Vier jaar geleden openden Mark Vermeer en zijn vrouw Petra hun Bruna-winkel in Amsterdam. Tegelijk met de keuze voor Bruna kozen ze voor Yuki. ‘Dankzij Yuki hebben we de tijd om klantvragen te signaleren, daar op in te spelen en die oh zo belangrijke persoonlijke band met onze klant op te bouwen en te verstevigen.’
De aan de IJburglaan gelegen Bruna-winkel biedt naast boeken en cadeaus ook een PostNL-pakketservice en een ING-servicepunt. Tevens is de winkel een volwaardige partner van het Amsterdamse OV-bedrijf GVB en biedt het smartphone/tabletreparatie aan. ‘Allemaal extra diensten om onze klanten nog meer redenen te geven steeds opnieuw terug te komen’, aldus Mark. ‘Het allerbelangrijkste voor boek- en cadeauwinkels zoals onze Bruna is de ‘gunfactor’, je klanten moeten graag terugkomen en daar moet je elke dag keihard aan werken.’
Klantloyaliteit
Elke Bruna-winkel is voor een deel identiek aan andere Bruna’s, maar een franchisenemer kan zich ook deels richten op het specifieke marktsegment van die winkel. Mark: ‘In ons geval bijvoorbeeld op veel hoogopgeleide tweeverdieners met kinderen. Hier pas je je assortiment op aan. Niet alleen wat betreft je producten, maar ook wat betreft je dienstenaanbod. Durf hiermee te experimenteren, durf mee te bewegen met je klant. Klantloyaliteit is namelijk het allerbelangrijkste in onze branche, helemaal nu iedereen een smartphone heeft en altijd en overal kan bestellen. Aan ons om de persoonlijke touch te verlenen, om de klant te kennen en keer op keer te verrassen, om klachten onmiddellijk naar tevredenheid op te lossen, om letterlijk dichtbij de klant te staan, om continu op de hoogte te zijn van nieuwe ontwikkelingen, om het boek dat gisteren op tv besproken werd vandaag in de winkel te hebben liggen, om straks contactloos betalen in te voeren, omdat veel klanten er om vragen. Dankzij Yuki hebben we de tijd om al die klantvragen te signaleren, daar op in te spelen en die oh zo belangrijke persoonlijke band met onze klant op te bouwen en te verstevigen.’
Sterke behoefte aan digitaal ondernemen en boekhouden
Mark en zijn vrouw kozen voor Yuki vanwege hun sterke behoefte aan digitaal ondernemen én boekhouden. Maar Yuki biedt hen als franchiseretailer meer voordelen: van snelheid tot efficiency, van dagelijks inzicht tot trendanalyses. De keuze voor Yuki bepaalde ook de keuze voor de accountant waarmee Mark samenwerkt. ‘Toen we onze vestiging openden, kregen we vanuit Bruna de keuze tussen een aantal accountants. Wij hebben deze keuze niet laten bepalen door de accountant an sich, maar door het boekhoudpakket dat we wilden gebruiken. We wilden per se digitaal boekhouden en kwamen daardoor eigenlijk meteen uit bij Yuki. Dit pakket bood alles wat we bij de start wilden en nog steeds willen. Deze keuze leidde automatisch tot de keuze voor Rikst, de enige accountant uit de lijst die op dat moment met Yuki werkte.’
De ideale accountant is een sparringpartner
Een accountant is wat Mark betreft al lang niet meer een ‘boekhouder’. ‘De ideale accountant is wat mij betreft een sparringpartner, iemand die je bedrijf goed kent en zich daarnaast verdiept in je branche. Hij signaleert proactief marktontwikkelingen en geeft mij een seintje als hij denkt dat ik dingen kan verbeteren. We spreken elkaar één à twee keer per jaar uitgebreid face to face en het is prettig dat die besprekingen gericht zijn op de grote lijnen en het daaruit volgende advies en niet op puur boekhoudkundige zaken. Dat is mogelijk dankzij onze digitale manier van boekhouden. Je financiële overzichten heb je immers continu voorhanden, bijsturen kun je nu helemaal zelf. Hierdoor krijgt je accountant echte meerwaarde. Ik vind het een prettig idee als mijn accountant alert is op dingen die ik zelf wellicht nog niet gezien heb en dat we daar tijdens onze halfjaarlijkse ontmoeting uitgebreid op in kunnen gaan. De rest van de werkzaamheden en communicatie, denk aan loonadministratie of korte tussentijdse vragen, kunnen dan gewoon via de mail.’
