Leroy Aarland is oprichter en eigenaar van Aarland Administratie. Na een jaar in de juridische adviesverlening begon hij zijn administratiekantoor, omdat klanten steeds vaker om fiscale adviezen vroegen. “Ik kreeg bijvoorbeeld vragen over de btw-aangifte,” zegt hij. “Klanten waren daar soms onzeker over; ze willen geen gedoe met de Belastingdienst.” Dit deed hem nadenken of administratieve en fiscale dienstverlening niet leuker was dan juridische haarkloverij. “Na een basiscursus boekhouden merkte ik dat het werk me goed lag.” Zo startte Aarland Administratie met vijf klanten.
Accountancyportal
De opzet van het administratiekantoor was in die beginfase erg basaal. “We werkten met een boekhoudpakket dat die naam eigenlijk niet mocht dragen”, aldus Aarland. Hij ontdekte al snel dat de IT-infrastructuur van zijn administratiekantoor niet toereikend was om zijn ambities bij te benen. “Jaarrekeningen, fiscale aangiftes en aangepaste grootboekrekeningen; ons softwarepakket kon dat allemaal niet aan. Mijn conclusie was dat we onze automatisering moesten professionaliseren.”
Vervolgens kwam het rijtje bekende namen van leveranciers van bedrijfssoftware op tafel. Daaronder was ook AFAS. “Die kende ik eigenlijk alleen van het voetbalstadion van AZ en de bekende concerthal in Amsterdam”, blikt hij terug. “Toen ik me in het bedrijf verdiepte, kwam ik er achter dat het een zelfstandig familiebedrijf is met een prima reputatie als softwareleverancier. Maar ik raakte pas echt nieuwsgierig toen ik in de gaten kreeg dat hun pakket te koppelen is aan een accountancyportal.” Voor hem was dat voldoende aanleiding om zich in te schrijven voor een demonstratie. Hij maakte kennis met AFAS Profit en het pakket AFAS SB voor het voeren van klantadministraties. Dit maakte Aarland duidelijk dat hij met AFAS zijn nieuwe softwarepartner had ontmoet. “Ze konden me bieden wat ik nodig had.”
Rust en comfort
De boekhoudsoftware van SB verraste hem positief. “Het leek me niet alleen voor BV’s, maar ook voor zzp’ers een prima oplossing omdat alles zo intuïtief werkt”, merkt hij op. “En als een klant het niet meer helemaal weet, kan hij of zij altijd een rondleiding raadplegen of ons kantoor even mee laten kijken. Misschien levert de klant bepaalde documenten niet goed aan, dan kunnen wij laten zien hoe het wél moet.” Want een van de sterkste pluspunten van SB is volgens Aarland de mate van transparantie. “Ik zeg weleens: boekhouden in het duister is niets voor ons. Wij doen niets buiten het zicht van de klant. En omdat we onze activiteiten goed documenteren, is de klant niet afhankelijk van de aanwezigheid van een bepaalde medewerker. Mijn team en ik kunnen op elk moment met ieder klantdossier aan de slag. Wij weten wat er bij klanten speelt, en dat vinden zij prettig. Het geeft ze rust en comfort.”
“Aan de hand van onze begroting kan ik in het systeem goed zien of we met onze doelstellingen op koers liggen”
Volgens Aarland houdt de transparante manier van werken in SB zowel zijn kantoor als de klant scherp. “Als wij constateren dat een klant de aankoop van sportschoenen als zakelijke kosten boekt, dan geven wij een seintje dat dat het toch echt om een privé-aankoop gaat. Maar als wij omgekeerd eens een keer wat later zijn met de btw-aangifte, reken maar dat wij dat dan ook te horen krijgen!”
Volwaardig bedrijf
Zijn eigen administratiekantoor heeft hij geautomatiseerd met AFAS Profit in combinatie met Accountancy Direct en de onderdelen Financieel, Fiscaal, CRM, Abonnementen en de interne portal InSite. Zijn motivatie voor deze keus: “Ik vind een stevige basis belangrijk om Aarland Administratie uit te laten groeien tot een volwaardig bedrijf.” Hij is blij dat de oude klantenlijst is vervangen door een professionele CRM-module en roemt het werken met taken en signalen in workflows. Heel tevreden is hij over het feit dat zijn kantoor allerlei applicaties de deur uit heeft kunnen doen. “Het onboarden van nieuwe klanten was vroeger een hoop werk waar allerlei systeempjes bij kwamen kijken. Nu is het in principe één druk op de knop.”
Belangrijk is het voor Aarland ook dat Profit (de backoffice van de software) hem stuurinformatie verschaft, al zegt hij er meteen bij dat hij de rapportagemogelijkheden van het systeem nog lang niet allemaal benut. “Maar aan de hand van onze begroting kan ik in het systeem goed zien of we met onze doelstellingen op koers liggen. Dat is heel prettig. Bovendien vertelt het systeem me hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden voor een klant vragen. Als daar vreemde afwijkingen in zitten, ga ik na wat daarvan de oorzaak is.”
Zien is geloven
Bij Aarland Administratie nemen klanten de dienstverlening af op abonnementsbasis. De dagelijkse advisering maakt daar zonder meerkosten deel van uit. Waarom is dat? Aarland: “Ik zou niet willen dat een klant bang is om een vraag te stellen omdat er misschien een prijskaartje aan hangt. Een voorbeeld? Laatst werd ik gebeld door een klant die bij een autodealer was voor de aanschaf van een auto van de zaak. Die wist niet of hij nou een btw- of marge-auto moest aanschaffen. Dan denk ik graag even mee om te voorkomen dat de klant een verkeerde keuze maakt.”
“Het systeem vertelt me hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden voor een klant vragen”
Hoe brengt hij zijn enthousiasme voor SB over op zijn klanten? “Dat is een heel goeie vraag. En het antwoord is volgens mij verrassend eenvoudig. Ik heb de aanpak gekopieerd van de consultant van AFAS die mij op zijn beurt enthousiast heeft gemaakt voor SB. We laten klanten zien hoe functionaliteiten werken om ze te laten ervaren dat dit veel makkelijker werkt dan bijvoorbeeld in Excel. Ook staan we stil bij de vrijheid die klanten hebben om zelf te bepalen wat ze op hun dashboard willen zien. Het effect van zo’n demo? Zien is geloven.”
Slimme ondernemerstip
Heeft Aarland ten slotte nog een slimme ondernemerstip? “Zorg dat je als ondernemer het beste voorbeeld bent van enthousiasme voor je bedrijf. Breng die blijdschap over op klanten en medewerkers. Als ik op bezoek ben bij AFAS zie ik iets soortgelijks gebeuren.”
Hij zegt ook: “Het allerbelangrijkste is dat je bedrijf goed staat. Dan is het helemaal niet nodig om overdreven veel energie in klantenwerving te steken. Wij hebben in de eerste vijftien maanden van Aarland Administratie ons klantenbestand vervijfvoudigd. Die nieuwe klanten zijn allemaal aangebracht door bestaande relaties”, aldus Leroy die bijzonder tevreden is over de samenwerking met AFAS. “Ik zeg weleens gekscherend: AFAS is een warm bad en wij zijn de badeendjes. We maken het nóg leuker.”
Past AFAS SB bij jouw kantoor? Ontdek het zelf!
Benieuwd hoe onze software de processen binnen jouw kantoor optimaliseert? Bekijk onze demo of probeer vrijblijvend een gratis proefmaand en ontdek het zelf!
Geef een reactie