Boekhouden zonder handen, oftewel ‘No hands accounting’. Zo heeft Exact het genoemd, want daar komt het uiteindelijk op neer. De software neemt steeds meer repetitief administratief werk over, zodat accountant hun handen vrijhouden voor andere zaken. Het is een onderwerp voor nu en voor de toekomst. Martin van Vliet gaf er tijdens de AV-dag een praktische sessie over: #hoedanprecies.
‘Ik begin maar gelijk met de kansen, want daar hou ik van’, gaf van Vliet aan: ‘Tijdwinst is een grote kans. Gemiddeld besteedt een klant 7,6 uur per maand aan de boekhouding. Daar valt zeker winst te behalen. Het zou toch fijn zijn als die tijd niet meer nodig is. Ondernemers vinden snelheid belangrijk en lopen zelf gemiddeld 1-3 dagen achter met de boekhouding. Bij de accountant ligt dat tussen de 30-90 dagen. Vind je het vreemd dat klanten wel hun bankafschriften bekijken, maar niet in de systemen van de accountant? Nieuws moet wel relevant zijn.’
Stappenplan
Het stappenplan naar de geautomatiseerde boekhouding begint met het aanmaken van boekingen en het uitvoeren van terugkerende, voorspelbare acties. ‘Alleen die eerste stap geeft al een besparing van 54%. We zien dat 80% van de inkoopfacturen nu nog handmatig wordt verwerkt, terwijl alleen de ‘Scan en Herken’-optie al zorgt voor 87% tijdbesparing bij het verwerken van facturen’. Exact werkt aan een gateway waar alle facturen binnenkomen, een hybride model waarbij het voorlopig niet uitmaakt in welk formaat er aangeleverd wordt; gescand, een pdf of een UBL. Deze gateway fungeert als doorgeefluik, waardoor het juiste boekingsvoorstel in de administratie terechtkomt.
500 flessen wijn
Ter illustratie toonde van Vliet een voorbeeld van een ondernemer die 500 flessen wijn bestelt. De bestelling kan op verschillende manieren worden geboekt, afhankelijk van het doel waarvoor de bestelling is geplaatst, zoals voor een bedrijfsborrel, een relatiegeschenk, een kerstpakket voor de eigen medewerkers of voor handelsdoeleinden. De robot gaat de factuur aan een bestelling, order of contract koppelen, en geeft daarbij voorstellen die de waarschijnlijkheid aangeven, uitgedrukt in percentages. Aanvullend is een goedkeuringsfunctionaliteit in voorbereiding, waarmee inkoopfacturen betaalbaar kunnen worden gesteld. Op basis van eerdere data wordt er gekeken hoe groot de kans is dat de wijn moet worden geboekt als catering, voorraad of als marketing. Voor de accountant blijven er minder vraagposten over. Bovendien staan posten vaker meteen goed. Dat bespaart een hoop tijd.
Eerste stappen gezet
‘We zijn er nog lang niet, maar de eerste stappen zijn gezet’, concludeerde Martin van Vliet. Exact gaat met opgeheven hoofd de toekomst tegemoet.
Geef een reactie