Even spieken in de cloud

Directeur/eigenaar Wessel Hees van iQOUNT adviseurs en accountants (financiële en fiscale dienstverlening, salarisadministratie) valt zelf nog min of meer in Generatie Y, opgegroeid met Google en gewend aan 24/7 snelle communicatie. Vijf jaar geleden richtte hij met zes collega’s een nieuw kantoor op. Een beetje rebels en vooral eager: de stroperigheid van grote kantoren beviel na verloop van tijd niet meer. Ook had hij een andere kijk op marktontwikkelingen: het MKB en met name het kleinbedrijf werd bij grote een middelgrote kantoren naar zijn smaak te veel gezien als bijvangst. Veel kleintjes maken ook een grote, was Hees’ redenering, mede ingegeven door de explosie van het aantal zzp’ers en starters met groeiplannen. ‘Grote organisaties ontbreekt het niet aan goede intenties, maar het duurt lang voor iets gerealiseerd wordt. Zit je zelf aan de knoppen, dan gaat alles stukken gemakkelijker.’

Zijn afwijkende visie zit naar zijn zeggen vooral in een hoge automatiseringsgraad en zoveel mogelijk werken in de cloud. ‘Dat heeft te maken met capaciteit, beschikbaarheid en de achterliggende doelstelling om altijd real time informatie voorhanden te hebben. In de cloud werken is echt samenwerken met de klant. Met up to date cijfers kan die weloverwogen beslissingen nemen en sturen. En moet hij een keer zijn oprichtingsakte hebben of heeft zijn hypotheekadviseur jaarrekeningen nodig, dan kan hij op ieder moment zelf bij zijn spullen. Inloggen op het klantenportal, in het digitale dossier documentjes downloaden, doorsturen, hoppa! Andersom: als er van ons wat voor hem klaarstaat, krijgt hij een signaal en kost het weinig inspanning om te reageren. Zo wil een moderne ondernemer dat en ik wil het als accountant niet anders.’

Schoenendoostijdperk voorbij

Het schoenendoostijdperk ging dus grotendeels aan iQOUNT voorbij. Aan handmatig inkloppen verliest het kantoor nauwelijks omzet, om de doodeenvoudige reden dat het al weinig gebeurde. De Harderwijkse accountant verhult niet dat hij liefst ziet dat ondernemers zélf hun administratie online verzorgen. Het ouderwetse handwerk past steeds minder in de processen: ‘Wij verwachten dat onze cliënten in de portal zitten, omdat het deel uitmaakt van onze procedures. Doet de een het wel en de ander niet, dan kost dat onnodig tijd. En klanten zijn niet meer bereid daarvoor te betalen. Maar veel belangrijker: we vinden dat het beter als ondernemers zelf aan het stuur zitten, weten wat er in hun organisatie speelt en bovenop de cijfers zitten. Het  spreekt voor zich dat we onze klanten daar bij helpen. Maar eigenlijk begint ons werk pas als de cijfers klaar zijn. Welke plannen heeft die ondernemer en hoe kunnen we die verwezenlijken? Stel een horecaklant met een restaurant wil catering erbij gaan doen. Samen kijken we welke potentie daarin zit, welke marge mogelijk is en welke investeringen gedaan moeten worden in mensen en machines. Samenwerken in de cloud biedt daarvoor de beste basis.’ Ook vanuit perspectief van de accountant, voegt Hees eraan toe: ‘Wij kunnen altijd over de schouder van de klant meekijken. Ik heb mezelf aangeleerd dat ik voor ik een klant bel, altijd eerst nog even spiek in de administratie.’

