Praktijkervaring: een nieuw salarispakket voor Kaiser en De Vries. ‘Moeilijk is het niet!’

Kaiser en De Vries is een administratiekantoor in Soest met een gezonde MKB-praktijk. Administratieve diensten, jaarrekeningen, belastingaangiftes en salarisadministratie is de kern van hun dienstverlening. Begin volgend jaar zet het kantoor een grote stap. Dan verandert de naam van het kantoor in Kaiser, De Vries en Rosenberg. Het resultaat van een fusie met het Utrechtse kantoor Rosenburg Consult/Merwede administraties. Dit jaar is het kantoor voor de salarisverwerking overgestapt van Unit 4 naar Exact Online. Dat vraagt om een goede voorbereiding en uitvoering. De eisen die aan salarisverwerking worden gesteld zijn hoog. Ondernemers en werknemers moeten kunnen vertrouwen op een foutloze verwerking. In gesprek met Nico de Vries en Guus Kaiser, de naamgevers van het kantoor en Gert van Oudheusden, de man verantwoordelijk voor de inrichting van de salarisadministraties.

Eind vorig jaar besloot het kantoor om de overstap te maken van Unit 4 naar Exact Online voor salarisverwerking. Daar waren argumenten voor. Lagere kosten per loonstrook en een eenvoudiger gebruikersinterface waardoor in dezelfde tijd, met minder moeite meer stroken verwerkt zouden kunnen worden.
Dat klinkt eenvoudig, echter een overgang van het ene salarispakket naar een ander vraagt om een degelijke voorbereiding. Bij Kaiser en De Vries begint dat met de wijze waarop zij salarisverwerking willen aanbieden. En dat is op de maat van de klant. Wil de klant zelf inloggen en alle gegevens zelf invoeren dan kan dat. Wil de klant een e-mail aanleveren met alle mutaties dan kan dat ook. Een digitale loonstrook of een loonstrook op papier? Het kan. Service staat centraal. Het is juist dat aspect waarmee het kantoor zich wil onderscheiden van de grote salarisverwerkers. Guus Kaiser: ’We denken met de klant mee. Doet hij iets fout dan melden we dat. Wij checken iedere maand bij de bron.’ Dan moet je bijvoorbeeld denken aan verkeerde berekeningen van overuren of verlofdagen. Salarisadministratie ligt gevoelig. Daar kun je je geen fouten in veroorloven.
Typisch adviestraject rond salarisadministratie is de invulling van de werkkostenregeling. Of iets onder de werkkostenregeling kan vallen? Dat is zo’n standaardvraag. Binnen Kaiser en De Vries heeft Gert van Opheusden, verantwoordelijk voor de salarisverwerking, vrijwel altijd een direct antwoord. Of wanneer in vakantietijd de salarisstroken eerder gedraaid moeten worden dan kan dat. Salarisverwerking is voor het kantoor niets nieuws. Jarenlang werd daarvoor het pakket van Unit 4 gebruikt en sinds kort Exact Online. Deels uit kostenoverwegingen, maar ook omdat Exact gebruiksvriendelijker is. Bij Kaiser en De Vries wordt de klant – binnen grenzen – op maat bediend. Binnen het kantoor worden de salarissen vervolgens op een één strakke, eenduidige wijze verwerkt.

Inrichting

‘Gegevens moeten compleet zijn voordat je kunt beginnen,’ stelt Gert van Opheusden. NAW-gegevens, kopie van ID-bewijs en vervolgens de met de werknemers gemaakte afspraken en het aantal gewerkte uren. Tot op heden leverden klanten mutaties aan per e-mail. De wens is om meer klanten direct toegang te geven tot het salarissysteem zodat zij direct zelf de wijzigingen in het systeem kunnen invoeren. Gert geeft onmiddellijk aan dat dit bij een klant met twee werknemers minder relevant is. Echter wanneer het om tientallen verloningen gaat wordt dit al anders. Het niet opnieuw moeten invoeren van gegevens voorkomt gewoon fouten.
‘Niet alle klanten leveren alles digitaal aan. Nieuwere klanten vaak wel. Daarvoor hebben we Exact Online ingericht en zo’n klant doet alles zelf. Scant facturen, dagafschriften van de bank belanden automatisch in de administratie. Dat vraagt niet om extra handelingen. Zo’n klant voert ook zelf de salarismutaties in. Wij controleren of alles op de juiste rekeningen wordt geboekt.’

