‘Met digitale, complete dossiers op pad kunnen betekent een enorme efficiency- en kwaliteitsverbetering.’ Veger & Partners zijn helemaal lyrisch over digitale dossiervorming.
Veger & Partners Accountants en Adviseurs is in 2009 ontstaan toen de broers René en Tom Veger de handen ineensloegen. Sindsdien heeft het kantoor een gestage groei doorgemaakt; inmiddels verlenen er drie vennoten en twee medewerkers diensten aan zo’n 150 cliënten. De broers verrichten veel interimwerk. Dat ze kunnen doen omdat ze hun samenstelpraktijk goed geautomatiseerd hebben, onder meer met Unit4 Audition en Unit4 Auditor. Daardoor zijn ze in staat om die standaardwerkzaamheden sneller uit te voeren. ‘Dat is voordelig voor de cliënt, omdat er door een lagere nota meer ruimte overblijft binnen het budget voor andere diensten zoals advies’, aldus René Veger, die de Unit4-software als heel compleet en gebruiksvriendelijk omschrijft en het cijfer ‘8’ toekent.
Met één druk op de knop
Veger & Partners nam eerder dit jaar een administratiekantoor over van iemand die de rapporten nog in Word maakte. ‘Bij ons als accountantskantoor liggen de tarieven normaal wat hoger dan bij een administratiekantoor. Maar door die nieuw verworven cliënten met onze Unit4-software te bedienen, kunnen we voorkomen dat ze meer moeten gaan betalen dan ze gewend waren.’ Terugdenkend aan de tijd dat zijn eigen kantoor nog op Word en Excel aangewezen was, verheugt hij zich over de merkbare verbetering. ‘Ik ben heel blij dat we destijds voor Unit4 hebben gekozen. Je permanente stukken neem je het volgende jaar snel en eenvoudig – met één druk op de knop – over. Het betekent voor ons echt een efficiency- en kwaliteitsverbetering.’
Minder archiefruimte
De accountant is zeer tevreden over de digitale dossiervorming. ‘Hetzelfde geldt voor mijn broer Tom: die is er helemaal lyrisch over. Hij vindt het echt geweldig dat hij niet langer fysieke stukken naar cliënten hoeft mee te nemen, maar alleen een laptop. Zo heeft hij altijd hele complete, kwalitatief goede dossiers met alle gegevens bij de hand, en is het mogelijk om handelingen online te verrichten. Dat scheelt enorm qua snelheid.’ Het kantoor maakt digitale back-ups van alle gegevens – in de cloud én fysiek. ‘Omdat je minder fysiek hoeft op te slaan, heb je minder archiefruimte nodig en loop je minder risico dat je je gegevens kwijtraakt. Mijn broer en ik hebben allebei een fysieke back-up in onze tas zitten. Ik slaap daar ’s nachts een stuk rustiger door.’
Kwaliteitshandboek
Het kantoor spaart ook tijd uit door het NOVAK kwaliteitshandboek – via Scienta – gekoppeld te hebben met Unit4 Auditor en Unit4 Audition, als een geïntegreerd onderdeel van de dossiervorming. ‘Daar ben ik heel blij mee; we hoeven het kwaliteitshandboek nu niet meer fysiek na te slaan. Een klik op een ‘i’tje’ en je ziet direct de informatie die je nodig hebt. Op deze manier kunnen we ook ons personeel meer aanzetten tot het gebruik van het kwaliteitshandboek.’ Dat scheelt volgens de accountant heel veel handelingen én de kwaliteit blijft hoog. ‘Die kunnen we met deze inventieve koppeling zo goed mogelijk waarborgen. Onze producten moeten vaktechnisch natuurlijk gewoon in orde zijn.’
Vooruitkijken
René Veger verwacht dat het kantoor in de toekomst steeds meer zal gaan hebben aan prognosesoftware Unit4 Prognose en de periodieke rapportages van Unit4 Audition. ‘Als de economie aantrekt, zal die voorkant steeds belangrijker worden. In onze branche wordt er nog steeds veel in de achteruitkijkspiegel gekeken.’ Volgens de accountant is het voor organisaties een risico als ze geen goed overzicht hebben en alleen maar terugkijken. ‘Die maandcijfers en prognoses worden juist steeds belangrijker – dat is een hele grote groeimarkt. Daarom is het zo belangrijk dat die tools er – godzijdank – zijn.’ Het biedt zijn cliënten veel meer toegevoegde waarde. ‘Want ze weten dan precies hoe ze ervoor staan. Die kant van het werk geeft dan ook veel meer voldoening.’
Geef een antwoord