Efficiënter werken willen we allemaal ‒ dat mag duidelijk zijn. En al heeft u de grootste efficiencyslagen binnen uw kantoor misschien al gemaakt, er blijven er nog genoeg over! Zo zijn er diverse handige apps en tools op de markt, die u gemakkelijk kunt inzetten binnen uw dagelijks werk. Dat bespaart u waarschijnlijk geen uren werk per dag, maar bekijk het eens op jaarbasis wat zo’n nieuwe app of tool voor u doet. En hoeveel sneller de communicatie en samenwerking hiermee kunnen verlopen. Mark Bisschop van Docco legt uit.
Achtereenvolgens wordt hier besproken wat u kunt doen met de projecttool Podio, het communicatiekanaal Slack en de koppeltool Zapier.
Projecttool Podio
Er komen steeds meer tools beschikbaar die u helpen om projecten succesvol af te ronden. In de IT-special 2015 van AV zoomden we in op Trello; een tool om taakgericht met elkaar te werken. Met Podio ga je naar een next level, omdat je hiermee ook andere apps kunt integreren. Op deze manier creëer je één systeem voor alle inhoud, context en gesprekken binnen je organisatie en kan iedereen gebruiken wat hij of zij wil. Podio kan worden ingezet als een CRM-, projectmanagement- of ander softwaresysteem, waarin medewerkers op een laagdrempelige manier informatie met elkaar kunnen delen en zij op de hoogte blijven van de laatste status. Workflows kunnen zelf worden aangemaakt en iedereen kan realtime meekijken.
Features
De meest interessante features van Podio:
- allerlei processen zijn mogelijk: van relatiebeheer en urenregistratie tot projectmanagement;
- iedereen is realtime op de hoogte;
- in-app communicatie, onder andere via videochat;
- alles altijd en overal beschikbaar via de app;
- verschillende gebruikers kunnen hun eigen werkwijze blijven hanteren;
- mogelijkheid tot integratie met backofficesystemen.
Voor meer informatie over Podio, zie: https://podio.com
Communicatiekanaal Slack
Vrijwel iedereen die een smartphone bezit, gebruikt WhatsApp. Dit geldt ook voor communicatie tussen collega’s. Menigeen heeft verschillende WhatsApp-groepen voor projecten, klanten en teams. WhatsApp is ideaal, omdat het een snelle en laagdrempelige manier van communiceren is. Prettig neveneffect: uw mailbox stroomt niet langer vol. WhatsApp heeft echter zijn beperkingen en is geen vervanger van e-mail. Voor meer dan simpele communicatie is het eigenlijk niet geschikt. Voor communicatie die gearchiveerd moet worden, een bijlage bevat of om andere reden niet geschikt is voor een medium als WhatsApp, wordt weer teruggevallen op e-mail.
Gekanaliseerde communicatie
Slack stapt precies in dat gat, door een soort combinatie tussen e-mail en WhatsApp voor bedrijven te zijn. Het lijkt niet alleen simpel, maar dat is het ook. Sterk punt hiervan is dat je alle communicatie gemakkelijk kunt kanaliseren. Slack bestaat uit kanalen. Een kanaal kan over een bepaald project, onderwerp of team gaan en kan openbaar of besloten zijn. Zo kunt u dus kanalen indelen per project, per team of zelfs per klant. Daarnaast worden ook groeps- en privéberichten ondersteund. Binnen een kanaal kunt u snelle berichtjes verzenden, zoals u dat ook via WhatsApp zou doen, maar ook bijlagen, langere berichten, beeldmateriaal en andere zaken die je normaal per e-mail aan elkaar communiceert. Heel veel bestaande oplossingen zoals Dropbox, WeTransfer, Trello en zelfs uw oude e-mail integreren naadloos met Slack.
Browserversie
Een van de grootste voordelen ten opzichte van WhatsApp is het feit dat er een browserversie van Slack is. U kunt Slack dus altijd en overal gebruiken, ook op een laptop of tablet. Naast iOS en Android zijn er zelfs apps voor Windows en Mac beschikbaar. Slack heeft betaalde versies die meer functionaliteit bieden, maar de basisversie is gratis met een onbeperkt aantal gebruikers en zal voor de meeste organisaties voldoende zijn. Voor meer informatie over Slack: https://slack.com.
Koppeltool Zapier
We hebben steeds meer data en we willen er steeds meer mee doen. Daarvoor moeten we wel allerlei zaken regelen. De data komen vanuit verschillende bronnen en zijn in sommige gevallen dubbel opgeslagen. Complicerende factor daarbij is dat vaak niet duidelijk is welke data leidend en actueel zijn. Dat is vervelend, want de kwaliteit en integriteit van data zijn belangrijk. U heeft documenten, e-mails, werkprogramma’s en talloze andere applicaties die allemaal data bevatten. U wilt uw data bij elkaar hebben, kunnen combineren en vergelijken om er nuttige informatie uit te kunnen destilleren. Maar hoe krijgt u data uit Excel in een online applicatie? Of statistieken vanuit uw e-mailnieuwsbrief in uw CRM-systeem? Dit kan met koppelingen. Veel softwareleveranciers leveren standaardkoppelingen mee met hun software, maar er is voor lang niet elke toepassing een koppeling beschikbaar. Maatwerkkoppelingen zijn duur, kunnen slechts één ding en vergen onderhoud bij elke wijziging aan de bron- of bestemmingsapplicatie.
‘Stekkerdoos’
Zapier lost deze uitdaging grotendeels op, omdat deze tool als ‘stekkerdoos’ fungeert voor online applicaties. U steekt de stekker van de bronapplicatie in Zapier en een stekker vanuit Zapier in de doelapplicatie; een zogenaamde ‘Zap’. U kunt een activiteit toekennen aan de Zap. Bijvoorbeeld: als iemand zich inschrijft voor uw online nieuwsbrief in MailChimp, dan maakt de Zap automatisch een nieuwe contactpersoon aan in uw online CRM-systeem. Dit is slechts een enkel voorbeeld van de letterlijk duizenden mogelijke activiteiten en koppelingen. Standaard ondersteunt Zapier ruim 400 veelgebruikte online applicaties en tools. Het aantal koppelingen neemt dagelijks toe, waardoor de bestaande mogelijkheden toenemen. Voor meer informatie over Zapier: https://zapier.com.
Mark Bisschop, DOCCO.
Zie ook Accountancy Expo, morgen 7 juni te Nijkerk
Geef een reactie