Als accountantskantoor beschik je over ontzettend veel documenten. Zowel voor intern als extern beheer. Deze documenten bewaar je vaak in SharePoint en/of in de cloudopslag van andere softwarepakketten. Accountantskantoren hebben vaak ook meerdere klanten. Veel documenten, veel klanten: het blijkt niet altijd een goed huwelijk te zijn. Zeker als je geen structuur en standaardisatie aanbrengt in je mappenstructuur. Ook worden documenten te vaak nog handmatig in SharePoint geüpload. Het resultaat? Medewerkers besteden te veel tijd aan het zoeken naar documenten.
Veelvoorkomend probleem met SharePoint
Medewerkers besteden namelijk 1 à 2 uur per dag aan het zoeken naar informatie. Niet echt efficiënt dus. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers weten hoe ze efficiënt documenten beheren om de juiste informatie te verzamelen? Door te investeren in automatisering en standaardisering. Veel kantoren werken met een digitale mappenstructuur. Een hoofdmap voor de klant en bijvoorbeeld submappen op jaar en project.
Dat lijkt overzichtelijk, maar als het aantal klanten en projecten met de jaren groeit, wordt het al minder gestructureerd. Ook zoeken op de naam van een map is lastig. Dat komt omdat de namen die mappen krijgen, subjectief zijn. Het komt wel eens voor dat een document zoals de omzetbelasting van kwartaal 4 onder verschillende namen wordt opgeslagen zoals ‘OB Q4’, ‘Omzetbelasting Q4’ of ‘OB kwartaal 4’.
Niet zoeken, maar vinden
Je kunt als kantoor bijvoorbeeld per onderwerp een folder aanmaken. Om die folder eenvoudig vindbaar te maken, geef je de categorie dezelfde naam. Alle documenten of subfolders die vervolgens in die map worden opgeslagen, krijgen automatisch dezelfde categorie toegewezen.
Om alles overzichtelijk te houden, voegt DailyDrive een extra functionaliteit toe aan SharePoint: metadata. Metadata is informatie over het document, zoals bestandstype, bewerkingsdatum of bestandsgrootte. Deze metadata wordt automatisch opgeslagen. Daarnaast kan de gebruiker binnen de oplossing ook zelf metadata toevoegen. Met metadata kun je specifieker binnen het DMS zoeken en vinden. Zo kun je zoeken op woorden of passages in een document, maar ook op informatie die niet in het document staat, zoals klantnaam, klantnummer, dossiernaam en dossiernummer. Zo zoek je niet langer naar documenten, maar vind je ze.
Dezelfde mappenstructuur bij alle klanten
Meerdere accountantskantoren maken gebruik van het SharePoint DMS van Like-IT. Wij geven accountants extra functionaliteiten om het maximale uit SharePoint te halen. Je hoeft dus niet over te stappen op een nieuwe Microsoft-omgeving. Met het SharePoint DMS voor accountants biedt Like-IT de accountant de vertrouwde mappenstructuur, maar voegt daar categorieën en subcategorieën aan toe.
De kracht van het SharePoint DMS van Like-IT is dat de mappenstructuur gestandaardiseerd is. Je hoeft categorieën, subcategorieën en tags slechts eenmaal in te stellen. Alle documenten die worden opgeslagen in een map krijgen automatisch de juiste categorie en bijbehorende metadata. Omdat gebruikers categorieën en tags vaak lastig vinden, kunnen ze gewoon doorgaan met het gebruiken van mappen. Op deze manier bieden wij met hybride opslaan het beste van twee werelden. De accountant behoudt de vertrouwde zichtbare mappen en kan tegelijkertijd profiteren van een slimme zoekfunctie.
Wil jij ook dezelfde mappenstructuur voor al je klanten in SharePoint? Tijdens onze webinar op donderdag 27 juni (10:00 – 10:30 uur) laten we zien hoe jij SharePoint kan inrichten.
Meld je hier aan voor de webinar of klik op de banner!
Geef een reactie