Hoe veel tijd is er nodig om over te gaan op een ander systeem?

‘Maanden,’ antwoordt Guus Kaiser kordaat. Bij de overgang van een salarispakket is het volgens hem het eenvoudigst om dat per 1 januari te doen. Maar wij zijn halverwege het jaar gestart, met als voordeel dat je goed kunt vergelijken. De salarisstroken in het oude en nieuwe pakket mogen namelijk niet van elkaar verschillen. In de praktijk komen er toch kleine verschillen voor. Die kunnen betrekking hebben fiscale kortingen, ouderschapsverlof, zaken die in het ene pakket misschien net iets anders worden berekend dan in het andere. Dat moet er wel uitgefilterd worden. Gert van Oudheusden hierover: ‘Het overzetten van de gegevens gaat gedeeltelijk via de loonaangifte, maar basisgegevens als NAW-gegevens, sofinummers e.d. niet. Op zo’n moment kom je altijd fouten tegen. Een verkeerde voorletter of een fout adres. Wanneer je een salarisadministratie omzet moet je altijd met de stofkam door alle gegevens.’
Uiteindelijk heeft het kantoor ruim de tijd genomen voor de gehele overgang en is nu in het derde kwartaal definitief afscheid genomen van het oude pakket. Nu volgt voor Gert van Oudheusden de uitdaging om voor de vestiging in Utrecht, waar de fusiepartner kantoor houdt, dezelfde overgang te regelen. De datum die daarvoor staat is 1 januari aanstaande en hij is hard op weg met die transitie. Dat begint opnieuw met het inlezen in het nieuwe systeem van de bestaande gegevens. Opnieuw schaduw draaien en goed controleren of alle stroken kloppen en er geen onverklaarbare afwijkingen inzitten. Dat vereist scherp opletten en opnieuw de stofkam om secuur door alle gegevens te gaan.
Nico de Vries: ‘Je kunt niet blijven werken op oude manieren. Klanten vinden dat ouderwets, het heeft een verkeerde uitstraling. Maar we hebben ook klanten die het niet prettig vinden om te moeten inloggen op een geautomatiseerd systeem. Zeker bedrijven waarbij de directeur of zijn vrouw de administratie doet. Je moet dus wel op maat blijven werken.’

Moeilijk is het niet

Uiteindelijk somt Gert de ervaringen rond de overstap op. ‘Het kost tijd. Moeilijk is het niet.’ Het nieuwe systeem werkt sneller, efficiënter, vraagt minder handelingen en is gebruiksvriendelijk. Het kantoor had ervoor kunnen kiezen om de online variant van het oude pakket te implementeren. Nu is het zo dat zij redelijk wat tijd hebben besteed aan de overgang naar Exact Online. Dat vroeg meer tijd dan oorspronkelijk voorzien. Daar staat de al eerdergenoemde plus in efficiency tegenover en het gegeven dat de kosten per loonstrook lager zijn. Toch liggen daar niet de grote verschillen. Software is vaak modulair opgebouwd en meer modules zorgen voor meer kosten. ‘We kunnen in Exact meer loonstroken verwerken in dezelfde tijd. Wanneer je klantenbestand groeit heb je daar dus baat bij. Je kunt het terugverdienen in efficiency.’

———————————————————————————————————————————————————————

Meer weten over Exact Online Salarisadministratie volg deze link