Henk Kenter AA heeft met zijn compagnons Peter Kenter AA en Jeroen Voorn RB eigenlijk twee kantoren: Kenter Accountants en Accountant Vast. Maar het ene kantoor is wel onlosmakelijk verbonden aan het andere. En misschien is hun kantoor – of beter gezegd: zijn de kantoren- wel een schoolvoorbeeld van transitie en innovatie in de MKB-accountancy. Van ‘schoenendoosklanten’ naar strakke online proposities en een bijbehorend business model.
Kenter Accountants is in essentie een traditioneel, regionaal georiënteerd accountantskantoor. Klanten zijn divers en komen uit de regio Noord-Holland. Een traditionele samenstelpraktijk waar sommige cliënten nog steeds fysiek hun bescheiden langs brengen. Daartegenover staat Accountant Vast. Een kantoor – gevestigd in hetzelfde pand – met een sterke online propositie. Online dienstverlening, voorspelbaar in prijzen, strak georganiseerde processen en het kantoor groeit fors.
Nooit van plan accountant te worden
Het kantoor heeft ook een geschiedenis. Ooit begon de Henk Kenter Sr. (grootvader) een accountantskantoor in Hoorn. Dat werd voortgezet door de tweede generatie Peter Kenter. Vervolgens ging dat kantoor op in KPMG, om precies te zijn DATAM en later KPMG-DATAM. Daar werd Peter Kenter uiteindelijk partner. Maar zoals dat gaat, verloren de grote kantoren hun interesse in het MKB en dat leidde dan weer tot afsplitsing en de oprichting van Kenter Accountants. Nu op 1 december 2017 precies 20 jaar geleden.
‘Nooit van plan om accountant te worden. Te saai, te veel cijfers, te veel achter je bureau,’ roept Henk. En daarom maakte hij gewoon zijn studie bedrijfseconomie af en schreef zijn scriptie bij Rabobank om vervolgens aan de slag bij de afdeling kredietrisicomanagement van de bank. Ondertussen ging het accountantskantoor van Kenter gewoon verder.
Het breekpunt ontstond een jaar of drie geleden. Welk antwoord heb je op de strategische vraag: ’waar staat ons kantoor over 10 jaar. Is het huidige business model dan nog valide?’ Flinke stappen maken op het gebied van ICT ligt dan voor de hand. Automatiseringskosten zijn makkelijker te dragen wanneer je wat groter bent. Dat was voor zijn kantoor een reden om een fusie aan te gaan met een administratiekantoor. Dat werd toch een lastige match. Het meer formele dat een accountantskantoor nu eenmaal ten aanzien van dossiervorming en relatiebeheer met zich mee brengt, lag soms lastig binnen het administratiekantoor. ‘Toch onoverbrugbare verschillen,’ zo stelt Henk.
Dat die automatiseringsslag door moest gaan stond echter als een paal boven water. Dat betekende een kritische blik op de ICT van het kantoor toen en vervolgens kijken wat er allemaal mogelijk is. Dat leidde uiteindelijk tot de keuze voor Exact. ‘Misschien niet de goedkoopste aanbieder, maar wel een met het meeste perspectief,’ stelt Henk Kenter. Daarbij verwijst hij naar de schaalbaarheid, de mogelijkheden die de software biedt, de mogelijke koppelingen met andere software, standaardisatie binnen het kantoor, het inrichten van efficiënte workflows, enzovoort. Maar dat is niet het enige.
Hoe krijg je je klanten mee?
Wanneer je een compleet nieuwe organisatie opricht is het formuleren van een nieuwe, slimme propositie veel eenvoudiger dan het omturnen van een bestaande, vaak traditionele, klantenportefeuille. Goede ICT is dan niet voldoende. Het moet dan wel ingezet worden in een nieuw, aansprekend en herkenbaar format.
Dat werd Accountant Vast. En de propositie ligt voor de hand. Gaat een ondernemer met Accountant Vast in zee, dan weet hij/zij vooraf wat het serviceniveau is en wat de kosten zijn die daaraan verbonden zijn. ‘Vooraf,’ stelt Henk. ‘Ik wil niet iedere keer bezig zijn met het opstellen van allerlei verschillende offertes. Ondernemers krijgen vooraf een harde prijs voor de dienstverlening die zij afnemen. Een invuloefening op de website geeft de potentiële klant meteen een antwoord op de vraag: wat gaat het voor mij kosten?’
Voor- en nacalculatie
Op de vraag of dit nu het einde is van uren x tarief antwoord Henk eigenlijk ja en nee. Het verschil is dat er vooraf op basis van parameters als aantal boekingen, gevraagde diensten een inschatting wordt gemaakt van de tijd en moeite die een klant kost. Anderzijds merkt hij op dat in de reguliere praktijk een accountant op basis van ervaring met een specifieke klant vaak op voorhand ook al weet hoeveel hij ongeveer in rekening kan brengen.
