• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV3: ICT en Kengetallen
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV3: ICT en Kengetallen
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » Privacy bij sollicitaties; hebt u ze nog in de la, die oude cv’s?

Privacy bij sollicitaties; hebt u ze nog in de la, die oude cv’s?

Accountancy, Artikelen, Blog

3 juni 2019 door Fiscount

Hermes AV

Regelmatig zie ik verbaasde blikken als ik bedrijven vertel dat ook sollicitanten privacyrechten hebben. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kent verplichtingen met betrekking tot de wijze waarop u met sollicitatiebrieven en cv’s omgaat. Het maakt daarbij geen enkel onderscheid of het een gerichte of een open sollicitatie betreft en of deze per post of per e-mail wordt ontvangen. Ook als u dus geen (nieuwe) medewerkers aanneemt, moet u beleid hebben over hoe om te gaan met te ontvangen sollicitaties. 

Weet wat u aan persoonsgegevens verwerkt

De AVG is gericht op de verwerking van persoonsgegevens. Ook wanneer u een sollicitatie direct afwijst of zelfs ongelezen door de papiervernietiger werpt omdat u geen personeel aanneemt, bent u bezig met de verwerking ervan. Verwerken is namelijk iedere handeling met betrekking tot persoonsgegevens vanaf ontvangst tot vernietiging.

In een sollicitatiebrief komen heel wat persoonsgegevens voor. Denk alleen maar aan de naam, adresgegevens en handtekening van de sollicitant. Soms wordt zelfs het burgerservicenummer of de geloofsovertuiging genoemd. Maar hebt u deze informatie eigenlijk nodig om te kunnen beoordelen of iemand geschikt zou kunnen zijn om binnen uw organisatie werkzaam te zijn? Neen, een onderscheid maken op basis van de geloofsovertuiging is niet toegestaan. En het burgerservicenummer komt doorgaans pas veel later van pas, wanneer de werknemer daadwerkelijk in dienst treedt.

Onderscheid tussen gewone, gevoelige en bijzondere persoonsgegevens

De geloofsovertuiging of het burgerservicenummer mag de sollicitant dus achterwege laten. Als we verder inzoomen op persoonsgegevens, dan zullen we zien dat nog een veelvoorkomend onderdeel van een sollicitatiebrief of cv problematisch is. Wat dit is, licht ik graag toe aan de hand van de basis van de AVG. Hiermee wordt ook in één klap duidelijk waarom het burgerservicenummer en de geloofsovertuiging zo’n groot probleem vormen. De AVG maakt namelijk een onderscheid tussen gewone, gevoelige en bijzondere persoonsgegevens. Gewone persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de eerder genoemde naam, adresgegevens en contactgegevens. Het burgerservicenummer is wel gevoelig, maar niet bijzonder. Toch is er bepaald dat alleen wanneer de wet dit toelaat, u dit type persoonsgegeven mag verwerken. Als werkgever moet u over het burgerservicenummer van uw werknemer beschikken. Bijvoorbeeld omdat u een kopie van het legitimatiebewijs moet bewaren of omdat u dit verplicht bent op te nemen in de salarisadministratie uit hoofde van de Wet op de loonbelasting 1964. In de sollicitatiefase bent u echter nog geen werkgever, zodat u zich niet op deze wetgeving kunt baseren. Als potentiële werkgever is er dus geen nut of noodzaak om over deze gevoelige informatie te beschikken.[1]

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens als politieke voorkeuren of informatie over het lidmaatschap van een vakbond. Ook de eerder genoemde geloofsovertuiging is een bijzonder persoonsgegeven. Weet u echter dat ook een foto of video bijzondere persoonsgegevens bevat? Een foto of video zegt namelijk iets over het ras of etnische afkomst van de sollicitant en die informatie is aangeduid als bijzonder. Ook kan iemand bepaalde kleding of accessoires dragen die duiden op een geloofsovertuiging. Het gevolg is dat u deze informatie strikt genomen niet mag verwerken, tenzij daar in de wet een uitzondering voor is gemaakt. Denk maar weer aan de verplichting om een kopie van het legitimatiebewijs te bewaren, die is voorzien van een foto.

