Hopp Finance heeft een vliegende start gemaakt. Het jonge administratiekantoor begon in 2013 met vijftien cliënten; nu zijn dat er al bijna negentig. Het kantoor uit Lisse dankt die vooruitgang aan zijn moderne aanpak. Cliënten weten waar ze aan toe zijn omdat ze een vast maandbedrag betalen. Alle software draait in de cloud. En dankzij een ongekend vooruitstrevende automatiseringsaanpak kan het kantoor zonder nieuw personeel aangenomen te hebben het immer groeiende aantal cliënten op hun wenken bedienen. ‘De met elkaar communicerende pakketten van Unit4 zorgen ervoor dat ik mijn cliënten meer aandacht kan geven zonder op de klok te hoeven kijken,’ aldus Hans Hoppenbrouwer, eigenaar van Hopp Finance.
De financieel dienstverlener ziet het automatiseringsproces als een tool om meer cliënten op een goede manier te kunnen bedienen. ‘Ik kan veel meer doen in veel minder tijd met een goede kwaliteitscontrole.’ Hij vindt het fantastisch dat pakketten aan elkaar gekoppeld zijn en zo dubbele of driedubbele invoer voorkomen. ‘Met een druk op de knop sluis je dingen door – helemaal super. Zo minimaliseer je de kans op fouten.’ Voor Hoppenbrouwer kan de ontwikkeling niet snel genoeg gaan en hij doet dan ook altijd graag mee aan pilots van nieuwe softwareproducten.
Recentelijk heeft hij scan- en herkensoftware Unit4 Basecone getest, wat direct goed voelde: ‘Het is een heel mooi product met een heel natuurlijke look-and-feel en is voor ons én de cliënt heel eenvoudig te begrijpen.’ Hij stuurt een binnenkomende factuur door en binnen een minuut krijgt hij een mailtje dat de factuur is herkend en klaarstaat om verwerkt te worden – zonder extra handeling. ‘Mooier kan je het niet krijgen. We zijn er heel enthousiast over en ook onze cliënten zijn onwijs positief, zeker in combinatie met Unit4 Multivers Management Monitor.’
UNIT4 Multivers Management Monitor geeft niet-boekende cliënten inzicht in hun omzet, bruto- en nettowinst, inkopen, kosten, debiteuren, crediteuren en bankgegevens. ‘Dat kunnen ze thuis op de bank inzien.’ Hopp Finance geeft cliënten die voor Basecone kiezen deze tool erbij. ‘Als je de cliënt bij de hand neemt en echt laat zien wat het kan en wat het resultaat ervan is, gaat het leven.’ Hij zet de app op de tablet van de cliënt en laat zien hoe eenvoudig het is om een factuur te uploaden. ‘Het is in twee seconde bijgewerkt. Zo kan je zelfs ongeïnteresseerde cliënten enthousiast maken om ermee te gaan werken en zorgen dat ze bij zijn. Ze zijn er zelfs al zo proactief mee bezig dat ze feedback geven op hoe het werkt.’
Uit eigen vijfentwintigjarige ervaring in de branche weet Hoppenbrouwer dat organisaties vaak weinig inzicht hebben in hun openstaande posten. ‘Die zien ze vaak pas als ze hun gegevens voor de kwartaalaangifte omzetbelasting inleveren. Of nog erger: aan het einde van het jaar met de jaarrekening.’ Basecone motiveert ondernemers om met het in- en verkoopboek te werken, iets wat ze volgens Hoppenbrouwer lang niet altijd doen. ‘Dat is al een voordeel. Daar komt bij dat ik hun gegevens vaak veel eerder heb en zij in het verlengde daarvan op hele korte termijn inzicht in hun managementinformatie hebben.’ De reacties van sommige van zijn cliënten zo enthousiast dat ze dagelijks facturen uploaden. ‘Die zijn er echt helemaal weg van.’
Na een paar maanden testen ziet Hoppenbrouwer heel veel repeterende facturen die iedere maand terugkomen. ‘Die kan je heel goed automatiseren. Basecone herkent zo’n 90% – dat is zo’n 30% meer dan de software ik in het verleden mee werkte.’ Hopp Finance maakt er zelf ook gebruik van en ervaart zelfs een herkenningspercentage van boven de 90%. ‘Alleen de belastingdienst en maandelijkse afrekeningen van de bankkosten, waar je geen factuur en geen tegenrekening voor krijgt, zijn lastig.’ Hoppenbrouwer ziet het als het systeem voor de toekomst. ‘Hiermee kan je potentiële cliënten over de streep trekken die nog bij de accountant zitten waar je je spullen moet inleveren in een map. Bij mij gaat het op een veel modernere, snellere en goedkopere manier.’
Geef een reactie