Om een concurrerende prijs te kunnen bieden is Accountant Vast behoorlijk dwingend. Zelf boeken door de ondernemer is per definitie duurder. ‘We bieden onze klanten strakke oplossingen waarbij zij in feite niet meer hoeven te doen dan het koppelen van kassasystemen, bankkoppelingen en scan-en-herkenoplossingen van te boeken in- en verkoopfacturen en eenduidige wijze van aanleveren ten behoeve van de salarisadministratie. Facturen moeten dan wel door de ondernemer geautoriseerd zijn.’ Binnen Accountant Vast wordt dit allemaal verwerkt in Exact Online en direct gekoppeld aan de fiscale aangiftesoftware voor o.a. BTW, IB en VpB en de activarekening zodat ook investeringen en de afschrijvingen altijd bij zijn. Wanneer er ook nog eens keer een jaarrekening bij komt dan worden de gegevens vanuit Exact gekoppeld aan Caseware. ‘Ook gebruiken we Practice Management binnen Exact Online om de kantoorprocessen te stroomlijnen’. Om toch intern een vinger aan de pols te houden worden de voor een ondernemer gemaakte uren wel bijgehouden. Zo kan uiteindelijk de rentabiliteit voor het kantoor per klant worden gevolgd.
Jarenlang was het motto dat wanneer de ondernemer meer zelf doet, dit voordeliger is voor zijn accountantsrekening
‘Dat is niet meer zo,’ verkondigt hij heel stellig. ‘Goede inrichting van de administratie voorkomt heel veel fouten en zorgt ervoor dat alles veel meer op tijd wordt aangeleverd. Scan-en-herken van bonnetjes en facturen, vanachter het bureau van de ondernemer of met behulp van de boekhoudapp neemt heel veel over. Wanneer ondernemers echt alles zelf willen boeken, dan kan dat. Maar het maakt het wel duurder.’ Dat zit vooral in het gegeven dat in dergelijke gevallen de procesbewaking veel meer tijd vraagt. Controle op de juistheid van boekingen, foutenherstel, opvragen van eventueel nog niet aanwezige documentatie, toerekenen van activeringen e.d. kosten handmatig nu eenmaal veel meer tijd dan bij een strak georganiseerde, efficiënte en moderne workflow.
Andere rol
Misschien wel het grootste verschil is de andere rol die het kantoor heeft in de administratieve processen bij de klant en op het kantoor. Het sec boeken van transacties komt nauwelijks nog voor. Het is veel meer het continu kunnen monitoren van hoe ver de ondernemer bij is met zijn administratie. Geen achterstanden, liquiditeitspositie, resultaten, enz. Het strak organiseren haalt pieken weg uit de bezetting. Dat betekent meer tijd voor de klant en ook regelmatiger contact.
Soms geef je te veel weg
De toegevoegde waarde van een accountant biedt kansen en uitdagingen. Een heleboel informatie zit nu standaard opgesloten in de administratie. Kenter noemt als voorbeelden o.a. het aan de orde stellen van investeringsgrenzen. Wanneer is het nog fiscaal aantrekkelijk om investeringen te doen? Wanneer die grenzen bereikt worden treed je dan in overleg met de ondernemer? Of constateer je een maand later: die investeringen had je vorige maand nog fiscaal vriendelijk kunnen doen! Vroeger waren dat redelijk ingewikkelde berekeningen. Nu kun je dat in de administratie gewoon signaleren. Creëer je daarmee een advieskans, geef je het weg of laat je het schieten? Auto privé of zakelijk? Dat waren ook ooit complexe calculaties. Kun je dat nu vertalen in een standaardproduct en daar een prijskaartje opplakken?
Het oude kantoor
Kenter Accountants bestaat nog steeds. En hanteert voor een deel nog steeds de oude werkwijzen. Maar dat is wel aan het veranderen. Op het briefpapier staan de beide logo’s inmiddels naast elkaar. Het kantoor heeft ook inmiddels binnenshuis een nieuwe, moderne en open inrichting en uitstraling. Geleidelijk aan gaan ook oude klanten mee in het nieuwe. En ook dit kantoor zag de oude MBO-geschoolde assistenten de afgelopen jaren verdwijnen. Daar kwamen (en nog altijd komen omdat Accountant Vast groeit) jonge, nieuwe mensen voor in de plaats. HBO-plus, fiscaal geschoold, bedrijfseconomie, IT-minded, zowel inhoudelijk als communicatief ingesteld. Accountant Vast heeft inmiddels meer dan 200 klanten, variërend van ZZP’ers, retailondernemers en horeca, tot Pensioen BV’s en kleine holdings.
Geef een reactie