De 5 grootste pijnpunten van accountantskantoren – en hoe Exact deze wegneemt

De samenwerking tussen accountant en ondernemer loopt nog niet altijd op rolletjes. Kantoren worstelen met vijf grote problemen, zo blijkt uit onderzoek van Exact. Martin van Vliet en Erik Ledeboer leggen uit hoe softwareoplossing Exact Online Accountancy deze pijnpunten wegneemt.

Softwareleverancier Exact heeft een duidelijke missie: Het accountantskantoor voorbereiden op een toekomst waarin alle werkprocessen soepel verlopen én de klant volledig wordt ontzorgd. ‘De klant wil het gevoel hebben dat de accountant 24 uur per dag met zijn onderneming bezig is’, zeggen Martin van Vliet en Erik Ledeboer, respectievelijk Senior Product manager en Principal Solution Marketeer bij Exact.

Martin van Vliet

Vorig jaar onderzocht Exact welke pijnpunten accountantskantoren nu nog ervaren in hun dienstverlening. Hieronder staan de vijf belangrijkste.

1. Stop & go kost te veel tijd
   Voor kantoren is het de grootste ergernis: de accountant is bezig met de btw-aangifte of de jaarrekening, maar mist gegevens en moet zijn werk staken tot hij de ontbrekende informatie krijgt aangeleverd. Heeft de ondernemer een nieuwe auto? Zijn er medewerkers aangenomen? Met een beetje pech reageert de klant – die wel wat anders te doen heeft – een week later. De accountant is in zo’n geval 20 procent van zijn tijd kwijt met opnieuw inlezen om het werk te hervatten.
2. Klant verwacht optimale ontzorging
   Veel kantoren die een efficiencyslag maken, willen de bespaarde kosten teruggeven aan de klant. Uiteraard wordt een lagere rekening gewaardeerd, maar de ondernemer heeft meer behoefte aan totale ontzorging. De gemiddelde ondernemer checkt bijvoorbeeld nu al twee keer per dag zijn banksaldo. Elke ondernemer wil daarnaast zicht hebben op toekomstige inkomsten en uitgaven. Dat vereist een realtime bijgewerkte administratie.
3. Wirwar van applicaties
   Voor de boekhouding, de salarisadministratie, belastingaangiften of het jaarwerk – accountantskantoren gebruiken hiervoor vaak verschillende softwareprogramma’s van verschillende leveranciers. Dat is frustrerend: de accountant moet voor elke applicatie apart inloggen en de bijbehorende interfaces kennen. Omdat de applicaties vaak niet goed samenwerken, leidt dat tot vertragende processen. Op veel kantoren moeten de cijfers handmatig uit de administratie worden gehaald bij het samenstellen van de jaarrekening.
4. Versnipperde communicatie met klant
   Door de versnippering aan kantoorzijde verloopt ook de communicatie met de klant via verschillende kanalen. Soms heeft de ondernemer vijf apps waarin om informatie wordt gevraagd of wordt aangeboden. Ook voor de accountant is dat niet ideaal: hij moet de gegevens weer uit alle apps halen. Het is bovendien lastig om overzicht te houden op het klantenbestand. In het precoronatijdperk kon de relatiebeheerder collega’s eenvoudig vragen naar de status van de jaarrekening van firma X. De voortgang van alle klanten werd bijgehouden op een whiteboard. Door het werken op afstand is dat niet praktisch meer.
5. Veranderingsbereidheid medewerkers en klanten
   Accountantskantoren realiseren zich dat een digitale transitie noodzakelijk is, maar vinden het moeilijk om medewerkers en klanten hierin mee te nemen. Ze stuiten bijvoorbeeld op weerstand bij collega’s of klanten. Veel mensen zijn geneigd vast te houden aan oude gewoonten.

Geïntegreerd platform

Met de totaaloplossing Exact Online Accountancy tackelt de softwareleverancier de hierboven geschetste problemen. Erik Ledeboer: ‘We bieden op één platform alle software aan waarmee

Erik Ledeboer

accountants- en administratiekantoren hun diensten kunnen verlenen. Het gaat daarbij om de domeinen boekhouding, salaris, fiscaal, jaarwerk en periodieke rapportages. Omdat alle software is geïntegreerd, komen gegevens uit de boekhouding of de salarisadministratie automatisch in fiscaal en jaarwerk terecht. Dat scheelt het opnieuw inkloppen van data en voorkomt fouten. (Pijnpunt 3) Bovendien verzorgt het platform het intern kantoorbeheer – zoals CRM, documentbeheer, urenregistratie en declaratie. Kortom, alles-in-één.’

