Kengetallen oud versus nieuw. Dashboards direct vanuit je accounting software

Het is de ambitie van iedere accountant. Je wilt je dienstverlening consequent op een hoger niveau brengen. Boekhouden is niet genoeg. BTW-aangiften en de jaarrekening moeten op tijd worden aangeleverd. Kan een accountant meer dan dat? ‘Ja,’ is het volmondige antwoord van Erik Ledeboer, expert accountancy cloud oplossingen bij Exact.

De basis op orde en dan verder

Bij innovatie in administratieve processen en software ging het tot nu toe vooral om tempo. Online boekhouden was makkelijk en sneller. Het vergt geen grote investeringen in hard- en software. Geen interne servers in de gangkast. Nee, gegevens worden gewoon veilig opgeborgen in de cloud. En wanneer medewerkers weten dat ze veilig met hun wachtwoorden moeten omgaan kan er niet zo veel fout gaan. Maar een revolutie in de administratieve procesgang is dat niet. Boekhouden bleef gewoon boekhouden.

Dat is nu echt veranderd. De basis is op orde. Niet te veel belasting betalen, omzetcijfers op tijd, enz. Liggen de vervolgvragen naar wat een ondernemer nu echt wil weten nu echt binnen handbereik?

Wat wil een ondernemer weten?

Erik Ledeboer

‘Je mag de vraag ook wel anders stellen. Niet alleen wat wil de ondernemer weten? Ga verder: wat kun je een ondernemer bieden? Binnen Exact Online begint dat bij de inrichting van een administratie,’ stelt Erik Ledeboer. ‘De grote fout die je dan als accountant kunt maken is om de administratie niet goed in te richten. Geen enkele onderneming is gelijk, dus ziet ook niet iedere administratie er precies gelijk uit. Maar er zijn wel overeenkomsten. Goede software speelt daar op in. Exact Online doet dat door het bieden van een aantal sjablonen op basis waarvan een accountant de administratie op maat van zijn klant kan inrichten. Dergelijke sjablonen zijn er voor handelsbedrijven , zakelijke dienstverlening en industrie.’

De administratie van een handelsbedrijf is niet per definitie complex. Het gaat om het registreren van de geldstromen rond in- en uitgaande goederen. Vervolgens kijkt een goede accountant ook met een bedrijfskundige of bedrijfseconomische blik naar zijn cliënt. ‘Dus geen focus op sec compliance. Wanneer je administraties goed hebt ingeregeld is dat niet meer je grootste probleem. Je kunt dan de uitdaging aan van het leveren van op maat managementinformatie.’

Relevante dashboards

Gedegen analyses vroegen in het verleden veel uitzoekwerk, schema’s in Excel of het leggen van koppelingen met analysesoftware. Dat is nu niet meer nodig. ‘Een goede accountant weet welke vragen een goede handelsondernemer zou moeten stellen,’ vertelt Erik Ledeboer. ‘Het snappen van het business model van je klant betekent dat je tot op detailniveau op de vragen van je klant moet kunnen anticiperen. Goed ingeregelde software faciliteert dit.’

Vragen voor dashboard handelsbedrijven

‘Goede dashboards ontstijgen het niveau van debet, credit en banksaldi. Dat is belangrijk. Maar echt inzicht ontstaat pas wanneer je inzoomt op de details.’ En dan volgt er een waslijst van vragen die je aan de software kan stellen, waarna vervolgens diep in de primaire processen van een handelsonderneming  kan worden gekeken.

Omzet

• Wat is mijn omzet?
• Wat is mijn omzet per medewerker per vestiging?
• Wat is mijn omzet per periode? Per dag, per uur?
• Wat is mijn omzet per periode per vestiging?
• Wat is mijn omzet per relatie?

Kosten/financieel

• Wat zijn mijn kosten?
• Wat zijn mijn kosten per artikel?
• Wat zijn mijn kosten per vestiging?
• Wat zijn mijn kosten per relatie?
• Hoe verlopen mijn salariskosten?
• Hoe gaat het met mijn debiteuren?
• Hoe gaat het met mijn crediteuren?
• Wat zijn mijn openstaande posten (debiteuren en crediteuren)?
• Welke cliënten betalen slecht of laat?
• Hoe zien de banksaldi er uit?

Marges

• Wat zijn mijn marges?
• Wat zijn mijn marges per artikel?
• Wat zijn mijn marges per vestiging?
• Wat zijn mijn marges per medewerker?
• Wat zijn mijn marges per relatie?
• Wat zijn mijn marges per periode?

Voorraden

• Wat zijn mijn voorraden?
• Welke artikelen lopen erg goed?
• Welke artikelen lopen niet zo goed?
• Wat is de ouderdom van mijn voorraden?
• Hoe is dat per vestiging?

Succesvol ondernemen

Succesvol ondernemen is altijd te vertalen naar financiële transacties die op enig moment hun plek vinden in het grootboek. De hiervoor gestelde vragen van ondernemers zijn niet moeilijk. Maar geeft het grootboek – het boekhoudpakket – altijd het antwoord? Wanneer de accounting software alleen maar gericht is op de financiële verantwoording en bijv. niet gekoppeld is aan kassasystemen, voorraadregistraties, of omzetten per artikelgroep of medewerkers dan vraagt inzicht heel veel tijd en gedoe. Dat is niet meer nodig. Goede software biedt overzicht en inzicht op de grote lijnen, maar is wel gebaseerd op het kijken naar de talloze details die een onderneming vaak complex maken.

‘De vragen zijn niet moeilijk,’ zo stelt Erik Ledeboer. ‘En de antwoorden zijn dichtbij.’

Praktijkvoorbeeld: KPI’s van een handelsonderneming

Stel je kijkt als accountant naar de financiële KPI’s van een handelsonderneming. Je ziet dat de cashflow niet optimaal is. Deze ondernemer wil echter investeren en zijn handel uitbreiden. Hij kan geld lenen bij de bank, maar hij kan ook – samen met zijn accountant – scherper naar zijn voorraden kijken.
De basis van de administratie is op orde. Dat is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de accountant en zijn klant.

Goed inrichten is essentieel

Bij het inrichten van de administratie moeten alle artikelen goed zijn geclassificeerd op basis van artikelgroepen. Door de voorraadgrootboekrekeningen goed bij te houden heb je zicht op de voorraadwaardes. Je kunt als accountant inzien van welke producten of groepen van producten veel of weinig voorraad is. Je kunt via in te stellen KPI’s zien of er inactieve voorraden zijn en wat de omloopsnelheid is van bepaalde voorraden is. Dat ligt bij supermarkten anders dan in de modebranche of bij de verkoop van machines.
Een interessante KPI is de ouderdomsanalyse op de voorraden. Zo kun je samen met de ondernemer de diverse producten langslopen en daar een gezonde discussie c.q. adviesgesprek over voeren. Hoe hoog zijn de voorraadkosten? Moet er juist meer of minder van bepaalde goederen worden ingekocht? Moeten bepaalde artikelen helemaal uit het assortiment of zou een goede marketingcampagne juist dat ene item een boost kunnen geven?

In het scherm zoals hierboven kunnen dergelijke selecties worden gemaakt. Artikel, voorraad, periode, deelassortiment, plek. De lay out is zodanig dat gevraagde selecties eenvoudig kunnen worden samengesteld en bijna ad hoc kunnen worden gepresenteerd.

 

Lees meer over Exact Online voor Accountancy of bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy.

Of ontdek de 4 stappen naar moderne accountancy