Vijf jaar geleden openden accountant Paul Philipse en fiscalist Kevin Keunen in Venlo de deuren van Philipse Keunen Accountants & Belastingadviseurs. Een kantoor gericht op het MKB waar korte lijnen, persoonlijk contact en een hoge mate van automatisering vanaf de start topprioriteit hadden. ‘Wij zijn geen administratief productiebedrijf meer dat jaarrekeningen en aangiftes aflevert, maar een administratieve én strategische partner.’
In 2016 maakte het accountant- en belastingadvieskantoor de overstap naar Yuki. ‘Wie nu niet overstapt op digitaal boekhouden, wordt sneller dan hij denkt ingehaald,’ stelt Philipse. ‘En waarom zou je niet automatiseren? Laat de computer alles doen wat hij kan doen, dan houd je als accountant des te meer tijd over voor cliëntcontact en cliëntadvies. Ik vind dat het administratieve proces gewoon goed moet zijn en dat de jaarrekeningen gewoon moeten kloppen. Punt.’ Bij Philipse Keunen zijn ze blij dat dit ook steeds beter, sneller en correcter mogelijk is dankzij steeds betere software. ‘Wij zijn geen administratief productiebedrijf meer dat jaarrekeningen en aangiftes aflevert, maar een administratieve én strategische partner. Dankzij de automatiseringsslag die we hebben gemaakt met Yuki kijken we nu samen met onze cliënt naar de toekomst, borduren we samen verder op concrete en actuele vraagstukken die leven in diens onderneming.’ Kevin Keunen vult aan: ‘Door de administratie voor 80-90% te automatiseren, houdt ook de cliënt veel meer tijd over voor het verbeteren van zijn businessmodellen. Dankzij de Yuki-app op hun smartphone hebben ze bovendien 24/7 inzicht in hun administratie, kunnen ze met ons samenwerken in hetzelfde systeem en bovendien is het programma ook nog eens zeer gebruiksvriendelijk. We hoeven onze cliënten alleen maar even aan te sturen en kort uit te leggen wat ze precies moeten doen qua aanleveren en ze besparen direct tijd en geld. De meeste ondernemers zijn binnen een dag over en kijken nooit meer achterom.’
Radicaal andere manier van denken en werken
De belangrijkste reden dat Philipse Keunen voor Yuki koos, is de scan- en herkenfunctie in de software. Keunen: ‘Dat scannen en automatisch herkennen bespaart zoveel tijd, energie en frustratie. Yuki is het enige platform waarbij alle functies direct geïntegreerd zijn in hetzelfde totaalpakket. Bovendien is Yuki het enige platform dat ik ken dat vrijwel naadloos te koppelen is met andere programma’s en software. Dat is handig, want hoe meer automatische koppelingen, hoe minder je handmatig hoeft in te voeren of over hoeft te zetten en hoe minder kans er dus is op fouten.’ De overstap naar de Yuki-manier van boekhouden verliep in het begin best lastig voor het kantoor en er waren zeker een aantal opstartproblemen. Philipse: ‘Niet omdat het programma moeilijk onder de knie te krijgen is, maar omdat werken met Yuki een radicaal andere manier van denken en werken vereist. Medewerkers die gewend waren elke factuur onder ogen te krijgen, moesten even omschakelen.’ Inmiddels zijn alle medewerkers van Philipse Keunen én haar cliënten overtuigd van de grote voordelen van digitaal boekhouden. ‘Gelukkig!’ vindt Philipse. ‘Ik kan de automatisering immers wel volledig omarmen, maar als mijn medewerkers en cliënten dat niet doen, heb ik toch een probleem. Yuki blijkt zichzelf echter te verkopen. Als ik vertel over de diverse mogelijkheden van Yuki én nadat ze even kort geoefend hebben, zijn ze snel overstag. Bijkomend voordeel voor zowel ons als de cliënt is dat de ondernemer actief betrokken raakt bij de verwerking van zijn administratie. Hij kan altijd en overal meekijken, is altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en stand van zaken en wij kunnen hem of haar op elk gewenst moment adviseren op basis van actuele cijfers. Zo kun je steeds samen spiegelen en bijsturen als een en ander toch niet helemaal loopt zoals het zou moeten.’