Praktische oplossing voor de verwerking van foto- of videomateriaal

Uiteraard gaat voorgaande niet zo ver dat u nooit een videosollicitatie kunt organiseren of dat u direct in overtreding bent wanneer een sollicitant met de beste bedoelingen een foto bij de sollicitatie voegt. Toch brengt het wel spelregels met zich mee. U mag een sollicitant namelijk niet verplichten om een videosollicitatie in te sturen. Blijf daarom altijd ook de mogelijkheid bieden om een brief in te sturen. In dat geval bent u verplicht om uit te leggen dat de ene vorm van solliciteren niet boven de andere gaat en dat er dus nooit nadelige consequenties kunnen kleven aan de keuze voor een type sollicitatie.

Daarnaast doet u er verstandig aan om in het privacy statement een apart onderdeel te wijden aan informatie ten behoeve van sollicitanten. Leg hierin uit dat het niet nodig is om in de sollicitatiebrief of het cv informatie op te nemen als een burgerservicenummer, lidmaatschap van een vakbond of geloofsovertuiging. Ook kunt u opnemen dat het meesturen van een foto niet nodig is. Verwijs vervolgens bij iedere vacature naar uw privacy statement.

Als u gebruik maakt van een invulformulier voor sollicitanten, let dan op de informatie die u opvraagt. Zorg dat hierin niet de schijn wordt gewekt van een verplichte opname van het burgerservicenummer of een verplichte toevoeging van foto- of videomateriaal.

Screening van een sollicitant

Tot zover betreft het slechts de gegevens die de sollicitant zelf bij de sollicitatie voegt. Wellicht vindt er vooraf een screening plaats en is het gewenst om aanvullende informatie te verzamelen. Een dergelijke screening is aan strenge eisen gebonden. Een sollicitant op internet opzoeken is namelijk niet toegestaan, ook niet als u zich beperkt tot zakelijke informatie als verkregen via bijvoorbeeld LinkedIn. Als het noodzakelijk is dat u een sollicitant screent, dan moet u vooraf vastleggen welke informatie relevant is voor de functie, waarom een screening noodzakelijk is en om welke redenen u er een gerechtvaardigd belang bij hebt.

U dient bij de screening altijd uit te gaan van de minst verstrekkende vorm. Als bijvoorbeeld een Verklaring omtrent gedrag (VOG) volstaat, dan mag u de sollicitant daarnaast niet ook nog googelen; een afgegeven VOG sluit uw screening af. Bovendien moet u de sollicitant bij voorbaat informeren over de screening (al in de vacaturetekst) en u dient de resultaten ook weer te delen met de sollicitant. Dit omdat niet alle op internet gevonden informatie waar hoeft te zijn. Medische gegevens kunnen geen onderdeel vormen van deze door de werkgever te verrichten screening. Als medische informatie relevant is voor de functie, dan moet een bedrijfsarts vaststellen of de sollicitant in staat is om de functie uit te oefenen.

Bewaren van sollicitaties

Het kan aantrekkelijk zijn om een ontvangen sollicitatie te bewaren voor je-weet-maar-nooit-momenten, maar dat is niet de insteek van de AVG. De AVG verbiedt het u namelijk om persoonsgegevens langer te bewaren dan strikt noodzakelijk. U mag daarom een sollicitatiebrief en cv doorgaans niet langer bewaren dan tot 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Toch kunt u er een redelijk belang bij hebben om een cv in portefeuille te houden, bijvoorbeeld omdat u op dit moment geen vacature beschikbaar hebt, maar u deze op de korte termijn wel verwacht. In dat geval mag u de sollicitant vragen of u de sollicitatie tot maximaal 12 maanden mag bewaren. Hoort u niets van de sollicitant of weigert hij zijn toestemming? Dan moet de sollicitatiebrief alsnog door de papiervernietiger. Ontvangt u deze toestemming wel, voeg dit dan toe aan het sollicitatiedossier en bewaar de gegevens uitsluitend met dat doel. Is de maximale bewaartermijn voorbij? Dan is er blijkbaar geen noodzaak om nog langer over de gegevens te beschikken en dient u deze alsnog te verwijderen. Legt u daarom een systeem aan waarmee u dergelijke termijnen eenvoudig in het oog houdt.

