van het bewaringstekort, het vaststellen van normschendingen in de betrokken dossiers, de opzet, bestaan en werking van de financiële administratie en de te trekken lessen voor Pels Rijcken, het notariaat en het BFT.

Omvang fraude door Oranje

Het BFT stelt vast dat sprake was van fraude door de voormalig notaris waardoor een tekort van circa 11 miljoen euro is ontstaan op de derdenrekening. Uit het onderzoek door het BFT is gebleken dat in ieder geval vanaf 2003 geld dat toebehoorde aan derden/cliënten op frauduleuze wijze is onttrokken aan deze rekening van het kantoor. Uit verschillende dossiers zijn delen van de hoofdsom onttrokken en gelden zijn geheel of deels meermalen heen en weer geboekt naar verschillende rekeningen. Hiertoe maakte mr. Frank Oranje gebruik van meerdere stichtingen, vervalste stukken en diende hij onjuiste interne declaraties in. Daarnaast werd door de voormalig notaris gekweekte rente op derdengelden niet volledig uitgekeerd aan de rechthebbenden. De voormalig notaris heeft deze gelden onrechtmatig onttrokken aan Pels Rijcken.

Oranje fraudeerde alleen, maar toezicht Pels Rijcken schoot tekort

Het onderzoek door het BFT heeft geen aanwijzingen opgeleverd dat er sprake was van betrokkenheid bij de fraude van de andere notarissen van Pels Rijcken; noch is gebleken dat zij enig financieel voordeel hebben genoten bij de fraude van circa 11 miljoen euro. Wel schoot het interne en collegiale toezicht door Pels Rijcken tekort, concludeert het BFT. Tekortkomingen in de organisatie hebben er aan bijgedragen dat de fraude door Oranje heeft kunnen plaatsvinden. Hierdoor heeft er gedurende lange tijd een tekort bestaan op de derdenrekening. De tekortkomingen bestonden onder meer uit het niet toepassen van de eigen kantoorregels en het noodzakelijke collegiale toezicht op het verloop van de stand van de derdenrekening. Het BFT zal deze normschendingen voorleggen aan de tuchtrechter.

Aanbevelingen

Het BFT ziet na zijn onderzoek aanleiding om aanbevelingen te doen aan Pels Rijcken en het notariaat als geheel. De aanbevelingen aan Pels Rijcken:

• Het creëren van een open kantoorcultuur, waarbij collega’s elkaar durven aanspreken en hun onafhankelijke en deskundige rol kunnen uitoefenen. Daarbij is het hebben van een interne klachtenregeling en een vertrouwenspersoon noodzakelijk.
• Het financieel-administratieve proces dient te worden aangepast, waarbij met name wordt toegezien op naleving van de beschreven processen en functiescheidingen. Hierbij past bijzondere aandacht voor de collegiale controlerende rollen, zowel per transactie als ten aanzien van het systeem.
• De compliance-functie moet structureel worden ingebed

Pels Rijcken heeft tijdens het onderzoek al diverse verbeteringen in gang gezet, concludeert het BFT. Onderdeel hiervan is het inzetten op een breed verandertraject. Het BFT zal er bij Pels Rijcken op blijven toezien dat de aanbevelingen worden opgevolgd en zo nodig handhavend optreden, zolang het notariaat onderdeel blijft van Pels Rijcken.

Het BFT heeft de volgende aanbevelingen voor het notariaat:

• Het BFT beveelt kantoren aan een compliance-functie in te richten. Dit past bij het creëren van een kantoorcultuur waarbij sprake is van gedeelde verantwoordelijkheid bij de colleganotarissen, kandidaat-notarissen en medewerkers van de financiële administratie.
• De notaris is verantwoordelijk voor het berekenen van de bewaringspositie en het rapporteren erover. De kantoorcollega’s, de externe accountant en het BFT zijn daarvan afhankelijk. Nadere afspraken over eenduidigheid in de berekenmethode, het strikt opvolgen van de administratieve procedures en (intern) toezicht hierop zijn noodzakelijk. Ook acht het BFT nadere afspraken noodzakelijk voor escrow-activiteiten bij notarissen.
• Het BFT adviseert notarissen om akten waarbij zij belanghebbende zijn, niet te passeren bij een collega-notaris van hetzelfde kantoor. Dit om de schijn van afhankelijkheid te vermijden.
• De huidige verplichting voor notarissen om alle nevenfuncties op te geven, dient strikt te worden nageleefd en het toezicht hierop dient te worden versterkt.

Daarnaast trekt het BFT zelf ook lessen uit de gebeurtenissen. Het BFT komt tot de volgende conclusies:

• Specifiek voor grotere kantoren zal het risicogericht toezicht door het BFT worden herzien en wordt de onderzoekfrequentie verhoogd. Daarbij is onder meer extra aandacht voor de specifieke risico’s zoals de werking van de (administratieve) procedures en de controle op de compliance-risico’s.
• Het BFT zal in overleg treden met de Nederlandse vereniging van banken (NVB) over de mogelijkheden van het delen van door hen geconstateerde (fraude-)risico’s bij notariële derdenrekeningen met het BFT.
• Het BFT zal nog meer investeren in de samenwerking met andere ketenpartners (Dekens, OM) om vlotte informatieuitwisseling mogelijk te maken en elkaar in de toezichtsrol te versterken.
• Het BFT gaat in gesprek met de Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) over het extern accountantstoezicht op het notariaat over onder meer de naleving van de beheersmaatregelen.

Lees hier alles over de fraudekwestie rond Frank Oranje en Pels Rijcken.