UBL-facturatie
Werken met Yuki scheelt dus tijd en daardoor kosten. Philipse: ‘Cliënten scannen in Yuki hun facturen in, waarna deze automatisch verwerkt worden. De salarisadministratie van onze cliënten verloopt – ook geautomatiseerd – in NMBRS. Dit pakket is weer volledig gekoppeld aan Yuki. Een kind kan de was doen. Bedenk daarbij dat Yuki voorloper is op het gebied van UBL-facturatie. Je hoeft dan niet eens meer te scannen of pdf’s aan te leveren, want dankzij UBL komen facturen automatisch in de Yuki-omgeving terecht. Dit zal de herkenningsgraad nog meer verhogen en daardoor de automatisering en snelheid van de administratie nog verder opschroeven. Dankzij de nu al aanwezige bankkoppeling in Yuki verloopt ook betaling van facturen automatisch en zijn je actuele bankgegevens altijd binnen maximaal 24 uur in je administratie verwerkt. Een extra voordeel voor ons is dat we ons werk veel beter kunnen spreiden. De cijfers zijn altijd ‘bij’ en daardoor zijn onze kwartaalpieken in werkdruk flink afgevlakt.’
Automatische groei
Het automatische gevolg van de digitialiseringsslag die Philipse Keunen inmiddels gemaakt heeft, is niet alleen dat het kantoor meer tijd overhoudt om cliënten te adviseren, maar ook dat ze met minder mensen meer cliënten kan bedienen. ‘We hebben ook daadwerkelijk een groei in ons cliëntenbestand meegemaakt, omdat we met Yuki gingen werken,’ vertelt Philipse. Kevin legt uit: ‘Ondernemers die momenteel een accountant zoeken, zoeken zo goed als allemaal een accountant die digitaal werkt. De jongere generatie ondernemers gaat zijn accountant sowieso geen papieren meer aanleveren. Die wil zijn administratie met één druk op de knop naar je verzenden en er vooral zo weinig mogelijk omkijken naar hebben. Dit zal je alleen maar meer zien nu er steeds meer ondernemers starten die al volledig digitaal opgegroeid zijn.’
Ontzorgen en verwennen
Philipse Keunen is hier in ieder geval meer dan klaar voor. ‘We zijn vijf jaar geleden begonnen met zijn tweeën en nu al gegroeid tot een kantoor met zes medewerkers en een nog altijd groeiend cliëntenbestand,’ vertelt Philipse. ‘Nu de digitalisering op orde is en Yuki volledig up-and-running is, zie ik dat specialiseren op advies als grootste uitdaging van ons kantoor. Dat en nog net een beetje verder groeien. Ik hoop de komende jaren uit te breiden naar acht tot tien medewerkers. Hierbij zullen we met name focussen op jonge mensen die net klaar zijn met hun opleiding. Op die manier kunnen we ze vanaf het begin af aan mee nemen in onze filosofie en werkwijze. We willen overigens niet te groot worden, zeg ik er meteen bij hoor. Dat zouden onze cliënten helemaal niet willen. Wat onze cliënten juist aanspreekt zijn de korte lijnen en het persoonlijke contact.’ Keunen vult aan. ‘In welke branche je ook actief bent, het gaat altijd om het persoonlijke contact. De cliënt moet jou een leuke man of vrouw vinden en graag zaken met je willen doen. Dat vereist dat je je als accountant of fiscalist verdiept in zijn bedrijf en dat je hem zoveel mogelijk in de watten legt. Wat verder in ons voordeel werkt, zijn de korte lijnen die we hanteren en de verregaande ontzorging die we onze cliënten bieden. Zij hebben vrijwel geen omkijken meer naar hun administratie, maar kunnen zich volledig focussen op ondernemen én rekenen op doordacht advies van ons. Mede mogelijk gemaakt door Yuki.’
Lees hier de hele klantcase van Philipse Keunen Accountants & Belastingadviseurs
Geef een reactie