Exact, de softwaremaker uit Delft, biedt branchetoepassingen gericht op handels- en productiebedrijven en zakelijke dienstverlening in het midden- en kleinbedrijf. Wanneer de accountant dan ook nog eens goed in control is ten aanzien van zijn eigen workflow – dat kan straks ook in Exact Online – dan kan de accountant zijn regisseursrol en coachrol ten behoeve van zijn klanten waarmaken. Dat is de ambitie van Exact, zoals Gerrit Veltkamp die verwoordt.
Gerrit Veltkamp is geen onbekende bij accountants. Hij kent de kantoren en hij kent hun processen. Jarenlang al houdt hij zich bezig met ICT en procesoptimalisatie bij accountantskantoren. In die rol heeft hij bij veel kantoren in de keuken kunnen kijken. Hij weet hoe accountants werken en hoe je dat – aan de ICT-kant – op het scherpst van de snede kunt organiseren. Nu doet hij dat bij Exact.
Internationale ambitie
Het grote verhaal rond Exact is wel bekend; opgericht in Delft door een aantal studenten van de TU Delft in het begin van de jaren ’80. Zo’n tien jaar geleden – niet als eerste – begonnen met cloudoplossingen voor boekhoudsoftware. Met Exact Online is het bedrijf nu wel een van de grootste aanbieders in Nederland en België van cloud boekhoudsoftware en wil het uitgroeien tot een dominante internationale speler. Exact wil ook in Frankrijk, Duitsland, de UK en de USA vaste voet aan de grond.
Voor cloudtoepassingen geldt dat massa en schaalgrootte essentieel zijn voor succes. Vandaar ook een internationale expansiestrategie voor Exact. Dat betekent dat individuele producten behoorlijk universeel moeten zijn. In principe moet software internationaal kunnen worden uitgerold en standaardisatie is daarvoor een voorwaarde. Kortgezegd betekent dat een focus op rekenregels en universele processen. De vastlegging van goederen, geldstromen, bewerkingen van producten en uren van medewerkers verschilt niet principieel per land. Dat is daarmee te standaardiseren en te organiseren in een multi-inzetbaar systeem, dat in verschillende landen kan worden ingezet. Natuurlijk is lokalisatie nodig om te zorgen dat de wordt voldaan aan de lokale wet- en regelgeving zoals deze worden vastgelegd in certificeringen zoals ICAEW in de UK en GOB in Duitsland.
HRM, audit en assurance en tax verschillen wel internationaal. Dat zijn daarom ook de terreinen waarop Exact zich niet begeeft. Daarvoor zoeken zij intensieve samenwerking met lokale partners die juist díe processen kunnen integreren in de software van Exact en zo de ICT van een accountantskantoor sluitend kunnen inrichten. Hoe dat werkt, vertelt Gerrit Veltkamp.
Boekhouding in zijn huidige vorm heeft zijn langste tijd gehad
Gerrit Veltkamp is daarover heel helder. ‘De wereld van accountancy verandert. We zien dat de boekhouding in zijn huidige vorm zijn langste tijd heeft gehad. Om nu te voorkomen dat we één van de velen worden, willen we naar een volwaardiger productportfolio. Daar voegen we nu ook practicemanagement aan toe en dat gaan we stap voor stap uitbouwen.’
Kort betekent dit dat de volledige interne organisatie van een accountantskantoor met de software van Exact geautomatiseerd en beheerst kan worden: documentmanagement, relatiebeheer, urenregistratie, procesbeheersing en de managementinformatie ten behoeve van de sturing van het accountantskantoor.
‘Administratieve diensten bepalen, in de basis, de andere diensten van een accountantskantoor. Daarna komt de advisering en ondersteuning. In die kernen willen we aanwezig zijn.’
Vanuit die visie komt Exact ook met workflow- en kantoormanagementsystemen voor accountantskantoren en – wat Veltkamp noemt – ‘goede accountancyoplossingen ter ondersteuning van hun klanten in de handel, productie en zakelijke dienstverlening.
Het unieke van Exact online, is een keten in de cloud waarin accountants en hun klanten/ondernemers kunnen samenwerken volledig ondergebracht in één systeem.’
Voorraadbeheer in de keten
Veltkamp geeft een aantal voorbeelden. ‘Voorraadbeheer in het MKB leent zich bij uitstek voor cloudoplossingen. Het proces van een handelsonderneming kent toeleveranciers en afnemers. Zo’n keten van orderprocessing, voorraadbeheer, uitleveren en bijbestellen is heel goed – sterker nog: veel beter – te beheersen met geïntegreerde cloudoplossingen. Voeg daarbij het gegeven dat de accountant mee kan kijken en je hebt een oplossing waarmee de accountant de kwaliteit van de financiële gegevensstromen kan bewaken en zijn klant alert kan houden op ontwikkelingen en gebeurtenissen waarop hij misschien zou moeten bijsturen.’
