In de accountancybranche neemt de aandacht voor elektronisch factureren toe, maar het scannen en herkennen van papieren facturen heeft nog altijd de overhand. Dat concludeert onderzoeksbureau GBNed in het rapport ‘Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting’.
Elektronisch factureren is al een aantal jaren mogelijk, maar breekt nog steeds niet op grote schaal door. Ook niet nu inmiddels zo’n 100 softwareleveranciers (van onder meer boekhoudsoftware) de standaard UBL hebben omarmd en geïmplementeerd in hun software, aldus GBNed. “Vorig jaar is door de EU de norm EN16931 aanvaard om elektronisch factureren in de aangesloten lidstaten te stimuleren, met een belangrijke rol voor UBL. Maar alle ontwikkelingen ten spijt buigt de accountancybranche nog steeds niet massaal om naar elektronisch factureren en is zelfs de implementatie van scannen en herkennen bij de nodige kantoren nog in volle gang.”
Meer tools voor elektronisch factureren
Sinds vorig jaar komen er wel steeds meer tools op de markt die elektronische factuurverwerking ondersteunen. “Met name op het gebied van ophalen en verzenden van betreffende facturen. Dergelijke tools zijn in de praktijk met name geïntegreerd in boekhoudsoftware. Bij elektronisch factureren moeten berichten- en transportstandaarden, evenals de verdere techniek, volledig onder de motorkap zitten volgens ons.” Voor gebruikers is het niet relevant om te weten hoe een UBL-factuur eruitziet in XML, aldus GBNed. “Goede boekhoudsoftware kan zodanig met elektronisch factureren overweg dat elektronische facturen inkomend automatisch in de boekhoudsoftware terecht komen en ook nog eens zoveel mogelijk automatisch geboekt worden, uiteraard omgeven door de nodige controles. We hebben het dan over robotic accounting, zoals wij dat zien.”
Pdf standaard onderdeel
Volgens het bureau wordt er veel belang gehecht aan een factuur in pdf-formaat, die leesbaar is voor elke gebruiker en opgenomen kan worden in een digitaal factuurarchief. Het pleit er daarom voor om een pdf standaard onderdeel te laten uitmaken van een UBL-factuur, mede om de acceptatie van elektronisch factureren te stimuleren.
Het rapport over elektronische factuurverwerking is hier te downloaden.
Wij (go2UBL) hebben heeft inmiddels een paar honderd accountants- en administratiekantoren als klant. Zij maken dagelijks gebruik van de voordelen van UBL-facturen ontvangen, ook al verzenden de leveranciers van hun (om welke reden dan ook) geen UBL. Door ook kas- en pinbonnen als 100% volledige UBL te ontvangen, is het voordeel nog vele malen groter.