Veel kantoren gebruiken nog een on-premise oplossing zoals Exact Auditor / Unit4 document manager waardoor ze nog geen afscheid nemen van de server. Maar het komt steeds dichterbij dat kantoren volledig over moeten naar de cloud. Waar wat doe je dan met alle gegevens en data die opgeslagen staat op de server? In dit bloggen we uit waarom de overstap naar de cloud voor accountantskantoren belangrijk is, waar je op moet letten, en hoe SharePoint als document managementsysteem (DMS) een ideale oplossing kan zijn.
Waarom kantoren de overstap moeten maken
Veiligheid en compliance
Accountants hebben te maken met gevoelige klantgegevens en strenge regelgeving. Cloud-oplossingen bieden robuuste beveiligingsopties, zoals encryptie en toegangsbeheer, die voldoen aan de hoogste veiligheidsnormen en wet- en regelgeving. De cloud helpt je kantoor te voldoen aan strenge compliance-eisen, zoals de AVG, zonder dat je zelf de volledige verantwoordelijkheid voor beveiligingsupdates hoeft te dragen.
Kostenbesparing
Hoewel de overstap naar de cloud een investering vergt, biedt het op lange termijn vaak aanzienlijke kostenbesparingen. Denk hierbij aan lagere hardwarekosten, minder onderhoud en efficiënter energieverbruik. Bovendien betaal je alleen voor de opslag en diensten die je daadwerkelijk gebruikt.
Eenvoudig samenwerken
Met cloud-oplossingen kunnen accountants overal werken, mits ze een internetverbinding hebben. Dit is vooral belangrijk in een tijd waarin flexibel werken steeds meer de norm wordt. Cloud-oplossingen bevorderen samenwerking tussen teamleden doordat documenten in real-time gedeeld en bewerkt kunnen worden, waar je ook bent.
Hoe ga je om met je bestaande data?
Migratie van data
Bij de overstap naar de cloud is een zorgvuldige migratie van bestaande gegevens essentieel. Het is belangrijk om een goed plan te maken om ervoor te zorgen dat alle belangrijke documenten veilig en zonder verlies worden overgezet. Dit kan door gebruik te maken van een gefaseerde aanpak, waarbij kritieke bestanden eerst worden overgezet en back-ups worden gemaakt om risico’s te minimaliseren.
Er zijn verschillende manieren om data over te zetten naar Microsoft 365 en te profiteren van de voordelen van de cloud. Welke variant van migratie je kiest, hangt af van de complexiteit en de hoeveelheid data. Heb je weinig bestanden en een overzichtelijke folderstructuur? Dan kun je data één op één overzetten. Microsoft biedt daarvoor binnen 365 verschillende eigen tools. Lees meer op onze website over datamigratie naar de cloud (Microsoft 365).
Rollen en rechten tot data
Bij het migreren naar de cloud is het cruciaal om te bepalen wie toegang heeft tot welke documenten. De cloud biedt geavanceerde beveiligingsopties, zoals multi-factor authenticatie en toegangscontrole per gebruiker, waardoor gevoelige gegevens alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde personen. Neem je de keuze om je documenten te bewaren in Microsoft 365 (SharePoint)? Dan kan je gebruik maken van Active Directory. Zo kan je op ‘hoger’ niveau rollen en rechten instellen. Ook kan je eventueel een koppeling (laten) maken met je CRM-systeem. Zo worden rollen en rechten vanuit je brondata toegekend. Dus de betrokken medewerkers in CRM-systemen als AFAS, Simplicate of Tess krijgen in SharePoint direct toegang.
Gebruik SharePoint voor je document management
Accountantskantoren hebben veel baat bij het gebruik van SharePoint als document managementsysteem(DMS). Het stelt accountantskantoren in staat om al hun documenten centraal en veilig op te slaan, met extra functies zoals versiebeheer en toegangscontrole. Dit maakt SharePoint een uitstekende keuze voor het beheren van grote hoeveelheden documenten in een beveiligde omgeving.
Het SharePoint DMS van Like-IT stelt accountantskantoren in staat om overzichtelijk documenten te beheren. Met onze oplossing zorgen wij voor structuur en eenvoud in jouw DMS. Elk klantendossier in SharePoint is op dezelfde manier ingericht. Hiermee voorkom je dat de mappenstructuur voor elke klant er anders uitziet. Accountantskantoren moeten streven naar gestructureerde klantdossiers in SharePoint.
Meer weten over het SharePoint DMS voor accountants? Bekijk de onderstaande video:
Geef een reactie