Practice what you preach

Noblesse oblige, zo ziet DGA Gerdien van de Brink van Active Group ICT de online administratie: ‘We zijn zelf van origine een techneutenclub, dus voor ons is het een kwestie van practice what you preach. Wij leven van techniek en dat betekent dat we zelf ook zoveel mogelijk digitaliseren.’ Active Group ICT levert en installeert interactieve (tele)communicatie- en presentatieoplossingen, van digitale schoolborden en touchscreens tot en met ICT en VOIP-oplossingen. Het bedrijf, met vestigingen in Nederland en België, werkte met een lokale versie van Exact, maakte tussentijds een ongelukkig uitstapje naar een ander boekhoudpakket en ging op advies van huisaccountant IQOUNT over op Exact Online Handel. ‘Administratief zijn we sindsdien selfsupporting,’ zegt Van de Brink. ‘Voorheen deden we de boekhouding in Exact, de voorraad met Excel en ons CRM zat in Outlook. Nu bevindt alles zich in Exact Online: de boekhouding, alle documenten, contracten, gespreksnotities, leads. Dat levert overzicht en tijdwinst op, al vonden we in het begin de documentenstructuur knap ingewikkeld. Maar het fijnst van alles: de managementinformatie is altijd voorhanden. Die is nodig om snel te kunnen schakelen.’

‘Bij Gerdien en haar collega’s was de automatisering redelijk op orde, maar het bedrijf had een financieel pakket dat nogal omvangrijk was en niet de informatie teruggaf die ze graag wilden hebben,’ zegt Wessel Hees over Active Group ICT. ‘Daarom hebben we ze overgezet naar Exact Online, zodat de administratie op een vrij eenvoudige manier verwerkt kan worden en informatie oplevert waaraan behoefte is. Met als groot voordeel  dat wij op elk moment van de dag mee kunnen kijken.’

Rolling forecast

Drie tot vier keer per jaar heeft iQOUNT contact met klanten. ‘Een keer betreft het de jaarrekening en een keer de prognose, in oktober. Aan de hand van voortschrijdend inzicht wordt die constant aangepast, een rolling forecast.  In januari kijken we wat van februari tot en met december van invloed zal zijn op de eerdere prognose: omzet en omzetgroepen, personeel, investeringen, kansen in de markt.’

‘Neemt de ondernemer een investeringsbeslissing, dan heeft dat consequenties voor zijn bankstand in de loop van het jaar. Moet hij in mei vakantiegeld uitbetalen, dan weet hij dat hij tegen een probleem aanloopt. Dat kan hij beter in maart weten dan in de vierde week van mei.’ De controle over de cashflow weegt steeds zwaarder, zegt Hees: ‘De ervaring leert dat als je als ondernemer het stuur stevig in handen hebt en prognoses uitkomen, dat vertrouwen wekt bij de bank. Op het gebied van financiering blijkt dan meer mogelijk. Een stuurloos schip krijgt nooit een zak met geld.’

Interactief

Terug naar Active Group ICT: ‘Onze samenwerking is echt interactief,’ zegt Gerdien van de Brink. ‘De aangifte IB staat klaar, we krijgen een berichtje en kunnen met één druk op de knop accorderen. Alles gaat snel en efficiënt.’ Van een puur digitale relatie is geen sprake, benadrukt Va de Brink. ‘Nee, het is belangrijk dat je elkaar van tijd tot tijd even ziet en spreekt. Ik zie mijn accountant echt als adviseur. Het is belangrijk dat hij ons attent maakt op veranderingen, die relevant zijn voor de loonadministratie, of op een wetswijziging. Over zulke zaken wil ik zelf niet nadenken. Het is voor mij voorwaarde dat mijn accountant pro-actief is.’

Intussen breidt het adviesaandeel in de omzet bij iQOUNT zich uit, zegt Hees: ‘Ik denk dat onze adviesomzet 25 tot 30 procent is, inclusief tussentijdse gesprekken. We zien onze klanten vier tot vijf keer per jaar. Ook bieden we periodiek een gratis gesprek aan en hebben we wekelijks een gratis spreekuur. Klanten voelen vaak een drempel om hun accountant te bellen, want dan gaat de stopwatch lopen. Komt een klant naar het spreekuur, dan heeft hij meestal een concrete aanleiding: een liquiditeitsprobleem of een dilemma met z’n personeel. Na zo’n gesprek mogen we vaak helpen om een financieringsaanvraag voor te bereiden of een ontslagaanvraag te doen op economische gronden. Komt er geen werk uit voort, dan hebben we geïnvesteerd in de relatie.’