Nu financiële data steeds vaker een gegeven wordt, verschuift de rol van de accountant. Vervul jij die proactieve adviesrol al, of kun je onderdelen van de dienstverlening verbeteren? In dit blog lees je welke signalen uit jouw organisatie kunnen wijzen op pijnpunten.
Wie had in 2006 gedacht dat Nokia een grootschalige transformatie nodig had om voorbereid te zijn op de toekomst? Het Finse bedrijf domineerde jarenlang de markt van mobiele telefoons; was in 2014 bijna failliet, maar toonde veerkracht en is nu de op één na grootste speler in de mondiale draadloze miljardenmarkt.
Als jouw kantoor op dit moment zeer succesvol is, waarom zou je dan willen transformeren? Het antwoord is eenvoudig: als je niet achterop wil raken en voorbereid wil zijn op de toekomst, omarm digitale transformatie en durf te veranderen.
Zo herken je pijnpunten binnen jouw kantoor
Denk je bij het lezen van deze introductie: ‘‘ik werk al in de cloud, mijn klanten hebben de Exact Online app en ik e-mail met mijn klanten’, dan is dat zeker een goed begin! Maar nu financiële data steeds vaker een gegeven wordt, verschuift de rol van de accountant. Je klanten hebben real-time inzicht in hun cijfers nodig en vertrouwen op jou om deze data te interpreteren. Vervul jij die proactieve adviesrol al, of kun je onderdelen van de dienstverlening verbeteren?
Indicatoren
Om erachter te komen of jouw kantoor toekomstbestendig is, kijken we eerst naar de huidige situatie.
- Neem je interne processen onder de loep
In feite bestaat een proces uit een serie van activiteiten, uitgevoerd door mensen of machines, waar informatie en communicatie voor nodig is. Kijk bijvoorbeeld naar het aangifteproces. Hoe werken medewerkers en afdelingen samen? Kun je spreken van een efficiënte workflow en is het helder als iets ‘klaar’ is? Gaat dit vlot, of stagneert het proces op bepaalde onderdelen? - Hoe verloopt de communicatie?
Nu gaan we kijken naar de communicatie met klanten en collega’s. Komen de vragen van jouw klanten binnen via verschillende kanalen (e-mail, whatsapp, bellen)? Gaat het verwerken van vraagposten makkelijk of wacht je regelmatig op dat ene ontbrekende document, waardoor je niet verder kunt? - Drukte tijdens de btw-maanden?
Verwerkt jouw kantoor de administratie pas bij het aanleveren van bonnetjes aan het einde van de maand of het kwartaal? Dit geeft vaak een piekdrukte tijdens de btw-maanden. Een frequente aanlevering helpt je de druk te verlagen en sneller cijfers op te leveren. - Leveren jouw klanten de administratie al digitaal aan?
Komen jouw klanten langs om hun boekhouding af te geven? Of leveren ze facturen en bonnetjes digitaal aan? Zorg voor tijdigheid, juistheid en volledigheid van de administratie door klanten digitaal hun administratie aan te leveren. - Welke tooling gebruik je?
Als laatste kijken we naar de applicaties die je klanten en jij gebruiken. Hoeveel systemen zijn er bij jouw kantoor in gebruik en zijn die aan elkaar gekoppeld en volledig geïntegreerd? Denk aan applicaties van verschillende leveranciers, voor dossiers, relatiebeheer of de boekhouding. Met als resultaat dat klanten verschillende apps op hun smartphone hebben staan en dit als ongemakkelijk ervaren. Versnipperde tooling is een belangrijke indicator die vaak wordt genoemd als pijnpunt binnen de organisatie.
Op weg naar het kantoor van de toekomst
Marco Brinkman is ruim een jaar geleden de transitie van zijn kantoor gestart en is nu op weg naar het kantoor van de toekomst. Dijck & de Ridder is een succesvol administratie- en belastingadvieskantoor in Hilversum. Het kantoor bevindt zich in een transitiefase van traditionele on-premise software naar moderne cloudoplossingen. Zij ontdekten dat de cliëntcommunicatie een punt van aandacht was. Tevens signaleerden ze dat steeds meer werkzaamheden tussen afdelingen konden worden samengevoegd door verbeterde software en interne workflows.
Marco: ‘De financiële- en samenstelpraktijk gaan steeds meer in elkaar over. Daarnaast hebben we een grote diversiteit aan medewerkers en willen we continu bij zijn met administraties. Dus mijn medewerkers moeten snel cijfers kunnen maken. Daarom moeten we ervoor zorgen dat de administratie op orde is, zodat de ondernemer via Mijn[Kantoor] real-time inzicht heeft in zijn financiële situatie en snel kunnen schakelen.’
Veranderende informatiebehoefte van de klant
Marco gaat verder: ‘‘We merken dat de informatiebehoefte bij de klant verandert en ze willen zelf inzicht hebben in de administratie. Hoe staan ze ervoor? Dat is informatie waar klanten op sturen. Net zoals ze in een app van de bank zien wat het saldo is, willen ze in hun boekhouding direct zien wat ze nog kunnen vorderen en wat ze moeten gaan betalen. Daar hebben wij met Exact een verbeterslag in gemaakt. Het is een ongoing proces, waarbij het contact met de klant belangrijk blijft om te weten waar wij op moeten inspelen.’
Aan de slag
Herken jij één of meerdere situaties? Grote kans dat jouw kantoor winst kan behalen door standaardisatie of automatisering met Exact voor Accountancy. Zo voorkom je een berg werk per maand of kwartaal en verdeel je de werkdruk. Het stelt je in staat een vast patroon te ontwikkelen en meer grip op cijfers te krijgen.
Besluit je om te innoveren, focus je dan niet alleen op de software. Want hoewel technologie een belangrijke rol speelt bij digitale transformatie, draait het niet alleen om de tooling die jij en je klanten gebruiken, maar om wat je er mee doet.
Ben jij klaar voor de toekomst?
Technologische vooruitgang en de steeds veranderende markt hebben de manier waarop accountants waarde creëren veranderd. Exact voor Accountancy is er klaar voor. Jouw kantoor ook? Download ons informatiepakket
Lees meer over Exact Online voor Accountancy of bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy.
Geef een reactie