Efficiëntie voor accountants | Data-driven, het nieuwe goud?

In onze zoektocht naar manieren om de efficiëntie van accountants- en administratiekantoren te verbeteren, komen we naast interne processen en samenwerking met collega’s en klanten ook het fenomeen data-driven tegen. Voor sommigen is data het nieuwe goud, voor anderen oude wijn in nieuwe zakken. Feit is dat data, en vooral de inzichten die je eruit destilleert, je beste kompas is bij je zoektocht naar een betere performance van je kantoor en de onderneming van je klant. Wat is data-driven in de context van accountancy? Waarom is het zo lastig voor accountants om hier concreet mee aan de slag te gaan? Exact-collega’s Roos Timmermans en Martin van Vliet vertellen in dit artikel wat zij in de praktijk zien.

Black box

Datagedreven werken komt oorspronkelijk uit het vakgebied van marketing waar inzichten uit data (gegevens over (potentiële) klanten bijvoorbeeld) actief worden gebruikt voor onder andere het uitwerken van strategieën en het bepalen waar mogelijke verbeterpunten zitten. Maar deze aanpak is natuurlijk veel breder toepasbaar. Roos: ‘Elke financiële adviseur beschikt over grote hoeveelheden gegevens van zijn klanten. Data die met de nodige analyse relevante inzichten kunnen opleveren in de performance van individuele ondernemingen, maar ook van hele marktsegmenten. In de praktijk weten we echter vaak niet welke data er is, laat staan dat we een idee hebben hoe deze relevant zijn.’

Martin: ‘Nog even los van het feit dat de berg financiële gegevens voor de gemiddelde financiële adviseur één grote black box is, is ook het ontbreken van capaciteit, kennis en ervaring op dit gebied een reden waarom veel kantoren datagedreven werken nog steeds als een (te) grote uitdaging zien. Zonde, want zo ingewikkeld is het niet! Er zijn legio tools beschikbaar waarmee bij wijze van spreken zelfs de grootste digibeet een prachtig en inhoudelijk goed dashboard neer kan zetten op basis waarvan hij klanten kan laten zien waar in hun bedrijf ruimte zit om efficiënter te werken.’

Datagedreven zijn is geen doel op zich

‘Wat je goed in de gaten moet houden is dat datagedreven werken geen doel op zich is, maar een middel om je doel te bereiken,’ gaat Martin verder. ‘Wil je processen efficiënter maken, problemen bij klanten voorkomen of wil je echt toegevoegde waarde voor je klant gaan leveren (in plaats van ‘u vraagt, wij draaien’)? Ook de klant zelf moet helder hebben wat hij van zijn financieel adviseur verwacht. Moet je er alleen voor zorgen dat een ondernemer nooit te veel belasting betaalt en verder geen gedoe, of verwacht je klant dat je op elk moment met hem meedenkt en adviseert over investeringen, werkkostenregelingen en milieuaftrek waardoor zijn bedrijf over de hele (financiële) linie het beste uit de verf komt?’

Roos: ‘Voor het verkrijgen van goede inzichten uit data moet je appels met appels vergelijken. Om gegevens goed naast elkaar te kunnen leggen, moet je naar standaarden toe, een vaste classificatie. Naast dat het analyseren van data een doel moet dienen, moet je in de gaten houden dat de baten hierbij groter zijn dan de kosten. Hoeveel moeite moet je doen om data te verzamelen, classificeren en analyseren? Leveren deze inspanningen voldoende toegevoegde waarde op? Tijdsbesparing, kostenverlaging of risico’s mitigeren. Hetzelfde geldt voor je klant. Gaat je klant met goed onderbouwde adviezen blijer met je zijn (en meer geld bij je besteden) of zitten ze hier helemaal niet op te wachten? Wat is nut en noodzaak: data omzetten in goud moet je niet doen omdat het kan, maar omdat het ertoe doet.’

Van kwantiteit naar kwaliteit

Op een doelmatige manier datagedreven zijn, kan niet zonder gebruikmaking van moderne technologie. Alleen met artificial intelligence zet je kwantiteit om in kwaliteit. Roos: ‘Als accountant wil je toewerken naar management by exception, waarbij software signaleert welke afwijkingen er zijn, zodat je je hier op kunt focussen. Efficiënt datagedreven gaan werken vraagt ook om een risico-gerichte aanpak waarbij je díe dingen controleert die afwijken van de norm en issues die een grote impact kunnen veroorzaken wanneer ze fout gaan.’

Voor Martin is dienstverlening leveren waar de klant echt beter van wordt, zelfs als hij daar niet op zit te wachten, de stip op de horizon. ‘De politiek verandert regelmatig de mogelijkheden en onmogelijkheden van aftrekposten maar ook subsidies. Alleen daarom al wil je met nieuwe technieken meer dan 1000 klanten ‘tegelijkertijd’ bekijken om te achterhalen welke jaarrekening, aangifte of administratie bijsturing nodig heeft. Vergeet het uitdraaien van overzichten. Betrouwbaarheid realiseer en controleer je met behulp van business rules die je waarschuwen op het moment dat er iets uit de hand loopt.’

Data-driven accountants- en administratiekantoren

Wat zou het voor jouw kantoor betekenen als je met jullie eigen data aan de slag gaat? Dat je inzicht krijgt in de performance van je eigen kantoor en waar de mogelijkheden tot verbetering liggen. Per slot van rekening is het kind van de dokter meestal ziek – dus ook voor jouw kantoor zou je wel eens heel eenvoudig een aantal verbeteringen in eigen processen en administratie door kunnen voeren die onderaan de streep een groot verschil maken. En hetzelfde geldt eigenlijk voor de adviezen die je geeft aan je klanten. Onderstaand wat handvatten om ook op jouw kantoor de eerste stappen te zetten op het gebied van data-driven werken.

• Begin met het vaststellen wat datagedreven werken je kantoor op gaat leveren én welke waarde het toe gaat voegen voor je klanten.
• Welke data heb je nodig om bovenstaande doelstellingen te realiseren
• Achterhaal in welke systemen deze gegevens staan opgeslagen en hoe het zit met de kwaliteit ervan (volledig, correct, tijdig).
• Wat heb je nodig aan capaciteit, kennis, kunde en tools om de juiste data te verzamelen, controleren, verbeteren en analyseren.
• Maak een inschatting hoeveel (tijd, moeite, geld) het kost om datagedreven te gaan werken en vergelijk dat met wat het je op gaat leveren als je de gestelde doelen realiseert.

Contact

Nu we binnen de Exact productlijn nog eenvoudiger de fiscale, salaris en HRM data naast de financiële data kunnen leggen, zijn we samen met de markt nuttige analyses en alerts aan het uitwerken voor de relatiebeheerder. Het doel? Zo laagdrempelig mogelijk bruikbare informatie beschikbaar stellen die gedeeld kan worden met de klant. Wil je weten hoever we al zijn, of heb je zelf goede suggesties? Laat het ons weten!