Werken met SBR hoeft kantoren niet voor hele grote problemen te stellen. Kantoren moeten wel goed nadenken over de inrichting van administratieve processen bij hun klanten. Standaardisering is in veel gevallen een oplossing, maar flexibiliteit en maatwerk ook. In gesprek met Thijs Sauër van Exact.
Thijs Sauër is van huis uit niet alleen fiscalist, maar ook accountant. Hij kent de beroepspraktijk uit jarenlange eigen ervaring en is nu product marketingmanager bij Exact.
Is werken met SBR nu echt problematisch?
‘Ja en nee. Het betekent dat je informatie op een andere manier gaat aanleveren. Wanneer je daarvoor de goede software gebruikt merk je daar niet zo veel van. Dat is al zo sinds dat SBR verplicht is voor de fiscale aangiftes. Een kantoor doet een fiscale aangifte met behulp van software van Unit4, Nextens (Elsevier) of Kluwer. Hoe die software de informatie uiteindelijk aan de achterkant oplevert, maakt niet zo veel uit. De accountant controleert op zijn beeldscherm, of op papier of het goed is en maakt er een bestandsformat van en het is klaar. De techniek erachter zal die vakman niet zo veel uitmaken.’
Is dat anders bij een KvK-rapportage in SBR?
‘De cijfers voor de KvK komen meestal uit een rapportgenerator, of soms uit een Excel file of soms in Word. In de laatste twee kon het weleens voorkomen dat de optellingen weleens niet klopten. Maar daar werd nooit op gecontroleerd. Nu zien we een veel strakker keurslijf aan de voorkant van het proces. SBR betekent standaardisatie en de mogelijkheid tot hergebruik van data. Wanneer je dat goed geregeld hebt levert het ook voordelen op. Geprogrammeerde checks en balances zijn eenvoudiger te realiseren. Kantoren moeten dan wel de administraties bij ondernemingen op een uniformere manier inregelen. Maar het is nog niet zo dat je informatie automatisch van het ene pakket naar het andere pakket in SBR kunt realiseren. Middels RGS zijn daar dan wel weer voorzetten voor gedaan, maar wanneer je meer in detail gaat wordt standaardiseren weer lastiger. Dan zie je dat in een rekeningschema in RGS ook weer verder uitgesplitst moet worden. Neem als voorbeeld: gas water en licht. In de meeste schema’s bij accountantskantoren worden deze kosten op één rekening verantwoord. Prima voor het gemiddelde MKB-bedrijf, maar minder geschikt voor bij voorbeeld een bedrijf in de glastuinbouw. Daar wil men wel exact de kosten van gas en elektra weten. RGS heeft aparte codes voor gas, water en licht en is daarmee dus voor een tuinder perfect geschikt. Maar de accountant kan er in z’n standaard rekeningschema voor het MKB niet mee overweg. Hij heeft de keus of het schema uitbreiden of een keuze make uit een van de drie RGS elementen. Moet je dan het rekeningschema uitbreiden terwijl dat voor de ondernemer niet interessant is?
Vrijwel ieder boekhoudpakket ondersteunt nu de SBR-codes voor de BTW-aangifte. Dat zijn ook een beperkt aantal velden in een aangifte. BTW ligt ook heel dicht bij de boekhouding. Dat kan dus ook ‘hard coded’. Andere rapportages zijn veel lastiger en veel gedetailleerder.
De keuze van Exact is dan ook om rapportages bij rapportagesoftware te laten en daarmee vanuit Exact te integreren. Wij integreren op grootboek- of op RGS-niveau. Van daaruit kan er een jaarrekening worden samengesteld of rapportage worden gegenereerd en vervolgens kan van daaruit een SBR-rapport worden opgesteld. We werken daarin graag samen met partijen als Caseware, Unit4 Audition, MLE en Visionplanner. Bovendien hebben niet alle klanten alle mogelijkheden nodig. We laten die keuze graag bij onze klanten.’
