Joanknecht is een van de grotere accountantskantoren in Nederland en beheert ruim 425 salarisadministraties, variërend in omvang van bedrijven met 1 of 2 medewerkers tot bedrijven met meer dan 125 medewerkers. Toen de verwerking gesmeerd liep, was het tijd voor de volgende stap: adviseren op basis van salarismutaties. Zo krijgt het Eindhovense kantoor het voor elkaar.
Waar de klanten eerst op allerlei manier hun mutaties aanleverden – per mail, telefoon of zelfs via Whatsapp – gebeurt dit nu allemaal via Exact Online voor Salaris. Die software is geïntegreerd in de financiële administratie. Daardoor komt de loonverwerking automatisch in de boekhouding terecht en worden de salarissen klaargezet voor betaling.
Volgende stap: Mijn [Kantoor]
Joanknecht wilde de klant graag meer betrekken bij de administratie en de klant beter inzicht bieden in de personeelskosten en salarissen. Het kantoor koos er daarom voor om Mijn [Kantoor] te gaan gebruiken. Dit is een uitbreiding op Exact Online voor Accountancy waarmee accountantskantoren nog nauwer kunnen samenwerken met hun klanten. Niet alleen salarismutaties, maar ook inkoopfacturen en -bonnetjes kunnen digitaal worden geüpload. Bovendien kunnen klanten facturen versturen vanuit Mijn [Kantoor] en een heel klantenbestand beheren.
Joanknecht gebruikt Mijn [Kantoor] vooral om klanten altijd en overal inzicht te geven in de gegevens van hun medewerkers en voor het doorgeven van mutaties zoals overuren, verlofdagen en promotie. .
De klant van JoanKnecht krijgt een inlog op de MijnJoanKnecht. Zo noemt Joanknecht voor haar klanten Mijn[Kantoor]. Deze inlog is verdeeld in verschillende gebruikerstypes die via toegekende rechten bepaalde functionaliteiten wel of niet kunnen gebruiken. Via de MijnJoanKnecht gebruiker kunnen klanten van het kantoor zelf mutaties in het systeem zetten. Zij kunnen medewerkers aanmaken en kunnen hun eigen medewerkersdossier beheren.
Op managementniveau kan een totaaloverzicht worden opgevraagd. Allemaal inzichtelijk via een eenvoudig af te lezen dashboard. Mijn[Kantoor] of in dit geval MijnJoanknecht vereenvoudigt veel administratieve handelingen, variërend van debiteuren/crediteuren, bonnetjes en declaratie onkosten, tot en met de aangeven salarismutaties.
Wat heeft het opgeleverd?
In het geval van Joanknecht biedt Mijn [Kantoor] vooral tijdwinst, die vervolgens op allerlei manieren wordt besteed. ‘De efficiency van onze afdeling Salarisadministratie is flink verhoogd’, zegt Aaron van Hees, Salaris Coördinator bij Joanknecht. ‘Voorheen was je blij als je aan het eind van de maand binnen de beschikbare uren de administratie had bijgewerkt.’
Data analyseren
De tijdsbesparing levert de nodige voordelen op voor Joanknecht. ‘Collega’s kunnen doorgroeien en worden meer adviseur en consultant dan puur administrateur. Dat betekent dat we meer tijd hebben voor advies aan onze klanten. We kunnen bijvoorbeeld de via de administratie verzamelde data analyseren. Welke conclusies kan de klant uit de loonstroken trekken? Dat kan van alles zijn, signaleringen rond ziekteverzuim en verlofregelingen, van personeelsontwikkeling en -samenstelling, tot hoe volwassen gaat de klant met zijn personeel om. Zijn er verbeteringen mogelijk?’
Laaghangend fruit
‘Soms kan het de klant zelfs direct geld besparen,’ zegt Van Hees. ‘Dan slagen we erin om belastingvoordelen op te sporen die nog niet werden benut, en ontdekken we bijvoorbeeld dat een bedrijf nog geen gebruik maakt van de cafetariaregeling. Of dat er geen goede mobiliteitsregeling is. Het is allemaal ‘laaghangend fruit’, maar je moet er wel tijd voor hebben om het concluderen én met de klant te bespreken. Zoals de salarisverwerking voorheen ging – zo arbeidsintensief – was daar simpelweg geen tijd voor.
White label
De haken in de naam Mijn [Kantoor] staan voor de mogelijkheden om de software en de app een eigen identiteit te geven. Tussen de haken kan een kantoor zijn eigen naam plaatsen en ook kan een logo worden toegevoegd. In het geval van Joanknecht zien de klanten dan ‘Mijn Joanknecht’, plus het logo van het kantoor.
Verlengstuk van onderneming
Joanknecht is een accountantskantoor in Eindhoven en bestaat al ruim 70 jaar. Het klantenbestand is heel divers. Veel MKB-bedrijven, DGA’s, maar ook enkele grote ondernemingen hebben de weg naar Joanknecht weten te vinden. Het bedrijf wil vooral een verlengstuk van de ondernemingen van de klant zijn, en slaagt daar steeds meer in, onder meer dankzij Exact Online en Mijn [Kantoor].
Meer weten over Exact? Meer over Exact Online voor Accountancy. Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een reactie