Tot slot

Er is nog zoveel meer te vertellen over privacy bij sollicitaties, maar dat voert voor dit artikel te ver. Heb ik uw interesse gewekt en wilt u graag meer weten over dit onderwerp. Of loopt u tegen concrete vraagstukken aan en wilt u deze graag eens voorleggen? Neemt u dan contact met mij op.

Melanie Hermes is AVG specialist | advocaat arbeidsrecht | specialist aansprakelijkheid en verzekeringen | trainer verbonden aan Fiscount

[1] Uitzondering geldt wanneer u wilt controleren of de kandidaat onder de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten valt. Om dit bij UWV te kunnen controleren, is namelijk het burgerservicenummer nodig.


Categorie: Accountancy, Artikelen, Blog Tags: AVG, privacy, sollicitatie

Tags: AVG, privacy, sollicitatie

Gerelateerde artikelen

25 januari 2023

AVG en verplichtingen voor de werkgever: hoe zit het precies?

25 januari 2023

Privacytoezichthouder blijft fel tegen nieuwe witwaswet: ‘massasurveillance die kan leiden tot uitsluiting’

10 januari 2023

Werkgevers blijven waarde hechten aan sollicitatiegesprek

20 december 2022

Hof laat arbitragebeding EY en voormalig partner in stand

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Limburgse bakker niet blij met Flynth: ‘maken zich druk over aardbeien in de winter’
  • NOB adviseert ook bezwaar tegen nieuwe definitieve aanslagen box 3
  • Vennoten voldoende gewaarschuwd voor risico’s oplopende rekening-courantschuld
  • ‘Als je zindelijk bent, word je aangenomen’

Partnercarrousel

Bezwaar en beroep instellen tegen NOW loont vaak – maar niet altijd
Exact logo
Compliancy moet, maar tegen welke prijs?
7 tips om het jaar goed te starten met je bedrijf
AV-Top 50 | Boekhoudsoftware met een ziel
PSD2, wat moet je ermee?
Yuki logo 042021
Met datagedreven management het personeelstekort te lijf
Caseware nieuw aug 2022
CaseWare komt met nieuw product AUDIT+
Het einde van de schoenendoos?
De cloud maakt het werk van de accountant écht leuker
Visma Pinkweb logo
Wat staat er in een ICT-calamiteitenplan?
Vijf backoffice-tools voor het moderne administratiekantoor
Add-on in KING Software maakt bestandsuitwisseling tussen accountant en klant eenvoudiger
Het Cloud document management systeem, speciaal voor de accountancy

Loket.nl de meest betrouwbare online applicatie voor HR en …  

Vier salarissoftware trends voor 2023
Oriënteert je klant zich op nieuwe software? Alarmbellen!

Met Hyarchis Comply zijn we al 12 jaar actief in de …  

Klop & Partners is opgericht in het jaar 1982 als …  

Een tekort aan medewerkers, hoe los je dat op? | 5 tips
Hé accountant, hoe staat het met jouw Cybersecurity?
Meer dan 80% van de accountants heeft onvoldoende kennis van cybersecurity en NIS2-regelgeving
Sdu

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Uitbreiding NT Middelgroot faciliteert aanleveren van één dataset aan KvK en bank voor middelgrote ondernemingen
Gijzelsoftware grijpt accountantskantoren (zo verklein je de kans op een aanval)
Hoe Rijkse Accountants & Adviseurs zichzelf en ondernemers helpt met WeFact
Uw accountantskantoor altijd alle cijfers bij de hand
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Als accountant afscheid nemen van ‘uurtje-factuurtje’?
Deadline renseigneringsverplichting nadert: nog veel onduidelijkheid
Hoe krijg je als controller grip op de uitdagingen van de huidige arbeidsmarktcrisis?
Ondernemers verwachten meer van hun adviseur, is ‘dropshipping’ de oplossing?
Spannende tijden voor zelfstandigen in de accountancysector: de laatste stand van zaken
Koen Scheepers adviseur bij Credion
De valkuilen bij een turboliquidatie