Wat moet je goed geregeld hebben in je accountingsoftware om goed te kunnen rapporteren in SBR?
‘Dat is afhankelijk van het type uitvraag. BTW loopt, zoals gezegd, veelal direct via het boekhoudpakket. Bij de jaarrekening en de deponeringstukken is het handig om de rekeningschema’s goed te hebben gestandaardiseerd en vervolgens de koppelingen met de rapportagesoftware goed in orde te hebben. Dan kun je veel administraties in een keer doorzetten van het boekhoudpakket naar de rapportagesoftware. Je gebruikt immers overal hetzelfde rekeningenschema en dezelfde koppeling.’
Dat betekent dat je als kantoor goed moet nadenken over de inrichting van de administraties bij de cliënt?
‘Ja. Je kunt natuurlijk verschillende templates gebruiken. Het maakt wat uit of het gaat om de boekhouding van een BV of van een éénmanszaak. De post Rekening courant directie komt bij een BV wel voor, bij een éénmanszaak nooit. Maar denk ook aan branchespecifieke zaken als een horecarekeningschema. Dan heb je verschillende omzetgroepen en brutomargeberekeningen. Die heb je niet nodig voor een SBR-rapportage, maar wel voor terugkoppeling en managementinformatie aan je klant.
Ik zie soms wel kantoren die roepen: mijn klant wil iets speciaals! Dat staat soms haaks op standaardisering, maar dan zou ik zeggen: prima, dan moet je daar ook een speciale prijs voor vragen. Biedt de klant de keuze. Wanneer je als kantoor efficiënt wil produceren, dan moet je standaardiseren.
Vakmensen moeten er bij SBR aan wennen dat ze op een andere manier moeten aanleveren. De jaarrekening ziet er anders uit. Ik kan hem op scherm zien en dan krijg ik uiteindelijk een bestand dat ik moet valideren. Dat is iets anders dan een keurig ingebonden jaarrekening met mijn briefpapier en mijn handtekening. Dat is vervangen door een technische procedure waar een accountant als vakman helemaal niet zo geïnteresseerd in is. Boekhouden doen we ook niet meer in een doorschrijfboekhouding. Nu vertrouwen we er ook op dat Exact Online of een ander boekhoudpakket de boekhouding juist verwerkt. Dat is een gewenningsproces.’
Geen ruimte meer voor papier?
‘Je zult zien dat bij steeds meer uitvragen van cijfers van een onderneming er vooraf gevalideerd moet worden. Een bankenrapportage wordt alleen geaccepteerd wanneer die voldoet aan alle eisen. Dat alle velden die nodig zijn voor een kredietrapportage ingevuld moeten zijn is misschien lastig. Het biedt aan de andere kant echter het voordeel dat op er op het moment dat je hem indient er ook een beslissing kan worden genomen. Je weet heel snel of een kredietaanvraag wel of niet goedgekeurd gaat worden. Je voorkomt eindeloos heen en weer gedoe over ontbrekende informatie.’
Ligt er meer in het verschiet voor de accountant?
‘Hij kan cijfers in context plaatsen. Er is een grote groep ondernemers waarbij hij helemaal niet zo heel veel kan adviseren. Maar hij kan wel klankborden met de ondernemer. Hij kan faciliteren door ervoor te zorgen dat een kredietaanvraag goed en soepel verloopt. De mogelijkheden voor on en off balance financiering voor een ondernemer goed in kaart brengen. Ervoor zorgen dat de ondernemer inderdaad het krediet krijgt dat hij voor zijn plannen nodig heeft, maar er ook voor te waken dat dit geen krediet is waar de ondernemer zichzelf aan ophangt.’ Juist als accountant kun je je kennis van de branche en je ervaringen met andere ondernemers gebruiken in je rol als adviseur en sparringpartner bij je klant. Zo voeg je echt waarde toe.’
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een antwoord