Veel marketinggoeroes willen ons doen geloven dat de groeipotentie van een accountantskantoor in het verkrijgen van meer klanten zit. Maar meer klanten zonder een goede doorlooptijd brengt een accountantskantoor alleen maar meer in de problemen.
Beter is het om eerst de capaciteit op orde te hebben door een goede werkwijze, personele bezetting en gebruik van de juiste ICT (software, hardware en cloud). Bovendien bedienen de kantoren de huidige cliënten nog niet goed genoeg. Er is nog veel te verkopen binnen uw huidige klantenkring. Alleen ziet menig accountant dit als een besmet woord. Alsof men een autoverkoper is die extra accessoires aan de man brengt. Dat hoeft en moet het ook niet zijn. Door verkoop als onderdeel te integreren in de samenstelpraktijk neemt de accountant meer tijd voor het op de juiste wijze voorzien in de behoefte van cliënten. Een win-winsituatie, die leidt tot meer toegevoegde waarde, tevreden cliënten en dus meer omzet. Dit kan door het werk te delegeren en het onderdeel verkopen te integreren in het samenstel- en aangifteproces.
De meeste accountants hebben een werkprogramma voor het samenstellen. Het kent de traditionele fase van voorbereiding, uitvoering en rapportage. Het is een standaardprocedure en lijkt op een productielijn met voornamelijk oog voor het technische proces. Het ruwe materiaal (informatie) komt erin en na een bewerking in een aantal stappen komt een eindproduct in de vorm van een jaarrekening en een aangifte die verzonden wordt naar de cliënt eruit.
Wanneer men de acht manieren om superefficiënt te worden en de dertig administratieve taken en het samenstelproces combineert, komt er een ander samenstelproces te voorschijn met vier fasen en achttien stappen. Dat heb ik vorig jaar tijdens mijn pitch bij de Smart Small Award ook mogen presenteren. Na afloop werd dit door de presentator als bijzonder commercieel ervaren. En daar had zij compleet gelijk in. Voor vele collega’s in de zaal was het mogelijk een schok en iets te vroeg. Maar nu de omzetten zoals ik voorspelde onderdruk staan, zijn ze mogelijk wel klaar voor onderstaande aanpak. Daarom leg in het nogmaals uit.
Verkoop
- Plan het werk vooraf
- Ontmoet de cliënt en bepaal de opdracht
- Geef prijsopgaaf en opdrachtvoorwaarden
- Client bevestigt opdracht / prijs en betaalt de factuur
Voorbereiding
- Stuur checklist en verzamel de gegevens
- Controleer of alles ontvangen is
- Benader de cliënt voor ontbrekende gegevens
- Log de werkzaamheden in de agenda en planboard
- Budgeteer conceptueel het aantal uren
- Genereer de werkprogramma’s
- Bepaal uitdagende urenbudget
- Toewijzing en instructie personeel
Uitvoering
- Voer het samenstelwerk uit en denk aan de 8 advieskansen
- Communiceer de bevindingen intern
- Review het jaarwerk, onderzoek de advies mogelijkheden
- Rapporteer het jaarwerk en bevindingen
Verkoop
- Ontmoet de cliënt – presenteer en autoriseer het werk.
Kom met ideeën en verkoop de volgende job - Vraag om een referentie
Door deze strakke aanpak, die goed te delegeren is, focust op efficiency en voorziet in klantenbehoeften, realiseert een kantoor een doorlooptijd van minder dan tien dagen, een onderhandenwerk van nihil of zelf negatief, meer projecten per cliënt én tegen een hogere waarde.
Het klinkt ongelofelijk, maar het is waar. Deze aanpak heeft Spoelstra & Scherer geleerd van Proactive Accountants Network van de Australiër Rob Nixon en zagen wij bekroond worden door het winnen van de Nationale Accountancy Award afgelopen jaar. Overigens hoeft u niet helemaal naar Australië om Nixon te zien. Rob Nixon is de openingspreker op het Accountancy Vanmorgen event www.avdag.nl op 9 december.
Meer uitleg over deze 18 staps workflow kunt u krijgen tijdens de gratis seminar van CaseWare – De COS4410 als omzet generator op 29 oktober as.
Marcel Spoelstra is register accountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij is voorloper in digitalisering van accountantskantoren en gespitst op slim, efficiënt en klantgericht werken. Daarover schrijft hij op www.marcelspoelstra.nl. Marcel Spoelstra is ook een van onze sprekers op de AV-dag van 9 december aanstaande.
Geef een antwoord