De circa dertig medewerkers van VLM ondersteunen vanuit het kantoor in Sittard klanten bij de financiële administratie, de jaarrekening, de fiscale aangiften en het verzorgen van de salarisadministratie. Het full-service kantoor bestaat in 2026 honderd jaar en heeft de afgelopen vijfentwintig jaar heel sterk ingezet op automatisering en digitalisering van de werkzaamheden en processen. Maurice Geilen: “Ik ben accountant in de samenstelpraktijk, maar als extern accountant tevens betrokken bij de auditafdeling en naast de vaktechniek ook verantwoordelijk voor de ICT. Als relatief klein kantoor willen we niet per se voorop lopen maar wel in de voorhoede blijven.”
Risicogericht samenstellen
Voor Geilen is ICT een hobby die het makkelijk maakt om nieuwe ontwikkelingen te volgen. “Ik kijk graag hoe we met software efficiënter kunnen werken. We merkten dat bepaalde pakketten in onze softwarestraat qua performance achterbleven en de innovaties onvoldoende aansloten bij onze wensen. Dat gold bijvoorbeeld ook voor de samenstelsoftware. Een jaar of drie geleden zijn we ons gaan oriënteren op een alternatief pakket. We hebben verschillende samenstelpakketten vergeleken en uiteindelijk gekozen voor Silverfin”, legt Geilen uit.
“De SRA-content in Silverfin is gebaseerd op risicogericht samenstellen en dat heeft de doorslag gegeven.” – Maurice Geilen, directielid en mede-eigenaar-
Silverfin ondersteunt kantoren bij het risicogericht samenstellen, maar kan ook de rapporten maken voor zowel middelgroot als groot. De inhoud van het pakket heeft een belangrijke rol gespeeld in het besluitvormingsproces. “De SRA-content in Silverfin is gebaseerd op risicogericht samenstellen en dat heeft voor ons de doorslag gegeven. Maar we hebben ook gekeken hoe de ontwikkelaar openstaat voor feedback om features toe te voegen of juist aan te passen.” De mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken was een andere overweging voor het kantoor, evenals koppelingen met andere software. “We kunnen online overal werken en de integratie met andere webbased pakketten die we gebruiken is heel eenvoudig. Exact, Yuki en Twinfield synchroniseren automatisch met Silverfin.
Medewerkers betrekken
Het gebruik van Silverfin zorgt voor een andere dynamiek binnen het kantoor, vindt Geilen. “Het werk kost uiteindelijk veel minder tijd en dat is van belang aangezien ook ons kantoor een tekort aan handjes heeft. Met Silverfin kunnen we medewerkers vrijspelen om tussentijds echt naar cijfers te kijken. Hierdoor zijn dossiers samenstelwaardig op het moment dat de samenstelaccountant ermee aan de slag moet.” Volgens Geilen is Silverfin een aanjager die het mogelijk maakt om klanten realtime van informatie te voorzien. “Voorheen hadden we eigenlijk geen enkele mogelijkheid om vrijwel realtime tussendoor te rapporteren. Met Silverfin en de koppelingen met de andere pakketten zijn administraties altijd up-to-date en minder foutgevoelig. De klant kan hiermee uiteindelijk veel meer informatie uit de cijfers halen dan voorheen met ‘de geschiedenisboekjes’.”
Volgens Geilen moet je als kantoor de tijd nemen voor de implementatie. De jaarlijkse manier van samenstellen loopt nog even door terwijl ook tussentijds gerapporteerd kan worden. “In het begin moet je meer werk verzetten. Je loopt namelijk tegen zaken aan die je van tevoren niet had verwacht. Bijvoorbeeld het inrichten van de dossiers. Dat heeft tijd gekost. Wij hebben vorig jaar een inhaalslag gemaakt door de dossiers te vullen in Silverfin. Het samenstellen van de jaarrekening 2024 gaat nu gedeeltelijk nog op de oude manier. Maar omdat de cijfers van 2023 erin zitten en heel veel voorwerk is afgerond, kunnen we een stuk sneller werken. Voor klanten waarvan wij de administratie doen, willen we de jaarrekening 2025 ruim voor de zomervakantie de deur uit te hebben.”
Silverfin heeft invloed op de manier waarop medewerkers werken en samenwerken. Als kantoor moet je mensen daarom in een vroegtijdig stadium betrekken. Geilen: “Als we nieuwe software gaan gebruiken, willen we de medewerkers met affiniteit direct laten meekijken, meedenken en meebeslissen. Daarnaast is het ook een kwestie van omdenken. Als je blijft doen wat je deed, dan krijg je wat je had. We willen juist vooruit. Collega’s die al langer in het vak zitten en gewend zijn om het werk op een bepaalde manier te doen, die moet je tijd geven en opleiden om de cijfers tussentijds te bekijken, te interpreteren en te documenteren.”
“Met het Silverfin kunnen we mensen vrij spelen om tussentijds echt naar cijfers te laten kijken.” – Maurice Geilen, directielid en mede-eigenaar
Communicatie met de klant
Ter ondersteuning bij periodieke rapportages maakt VLM dankbaar gebruik van Pulse, het Silverfin-portaal waarmee data automatisch uit het dossier kan worden gehaald en gepresenteerd. “De klant heeft geen toegang tot de datahub of de boekhoudsoftware, maar de accountant kan met Pulse de cijfers inzichtelijk maken. In de rapportages kan de klant eenvoudig doorklikken tot op het niveau van grootboekrekeningen, mutaties en facturen”, legt hij uit. Volgens hem maakt het niet uit in welk pakket de boekhouding gevoerd wordt. “Werkt een klant met een pakket waarmee we niet kunnen synchroniseren dan moeten we cijfers uploaden in Silverfin. Dat kost iets meer tijd, maar we kunnen dan wel rapporteren. Met een druk op de knop”, besluit Maurice Geilen enthousiast.
Geef een reactie