Alert en adviserend
Niet alleen de relatie met de accountant, maar de hele bedrijfsvoering gaat er op vooruit dankzij Yuki, is de ervaring van Mark. Als grootste voordelen van het Yuki-platform noemt hij de efficiency en het dagelijkse inzicht in je financiële situatie. Mark: ‘Ook het ‘gedoe’ met facturen is verleden tijd. Je scant ze in en ze komen meteen op de goede plek in het systeem terecht. Een kind kan de was doen dankzij de gebruiksvriendelijkheid van het platform. Je hebt letterlijk binnen 5 minuten door hoe je documenten aanlevert en hoe het dashboard werkt. En wil je even door alle functies en tools scrollen om erachter te komen wat er allemaal mogelijk is met Yuki, dan kost je dat hoogstens een dagdeel. Eenmaal up-and-running bespaar je ook nog eens enorm op de tijd die je kwijt bent aan je administratie. Zodra al onze klanten en leveranciers over zijn op digitaal factureren, wat inmiddels voor het merendeel geldt, zal dit zelfs nog minder zijn. Dan hoef je ook niet meer te scannen, te knippen en te plakken immers. Tel uit je winst.’
Digitale communicatie, continu inzicht
De Yuki-functionaliteit die Mark het meest gebruikt is de digitale brievenbus. ‘Ik voer dagelijks facturen en bonnen in, zowel via de app als via de computer. Deze worden meteen goed gearchiveerd en constateert het systeem toch onjuistheden, dan krijg je een signaal zodat je het meteen zelf op kunt lossen. De betreffende factuur kun je vervolgens direct terugvinden dankzij het handige archiveringssysteem.’ Mark weet dat Yuki te koppelen is aan tal van andere programma’s, maar de koppelingen die voor hem relevant zijn, vinden vrijwel allemaal plaats in de systemen bij zijn boekhouder. ‘De enige koppeling waar ik zelf gebruik van maak, is die tussen Yuki en Visionplanner. Met Yuki kijk ik dan naar mijn dagelijkse ontwikkelingen; met Visionplanner naar de (mogelijke) gevolgen van bepaalde trends in de toekomst. Een combinatie die erg prettig werkt, want op basis daarvan kan ik nu al gerichte aanpassingen doen als dat nodig blijkt om ook in de toekomst goede resultaten te blijven behalen.’
Voordelen Yuki voor retailers
‘Ik raad mijn branchegenoten Yuki zeker aan,’ reageert de Bruna-franchisenemer desgevraagd. ‘Als retailer heb je te maken met heel, heel veel transacties, groot en klein. Yuki zet deze allemaal volledig automatisch in een handig overzicht, zodat je ondanks die grote hoeveelheid cijfers toch altijd precies weet hoe je er voor staat. Daar bovenop is Yuki ook voor kleinere ondernemers prima haalbaar. Dit zou zelfs nog meer het geval zijn als je Yuki-modules af zou kunnen nemen, zodat het pakket meer ondernemers aanspreekt, ook de nog kleinere en zzp’ers.’ Wat Mark nog wel eens mist, is een bepaald upload- en downloadgemak. ’Soms wil ik zaken uit Yuki halen en in een Excel- of PDF-document zetten voor mijn eigen analyses en dat is nogal omslachtig. Maar goed, dat is meteen het enige onderdeeltje van het programma dat (nog?) niet razendsnel werkt. Ik ken geen enkel ander boekhoudplatform dat je zoveel inzicht in je financiële ontwikkelingen en resultaten geeft zonder tussenkomst van een accountant. Omdat je dat dagelijkse inzicht nu hebt, hoef je tijdens je afspraken met je accountant dus niet meer achterom te kijken, maar kun je de tijd samen volledig benutten voor zijn advies en om samen vooruit te kijken.’
Ik ben er het helemaal mee eens dat een goede accountant een echte sparringpartner is! Mijn broer heeft net een klein bedrijf opgericht, en hij wil zijn administratie uitbesteden. Ik denk dat zijn business snel zal ontwikkelen als hij zo’n professionele accountant vindt!