Nog een jaar of wat en administraties vullen zich voor 99 procent ‘vanzelf’. Dan komt het voor de accountant steeds meer aan op een rol als kritisch adviseur. Maar voor het zover is, valt in de samenstelmarkt nog veel efficiencywinst te behalen.
Procesoptimalisatie, gestandaardiseerde formats en regels, slim gebruik van historische en/of externe data, koppeling met grote batches gegevens waaraan een voorspellende waarde kan worden ontleend. Maar ook gedrag(sverandering). Na de introductie van online boekhouden zullen die invloeden de komende jaren de samenstelpraktijk verder veranderen.
Interpretatiespecialist
De rol van de accountant verplaatst zich als gevolg van die ontwikkelingen naar die van ‘kritisch adviseur’ en ‘interpretatiespecialist’ die ondernemers helpt betere beslissingen te nemen, beweert Tom Koning RA, directeur van contentspecialist van Cygnus Atratus. Maar voor het zover is, kan er volgens hem nog een flinke slag gemaakt worden in de software. ’Sommige zaken liggen nog op het bureau van partijen als Exact, Yuki of CaseWare. Een goede activastaat die bijvoorbeeld de fiscale latentie automatisch berekent en boekt, of ieder jaar uit zichzelf de WOZ-waarde inleest voor de bodemwaardetoets, bestaat nog niet.’
‘De meeste pakketten zijn in staat om voor één administratie alles wat via de bank binnenkomt goed te journaliseren. Maar door toewijzingsregels van álle gebruikers van die software te combineren zou het verwerkingsproces nog eens enorm ontlast kunnen worden. Met andere woorden: door het op een hoop gooien van de meningen van veel accountants, daar analyses op te doen en de uitkomsten te vatten in regels.’
Basishygiëne
‘De basishygiëne op helemaal orde hebben,’ is volgens Koning het eerste waar dringend aan gesleuteld moet worden. Het samenstelproces zóver automatiseren dat handelingen en mutaties als het ware in simpele “als, dan”-formules te vangen zijn. ‘Is dit bonnetje wel op de juiste rekening geboekt, hebben we er rekening mee gehouden dat we de BTW niet terug kunnen krijgen, hebben we netjes afgeschreven in vijf jaar? Simpele dingen, en snel te automatiseren. Je koopt een pakket, je linkt aan je bank en je elektronische postbus voor facturen en de administratie vult zich. Dat gebeurt nu al gedeeltelijk, maar het gaat nog lang niet ver genoeg.’ In de optimale situatie is de toegevoegde waarde van de accountant op dat onderdeel weg, zegt Koning. ‘Uitsluitend posten met een hoge foutkans, nieuwe transacties, afwijkingen en interpretatievraagstukken verdienen dan nog aandacht. Relevante risico’s. Leg dáár de focus op en doe dat goed.’
Interpretatievraagstukken zijn het volgende onderwerp dat Koning aanstipt, en daar zit naar zijn mening wél nog de meerwaarde van een accountant. ‘Bijvoorbeeld het signaleren van potentiële verbeteringen, of van afwaardering van materiële vaste activa, en ondersteuning bij investeringsbeslissingen.’
Fiscale aandachtspunten
Fiscale aandachtspunten vormen volgens Koning punt drie, in de vorm van verplichte documenten en afwegingen. Een paar voorbeelden: ‘Als je aan het buitenland een product verstuurt, moet je een bewijs hebben dat je het hebt verzonden. Huur je een zzp-er in, dan moet je aan een modelovereenkomst voldoen. Krijg je subsidie, dan moet je op tijd melden dat je die investering hebt gedaan. Werk je in een keten, dan heb je ketenaansprakelijkheid. De accountant wijst zijn klant nu op dat soort onderwerpen via nieuwsbrieven en in gesprekken. Ik hoop van harte dat er in administratiesystemen straks een functionaliteit zit die signaleert dat er iets gebeurt waar een fiscaal vereiste bij hoort.’
Cultuurverandering
Niet in de eerste plaats de hulpmiddelen (software), maar strak ingerichte processen en gedrag dat die inrichting volgt, zullen bijdragen aan een efficiëntere samenstelpraktijk, denkt Henk Aardoom van Full•Finance Consultants. ‘Naar mijn idee betreft het net zozeer een cultuurverandering als een kwestie van de juiste hulpmiddelen. De echte verandering moet plaatsvinden tussen de oren. Theoretisch weet iedereen wel zo’n beetje hoe het moet. Bijvoorbeeld dat je eerst alle spullen van een klant nodig hebt op het moment dat je begint met samenstellen. Maar in de praktijk vindt men dat moeilijk voor elkaar te krijgen. Het zoeken naar manieren om af te wijken van een voorgeschreven manier van werken zit blijkbaar in mensen. Procesoptimalisatie vereist discipline. De administratie moet eerst samenstelwaardig zijn, dus de klant moet ook bepaalde dingen voor elkaar hebben. Is dat niet zo, dan zou het systeem een herinnering moeten sturen. Je kunt als kantoor zelfs zeggen: ik wil alleen klanten die begrijpen dat we ons wederzijds aan afspraken moeten houden.’
