De samenwerking tussen ondernemer en accountant verandert in het digitale tijdperk. Van administratief verwerker naar adviseur. Dat is de theorie. Maar hoe ervaart de ondernemer dit? Henry Kramer, directeur Marantec Nederland B.V. vertelt over de transformatie die het bedrijf heeft doorgemaakt en de rol van accountant en consultant Harold Klein Swormink van MONI daarin.
Marantec Nederland B.V. is een dochteronderneming van het Duitse Marantec GmbH. Een van de toonaangevende fabrikanten van geavanceerde aandrijftechnieken voor (garage)deuren, toegangshekken en poorten. Het bedrijf focust zich op de residentiële markt. Het kantoor in Utrecht bedient de Nederlandse en Belgische markt met 2,5 FTE.
Transformeren naar dienstverlener
De ontwikkelingen in aandrijftechniek gaan erg snel. Met de enorme concurrentie in de aandrijftechniek, is het Duitse bedrijf aan het transformeren van pure producent naar meer dienstverlener en ontwikkelaar. ‘In de toekomst koop je geen aandrijving meer voor bijvoorbeeld je garagedeur, maar neem je een abonnement’, schetst Henry Kramer. ‘Daarvoor krijg je het onderhoud en beheer van de deur met een gegarandeerde snelle interventie bij storingen. Wij leveren business-to-business en onze klanten willen de staat van deuren dan ook monitoren. Door onze klanten te faciliteren om deze nieuwe verdienmodellen te ontwikkelen, blijven we als onafhankelijke leverancier van aandrijftechniek zo onze toegevoegde waarde houden.’
Inefficiënte organisatie
Toen Henry Kramer mei 2015 in dienst kwam als directeur van Marantec, trof hij een inefficiënte organisatie aan. De voorraden waren hoog en veel producten hadden een te lage omloopsnelheid. ‘We konden een aanzienlijk deel van de voorraden afvoeren’, illustreert Kramer. ‘De administratie was niet up-to-date en inzicht in inkomsten en uitgaven ontbrak. Veel mensen waren druk met papierstromen en correctie van verkeerde boekingen. Bij de fabriek in Duitsland waren de voorraadbeheersing en de logistieke processen geoptimaliseerd.’ Alle voorraadproducten kunnen vanuit Duitsland binnen 2 dagen in Nederland of België zijn. Na een grondige analyse concludeerde Kramer dat hij over wilde gaan op dropshipment in plaats van een magazijn aanhouden.
Hoge accountantskosten.
Ander punt van zorg waren de accountantskosten. Die waren in de ogen van Kramer te hoog voor standaard dienstverlening. ‘Ik belde naar mijn accountant en uitte mijn onvrede over de kosten’, vertelt Kramer. ’Ik gaf aan dat ik me wil bezighouden met mijn klanten en niet met boekhouden. Mijn accountant introduceerde MONI en Harold Klein Swormink kwam in beeld als primaire contactpersoon.’
Bedrijfsprocessen analyseren
Harold is partner van MONI, een dochter van MTH. MONI verzorgt consultancy, persoonlijke controlling en administratieve dienstverlening. De verwerking van de administratie gaat zoveel mogelijk digitaal, gebruikmakend van moderne software en een duidelijke werkwijze. Het kantoor analyseert eerst de huidige bedrijfsprocessen, komt met een advies voor verbetering, inclusief gebruik van gewenste software. ‘Harold adviseerde over te gaan op Exact Online voor Handel, dat goede mogelijkheden biedt voor dropshipment en crm’, zegt Kramer. ‘Wij leveren de facturen digitaal aan en MONI verwerkt deze dezelfde dag. Daarnaast krijgen we een mooi dashboard met onze managementinformatie (o.a. resultaten, in- en verkopen, debiteuren en crediteuren). Ik zie nu continue hoe we ervoor staan.’
Te grote jas
Harold Klein Swormink ging bij Marantec te werk volgens de MONI werkwijze. Hij ontdekte dat het bedrijf een ‘te grote jas aan had’ wat betreft automatisering. ‘Ondernemers willen gemak en inzicht in hun cijfers. Met Exact Online voor Handel gekoppeld aan ons dashboard kon Marantec prima werken. Onze administratieve verwerking is dan wel digitaal, maar we komen ook bij de ondernemer voor advies. Indien nodig kunnen we specialisten van MTH inschakelen.’
Klopt dat beeld?
Kramer: ‘Zeker. Harold en zijn medewerkers van MONI zijn klantgericht en staan altijd voor je klaar. We hebben nu real time inzicht in wat er gebeurt in ons bedrijf. Of het nu gaat om een strategisch advies, controlling, boeking of een systeeminrichting, er wordt snel en klantgericht ontzorgt. Door de automatisering in combinatie met de dienstverlening van MONI, is er slechts 0,5 FTE nodig voor de orderadministratie in plaats van 2,5. Ook onze accountantskosten zijn met 35% gedaald door deze efficiëntieslag. De wekelijkse rapportage aan het hoofdkantoor is nu slechts 1 druk op de knop. Op het hoofdkantoor in Duitsland krijgen we een staande ovatie als vestiging, omdat de efficiency en het inzicht is gestegen. Nu kunnen we ons richten op onze hoofdtaak net zoals MONI dat voor ons doet: Onze klanten optimaal bedienen.’
Document voor advies
Wil jij jouw klanten ook adviseren over het verbeteren van bedrijfsprocessen? Exact heeft een handig document voor je met onderwerpen die groothandelaren bezig houden. Download dit document gratis.
Geef een antwoord