Automatisering staat al jaren bovenaan de agenda van accountantskantoren. Dit zien we terug in het MKB Barometeronderzoek van dit jaar: voor zeven op de tien kantoren is automatisering een prioriteit én is er budget voor beschikbaar. De redenen zijn bekend: een groeiend aantal ondernemers, een krappe arbeidsmarkt en hogere werkdruk. Toch blijft de daadwerkelijke vooruitgang achter. “Kantoren zeggen al lang dat ze willen automatiseren”, zegt Thibaut. “Hoe doe je dat goed, dat is de echte uitdaging.”
Die uitdaging zit volgens hem zelden in de technologie zelf. “We hebben ontzettend veel mogelijkheden. Maar automatisering is een groot begrip. Vaak wordt er gedacht: we zetten een tool aan en dan zijn we er. In de praktijk werkt het zo niet.” De crux ligt volgens Thibaut in changemanagement. “Je kunt alles perfect inrichten, maar als gebruikers niet alles eruit halen wat erin zit, levert het je alsnog niks op. Je moet mensen mee zien te krijgen in een andere manier van werken.
Automatisering begint bij inzicht
Veel winst valt bij kantoren nog te behalen in het automatiseren van het administratieve proces. Volgens Thibaut bestaat een optimaal ingerichte administratie uit vier samenhangende stappen. “Allereerst de configuratie: hoe richt je je administratie in? Vervolgens de boekingen zelf verwerken. Daarna de controle, bijvoorbeeld rondom btw en jaarcijfers. En tot slot inzicht en efficiëntie.”
Juist die laatste stap wordt volgens hem vaak onderschat: “Kantoren missen inzicht in wat er daadwerkelijk gebeurt in hun administraties. Waar gaat het goed, waar niet, en waarom?” Dat gebrek aan inzicht zorgt ervoor dat automatisering stokt. “Je ziet nog steeds dat een groot deel van de boekingen handmatig gebeurt. Dat is eigenlijk niet meer van deze tijd. Maar zonder inzicht weet je niet waar je moet ingrijpen.” Volgens Thibaut speelt vertrouwen daarin een grote rol. “Accountants zijn van nature controlerend. Dat moet ook, gezien wet- en regelgeving. Maar dat maakt het lastig om processen los te laten. Automatisering vraagt om vertrouwen in het systeem.”
De voordelen van automatisering zijn duidelijk: minder repetitief werk, lagere kosten en meer ruimte voor advies. Toch blijft de adoptie achter. “Je ziet een verschuiving in het verdienmodel van kantoren”, zegt Thibaut. “Van uurtje-factuurtje naar vaste prijzen. Dan wordt efficiëntie ineens cruciaal. Want als je tijd bespaart, houd je marge over.” Automatisering maakt het mogelijk werk anders in te richten. “Een factuur die elke maand hetzelfde is, wil je maar één keer zien. Daarna moet het systeem het overnemen.”
Dat betekent echter ook dat het werk van medewerkers verschuift. “Je gaat van handmatig verwerken naar controleren en adviseren. Maar dat vraagt wel dat mensen anders gaan denken en werken. En juist daar komt de capaciteit om automatisering écht te adopteren onder druk te staan.”
Die verandering blijkt in de praktijk lastig. “Je hebt te maken met verschillende generaties en werkstijlen”, zegt Thibaut. Daarom is het essentieel medewerkers mee te nemen. Volgens Thibaut draait het om vertrouwen en transparantie: “Laat zien wat goed gaat en waarom. Geef mensen inzicht in hun eigen werk en prestaties. Dan ontstaat er draagvlak.” Een veelgemaakte fout is volgens hem dat kantoren automatisering onderschatten. “Ze denken: we zetten de software aan en klaar. Maar je moet juist investeren aan de voorkant. In inrichting, in processen en in mensen.”
Inzicht als versneller
Om dat inzicht concreet te maken, werkt Exact aan een nieuwe ‘efficiëntiemonitor’ binnen de accountancysoftware. De tool is momenteel in een testfase bij een groep accountantskantoren. De gedachte erachter is simpel: zichtbaar én visueel maken wat er gebeurt in administraties. “We kijken naar hoe facturen worden aangeleverd, hoeveel er handmatig wordt geboekt en welke correcties gebruikers doen”, legt Thibaut uit.
Daarmee ontstaat een nieuw perspectief op efficiëntie. “Je ziet bijvoorbeeld hoeveel procent van de facturen volledig automatisch wordt verwerkt, zonder menselijke tussenkomst. En waar nog wordt ingegrepen.” Juist dat laatste is waardevol. “Als iemand continu omschrijvingen aanpast of grootboekrekeningen wijzigt, wil je weten waarom. Is dat nodig, of zit daar inefficiëntie?”
De monitor maakt die patronen zichtbaar, zowel op kantoor- als medewerkersniveau. “Je kunt zien wie efficiënt werkt en wie niet. Dat geeft aanknopingspunten om processen te verbeteren of mensen te begeleiden.” Volgens Thibaut ligt daar de echte winst: “Niet in nóg een tool, maar in het inzicht dat je krijgt. Dat helpt je gerichter te sturen.”
Van inzicht naar actie
Dat inzicht heeft ook impact op de relatie met klanten. “Als je administratie beter is ingericht en processen efficiënter lopen, ben je minder tijd kwijt aan correcties en handwerk”, zegt Thibaut. Daardoor ontstaat er ruimte voor andere activiteiten. “Je kunt meer waarde toevoegen richting je klant. Denk aan advies, begeleiding en groei.” Tegelijkertijd blijft de menselijke factor bepalend: “We kunnen veel automatiseren, maar niet alles. Uiteindelijk blijft het gedrag van gebruikers doorslaggevend.”
Daarom ziet Thibaut automatisering vooral als een continu proces. “Het is geen eindpunt. Je moet blijven kijken waar je kunt verbeteren, waar je tijd verliest.” Zijn conclusie: “Automatisering begint niet bij technologie, maar bij inzicht en ander gedrag. Pas als je dat op orde hebt, ga je echt profiteren van automatisering.”
Tekst: Sander Voortman
Deze bijdrage komt uit het AV-magazine met als thema ICT & AI. Dit magazine is verschenen in juli 2026. https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2026-ict-ai/
Geef een reactie