Eigenaarschap
Het aanwijzen van momenten van ‘eigenaarschap’ zitten volgens Aardoom steeds vaker ingebouwd in nieuwe software. ‘Systemen, bijvoorbeeld Exact Online, Kluwer en CaseWare, zeggen wie er aan de beurt is in het proces en wat hij moet doen. Dat kan de klant zijn, het kantoor, of een fiscalist binnen het kantoor. Degene die eigenaar is van een bepaalde processtap krijgt niks aangeboden voordat zijn voorganger klaar is.’
Bij Alley-Oop, het workflowmanagementsysteem waarvan Aardoom een van de initiatiefnemers is, zijn verloop en de status van de werkzaamheden voorgedefineerd en ligt het accent op plannen, volgen en bijstellen. Daarmee is het meer een managementtool dan software ‘op zichzelf’. De werkzaamheden vinden plaats in de software waarin ze altijd al gebeurden (vooralsnog Cliënt Online van PinkWeb, Auditcase van Change to Comm en de CaseWare Samenstel Manager). Processen en applicaties sluiten optimaal op elkaar aan, waarbij de pakketten elkaar onderling “verrijken”. Een manier van werken die binnen afzienbare tijd stappen zal láten uitvoeren door systemen, in plaats van door mensen.’
Om terug te komen op de qua informatieverstrekking betreft in gebreke blijvende klant: het binnen dit platform gedefinieerde proces kent één moment waarop alle gegevens aan de klant worden gevraagd. Aardoom: ‘Pak je dat niet zo aan, dan moeten medewerkers naar hun klant terug om spullen op te vragen. Dat vertraagt en remt de productiviteit en allerlei belangrijke vervolgwerkzaamheden zijn niet uit te voeren. Leg je het vast op één moment, dan realiseren medewerkers zich dat er geen escape is.‘
Duizendpoot
Samenwerking met de klant is volgens Aardoom in het verhaal niet meer weg te denken. Maar de wil van ondernemers om zelf een deel van de administratie voor rekening te nemen moet volgens hem niet worden overschat. ‘Er wordt makkelijker over gepraat dan dat het in de praktijk gebeurt. Veel ondernemers zeggen nog steeds: die administratieve rompslomp doet de accountant maar. Dat is in zijn ogen de duizendpoot die alles moet doen wat met “papier” te maken heeft. Het is een illusie om te denken dat als je maar een online boekhoudpakket beschikbaar stelt, de klant opeens beter gaat boekhouden.’
Voorafgaande journaalposten
Kantoren die van tevoren goed nadenken over structurering van het samenstelproces, krijgen hun processen eerder ‘lean’ en efficiënt dan andere, zegt Aardoom. Bij hen gaat het samenstellen stukken sneller, ‘een betrekkelijk eenvoudig proces dat in één of anderhalve dag kan worden doorlopen. Elk kwartaal de boekhouding op orde, of zelfs dagelijks. Als je klaar bent met het vierde kwartaal, is cijfermatig ook alles klaar wat je voor de jaarrekening moet gebruiken. Dat leidt als het goed is tot een kolommenbalans waar nauwelijks of geen correcties op hoeven plaats te vinden.’
Boekhoudfabriek
En dat laatste is volgens Aardoom nu nog te vaak nodig. Tientallen voorafgaande journaalposten in een samensteldossier zijn geen uitzondering. ‘De afgelopen jaren zijn bij veel kantoren juist medewerkers vertrokken die het “boekhoudwerk” deden. Er is weer sprake van onderbezetting en dure, hoogwaardige professionals zitten correcties uit te voeren. Het ontbreekt aan de juiste mensen om in de juiste fase het juiste werk te doen. Bij sommige kantoren zie je zelfs weer gebeuren dat ze intern weer een soort boekhoudfabriek creëren om administraties samenstelwaardig te maken. En inmiddels zijn er ook externe partijen die zich concentreren op het samenstelwaardig maken van de administratie, en die de administratie vullen met behulp van bankkoppelingen, UBL en Scan & Herken. Zij leveren dan aan de accountant namens de klant een samenstelwaardige administratie of zelfs een concept jaarrekening.’
Yvonne Jansen
Meer over dit onderwerp via o.a. deze link naar Exact over o.a. modern samenstellen.
Leuk verhaal maar zet dit eens af tegen de berichten van de NBA rondom COS 4410. Dit verhaal sluit veel meer aan op de bestaande praktijk en de toekomst, hoewel het van mij nog wel spannender kan en mag. veel dingen die ik lees bestaan al wel maar worden nog steeds gewoon te weinig toegepast. Het is dus gewoon een kwestie van echt doen. Ik lees nog niets over een samenstelrobot want dat is natuurlijk gewoon de next step.