Eén app voor de ondernemer

Mijn Exact ontwikkelde voor de klant een ‘Mijn [Kantoor]’-app, die het accountantskantoor kan voorzien van zijn eigen naam. ‘Een leuk persoonlijk kadootje’, meent Martin van Vliet. ‘De ondernemer hoeft niet meer via verschillende apps gegevens in te voeren of te bekijken. Met de app kunnen zij eenvoudig inkoopbonnen en facturen uploaden. Ook kan de ondernemer tegenwoordig dankzij de Europese betaalrichtlijn PSD2 eenvoudig betalingen doen vanuit de app. Omdat de software al deze gegevens direct en automatisch verwerkt, heeft de ondernemer actueel zicht op de bedrijfsvoering.’

Dankzij de ‘Mijn[Kantoor]’-app verloopt voortaan alle communicatie via één kanaal. Van Vliet: ‘Voor de ondernemer een verademing; hij kreeg voorheen soms van drie verschillende afdelingen van het accountantskantoor vragen over bijvoorbeeld een nieuw aangeschafte auto. Omdat alle communicatie tussen kantoor en ondernemer centraal wordt vastgelegd, is dat verleden tijd.’ (Pijnpunt 4)

Prepare by client-vragenlijst

Exact neemt voorts de grootste ergernis weg: een aangifte of jaarrekening niet kunnen afronden omdat de juiste gegevens ontbreken (Pijnpunt 1). De klant wordt – via de Mijn[Kantoor]’-app – verzocht informatie aan te leveren met hulp van prepare by client-vragenlijsten. Zo krijgt de ondernemer enkel vragen die van toepassing zijn op zijn onderneming. Is er geen onroerend goed, dan laat de accountant deze vragen achterwege. De PBC’s (prepare by client-vragenlijsten) zorgen ervoor dat kantoren beschikken over alle relevante informatie om het fiscale en jaarwerk in één keer te doen.

Domeinoverstijgende inzichten

Het integreren van software zorgt niet alleen voor efficiënter werken. ‘Het leidt ook tot domeinoverstijgende inzichten’, vertelt Ledeboer. ‘Door data uit de salarisadministratie of boekhouding te koppelen aan fiscale gegevens, verkrijgen accountant en ondernemer 360 graden overzicht op het bedrijf. Wat is de omzet per medewerker per vestiging of per periode? In dashboards kan de accountant alertfuncties instellen waarmee hij afwijkingen tijdig kan signaleren. Zo kan hij de ondernemer proactief en tijdig wijzen op risico’s of kansen en daarmee ontzorgen.’ (Pijnpunt 2)’

Exact Online Accountancy Suite

Transformatie in stappen

Hoe overtuig je klanten en medewerkers mee te gaan in de digitale transformatie? (pijnpunt 5) ‘Natuurlijk begint het met laagdrempelige, gebruiksvriendelijke software, zoals Exact Online’, aldus Ledeboer. ‘Vertel je klant wat de voordelen zijn. Dat hij dankzij een actuele, volledige administratie altijd de juiste keuzes kan maken.’ Begin de de transformatie met enkele klanten en medewerkers die veranderingsgezind zijn. Omdat Exact Online Accountancy een open systeem is dat goed koppelt met bestaande software van derde partijen, kan het in stappen. Het hoeft niet met één ‘big bang.’

Dit artikel verscheen eerder in het AV-magazine van september 2021.

---

Over Exact

Exact werd in 1984 opgericht in Delft door zes studenten. Zij begonnen in een kantoortje boven een garage en geloofden dat informatietechnologie in het bedrijfsleven belangrijk zou worden. Nu, 35 jaar later, is Exact marktleider in financiële en bedrijfssoftware. Exact heeft vestigingen in 20 landen en ruim 1.850 werknemers. In de Benelux bedient Exact meer dan 7.500 accountants- en administratiekantoren.