‘In de meeste cloudoplossingen vind je nu nog geen combinatie van financiële software en branchesoftware. Wij bieden dit wel met Exact Online en zijn hierin uniek. Wanneer je dat combineert, dus de handelsinformatie koppelt aan de grootboekinformatie, dan kunnen we meteen een cashflow- of liquiditeitsprognose maken zonder dat we daar een derde partij voor nodig hebben. Dat is iets wat in ons portfolio mee willen nemen.’ Veltkamp noemt het ‘het zelfondersteunende deel’ dat zij in hun software inbouwen. ‘Een unieke positie, waarmee wij ons in Nederland en ook in andere landen onderscheiden.’
Hoe faciliteer je zoiets in een productieonderneming, die processen zijn complexer?
‘Inkopen, bewerkingen, verkopen kunnen allemaal in Exact Online worden verwerkt. De kracht zit er vervolgens in dat alle gegevens die in het systeem vastliggen, kunnen worden vertaald naar specifieke kengetallen die dus op maat van de onderneming kunnen worden ingericht. Dat is iets wat we allemaal op de plank hebben liggen en in de toekomst verder willen uitbreiden, bijvoorbeeld op het gebied van bedrijfsvergelijking en benchmarking. In de komende jaren zullen we per branche de ontwikkelingen op de voet volgen en daar onze producten op aanpassen om zodoende elke keer een stapje hoger in de piramide te komen.
Wat bieden jullie voor de zakelijke dienstverlening?
‘De zakelijke dienstverlening kent veel urenfabrieken. Voor accountancy komt daar nog bij dat er anders wordt omgegaan met onderhanden werk. Kijk naar ICT-servicebedrijven of naar management consultants. Daarvoor hebben we de hele procesflow gestandaardiseerd: van eerste opdracht tot aan factureren. Qua complexiteit zijn die het eenvoudigst. En ook daar geldt hetzelfde: projectmanagement, onderhanden werk in relatie tot het vermogen van de onderneming. Dat is ook hier weer allemaal in individuele cockpits onder te brengen vanuit één centraal systeem.’
Waarin verschilt de workflow van een zakelijk dienstverlener met die van een accountantskantoor?
‘Bij het accountantskantoor gaan we verder. Doordat we cloudoplossingen bieden, wordt de klant van de accountant onderdeel van het proces. Dat begint bij de boekhouding. Je spreekt af wie welke werkzaamheden voor zijn rekening neemt. Dat leidt tot periodieke, maandelijkse rapportages en kengetallen. Wanneer de ondernemer en de accountant samenwerken aan de boekhouding, kun je ook greep krijgen op de processen bij je klant. Bijvoorbeeld wanneer bepaalde kostensoorten uit de pas lopen. De accountant kan ook specifieke processen volgen in de administratie van zijn klant. Hoe regelmatig houdt de ondernemer zijn administratie bij? Hoe attent is hij op zijn liquiditeitspositie? Zit hij voldoende achter zijn debiteuren aan? Dan kom je in de buurt van benchmarking en continuous monitoring.’
Werkzaamheden die ten behoeve van een klant worden uitgevoerd worden vervolgens vastgelegd in het workflowsysteem. Procesmanagement is zeker voor grotere accountantskantoren erg belangrijk, vindt Veltkamp. In het workflowsysteem worden de werkzaamheden vastgelegd zodat ook achteraf de hele ‘procestrail’ kan worden gereconstrueerd. Dat is vooral van belang bij audit en assurance; kantoren moeten zich daar niet alleen kunnen verantwoorden over de uitkomsten van die opdrachten, maar ook over het proces dat eraan voorafging. ‘Dat is uniek voor accountancy,’ stelt Veltkamp.
Hoe werkt dat?
‘Wat we hebben aangekondigd, is een systeem dat leading kan zijn in de organisatie. Met het kantoormanagementsysteem en het financiële systeem heeft de kantoormanager vanuit één centrale plek alle informatie tot zijn beschikking: van onderhanden werk, contacten met de klant vanuit het CRM-systeem, voortgang van de diverse opdrachten, doorlooptijd voor het maken van de jaarrekening, afwijkingenanalyses. Er komt zo een schat aan informatie beschikbaar die grip geeft op de processen binnen een accountantskantoor.’
Bij de ondernemers die er (nog) geen gebruik van maken, komt het partnermodel van Exact om de hoek kijken. Zoals al eerder opgemerkt biedt Exact geen software voor fiscaliteit en jaarrekeningenwerk. ‘De voortgangsrapportages van dergelijke processen, waarbij gebruik gemaakt wordt van software van andere aanbieders (Elsevier, UNIT4, Kluwer, e.d.) kunnen dan weer wel gekoppeld worden aan de Exact-workflow. Daarop anticiperen wij. Vanaf 2015 gaan we deze oplossingen aanbieden, te beginnen met CRM en DMS en in 2016 volgen dan het urensysteem en workflow management.’
Geef een antwoord