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Director accountancy & advies
Baker Tilly
Ervaren Assistent-Accountant (32 – 40 uur)
Jongejan & Partners
Supervisor Assurance – Amersfoort
CROP
Staff Assurance- Amersfoort, Ede en Utrecht
CROP
Senior accountant relatiebeheerder mkb in Rotterdam.
Moore DRV
Accountant manager audit in Rotterdam
Moore DRV
Staff Assurance | WO starter- Amersfoort
CROP
Junior Assistent Accountant Samenstelpraktijk ( min. 24 uur per week)- Amersfoort, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Relatiebeheerder/teamleider agro • Kesteren
WEA Deltaland
Assistent Accountant
Marshoek
Ondernemende Belastingadviseur (32-40 uur)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Docent Accountancy (1,0 fte)
Hogeschool van Amsterdam
Opdrachtmanager Accountancy & Advies
Witlox van den Boomen
Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen
Senior Assistent Accountant Audit
Flynth
Accountant RA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Director accountancy & advies
Baker Tilly
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Senior Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen
Belastingadviseur Agro
Flynth
Data-Scientist (medior)
Coney Minds
Assistent Accountant (24 – 40 uur)
Flynth
Accountant Agro
Flynth
Manager audit
Moore MTH
Vacature gevorderd assistent accountant
WEA Deltaland
Controleleider
WEA Gouda
Gevorderd assistent Accountant Samenstelpraktijk (min. 24 uur per week) – Amersfoort, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Manager Accountancy en Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Assistent-Accountant (gevorderd) – Wezep
KRC Van Elderen
Adviseur Corporate Finance (32-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Assistent Accountant (24 – 40 uur)
Flynth
Vennotabel AA/RA manager te Aalsmeer
Klop & Partners
Junior Tax Consultant | Employer Tax Advisory Services. – Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp of Utrecht
CROP
Werkperiode Junior assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Meewerkstage Accountancy
Flynth
Externe Accountant
Coney Minds
Senior financial auditor
Gemeente Haarlem
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Gevorderd assistent-accountant MKB
Moore MTH
Manager audit
Moore MTH
Cost Accountant
Top Onions
Werkstudent accountancy MKB
Moore MTH
Relatiebeheerder MKB
Moore MTH
Belastingadviseur BTW – Venlo
Flynth
Vennotabel RA external auditor te Amsterdam
Klop & Partners
Tax Consultant | Employer Tax Advisory Services – Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp of Utrecht
CROP
Officemanager
van Helder
Senior external auditor/aankomend vennoot
Klop
Zelfstandig assistent accountant
CROP
Controleleider Audit (Zwolle)
KRC Van Elderen
Senior accountant relatiebeheerder mkb in Bergen op Zoom
Moore DRV
Gevorderd Assistent Accountant
Moore MTH
Accountant AA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Relatiebeheerder Accountancy & Advies | 24-40 uur per week
CROP
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb – Zwolle
KRC Van Elderen
Supervisor audit in Oud-Beijerland
Moore DRV
Financieel administratief medewerker
Scab
Senior manager Accountancy general practice samenstelpraktijk te Arnhem
Klop
(Senior) Manager Accountancy & Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Fiscalist (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Ervaren assistent-accountants samenstelpraktijk (dit betreft meerdere vacatures)
WEA Gouda
(zelfstandig) Assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
(senior) Medewerker aangiftepraktijk
Scab
Assistent Accountant Agro
Flynth
ASSISTENT-ACCOUNTANT (24 – 40 uur)
Jongejan & Partners
Vacature accountant
WEA Deltaland
Medewerker Facturatie
Flynth
Beginnend assistent-accountant MKB duaal
Moore MTH
Vaktechnisch Profesional – Amersfoort
CROP
Senior assistant audit in Zeeland
Moore DRV
Voorzitter en een lid Raad van Commissarissen Countus Groep B.V.
Countus Groep B.V.
Vennotabel Directeur audit RA
Klop
Intern Controller/ Auditor
Gemeente Heerde
Beginnend Belastingadviseur (32-40 uur) – Beverwijk of Haarlem
De Hooge Waerder
Controleleider Audit
Flynth
Assistent Accountancy en Advies
HLB Witlox
Vacature Manager Assurance
CROP
Senior Manager Samenstelpraktijk
RSM
Medewerker Belastingadvies
Flynth
Senior Supervisor Assurance- Amersfoort, Arnhem, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Supervisor audit in Brabant
Moore DRV

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen