BTW is een belasting die zo ongeveer naar aanleiding van al het doen en laten van een mens wordt geheven. Eten, slapen, diensten afnemen, diensten verlenen, dingen kopen en dingen verkopen. Kortom overal loert de BTW om de hoek. 1 januari a.s. gaat het lage tarief van 6% naar 9%. Wat moet je daarvoor als accountant in je administraties regelen? ‘Dat valt erg mee, zo stelt Michelle Pesch van Exact. ‘’De factuurdatum is bepalend en dat is ook bepalend in de software. Die overgang gaat dus vrijwel automatisch.’
Voor de overheid gaat het om groot geld. In totaal bedroegen over 2017 de BTW-opbrengsten voor het Rijk bijna € 50 miljard, na loon- en inkomstenbelasting de grootste geldbron voor onze overheid.
Van 6% naar 9%
In januari gaat het lage BTW-tarief omhoog van 6% naar 9%. Deze verhoging van het lage tarief werd al een jaar geleden aangekondigd en kan dus voor niemand als een verrassing komen. Nog voor ondernemers, nog voor accountants, nog voor softwareleveranciers. In gesprek hierover met Michelle Pesch, specialist op dit gebied bij Exact. Bij haar komen de theorie en de (softwarematige) praktijk rond BTW samen.
Is de BTW-verhoging een ingewikkeld traject?
‘Nee. Wij houden van een binaire manier van aanpakken. De factuurdatum is leidend, daar kan een ondernemer ook bij het opstellen van offertes in Exact Online nu al rekening mee houden. Ingewikkelder is niet nodig. Afhankelijk van wanneer er gefactureerd wordt er automatisch het juiste BTW-percentage toegevoegd. Dat gaat vanzelf goed! Wanneer je in 2018 al offertes maakt voor 2019 dan wordt ook daar automatisch – afhankelijk van de uiteindelijke factuurdatum – het juiste BTW-percentage ingevuld.’
Zij verwacht daar dan ook aan de ondernemerskant en dus ook bij de controle van BTW-aangiftes door de accountant geen grote problemen. Een ander aspect daarbij is dat ook de fiscus niet zit te wachten op het uitvoeren van een grote controlecyclus naar aanleiding van de BTW-verhoging.
Ontwikkelingen voor de komende periode
Vanuit de administratie is het al geruime tijd mogelijk om direct de BTW-aangifte te verzorgen. Daar is – zeker voor kleinere ondernemingen – geen aparte BTW-software voor nodig. Toch zijn er volgens Michelle Pesch veel ondernemers – en accountants- die deze mogelijkheid niet gebruiken.
Om accountants hierin te faciliteren is in Exact Online een functie Financieel Proces Management aanwezig. Dat is een dashboard in de accountancy cockpit waarin over alle door het kantoor bijgehouden administraties kan worden gezien hoever men is met bijvoorbeeld de BTW-aangifte. ‘BTW doe je vanuit de administratie,’ zo vat Michelle dit samen. Dat proces wordt steeds hanteerbaarder en begint bij het goed inrichten van administraties.
Templates
‘Wanneer accountants met templates werken voor vergelijkbare ondernemingen kunnen vergelijkbare administraties eenvoudig en snel worden ingericht. Moeten er zaken worden aangepast dan gaat ook dat weer snel. Per klantgroep of individueel per klant. Dat scheelt heel veel werk. Dat ondersteunen we via onze ‘aan de slag pagina’s . Daarin wordt heel modulair uitgelegd hoe je als accountant specifieke administratieve processen – dus ook BTW – kunt inrichten.’
Een goed ingerichte administratie is dus een basis. Dat wil niet zeggen dat er daarna geen correcties meer plaats kunnen vinden. Michelle geeft een voorbeeld van een verkeerde boeking, die overigens voor de berekening van de BTW geen gevolgen heeft. Een boeking die nu makkelijk en snel kan worden gecorrigeerd.
Investerings- of kostenrekening
‘Een factuur voor een investering is bijvoorbeeld op een kostenrekening geboekt. Daar komt weliswaar dezelfde code aan te hangen voor de BTW, maar de transactie hoort wel op een andere plek in de boekhouding thuis. Bijvoorbeeld op de balans en niet in de verlies-en-winst-rekening.
Daar hebben we nu een tool voor waarmee je – achteraf- naar transacties kunt zoeken. Bijvoorbeeld kosten hoger dan € 450. Dan heb je de mogelijkheid om te corrigeren. Dan kun je kiezen tussen kostenplaats, kostendrager, omschrijving aanpassen, naar andere grootboekrekening verplaatsen om bijvoorbeeld naar een activarekening over te boeken. Wij noemen die faciliteit ‘vinden en corrigeren.’ Knopje corrigeren aantikken, meer is het niet. Zo kunnen op verschillende niveaus correcties worden uitgevoerd. Er is wel een audittrail. Je kunt zien welke wijzigingen door wie en wanneer zijn aangebracht.’
Maar de factuur en tariefstelling in de BTW verandert niet?
‘Je wijzigt de boeking niet. Je wijzigt alleen de wijze waarop en de plek waar de boeking wordt vastgelegd. En wanneer je dit fout doet door van een kostenrekening naar een omzetrekening over te boeken dan zegt het systeem: dat kan niet! Want dat zou immers wel gevolgen voor de BTW hebben.’
Stel nu dat je een ingewikkelde BTW-berekening hebt, waarbij het gehanteerde BTW-percentage niet automatisch 6, 9 of 21 is?
‘Bij het opstellen van de factuur moet eigenlijk al naar dat soort uitzonderlijke situaties gekeken worden, naar het te hanteren tarief. Immers factuur verstuurd en betaald is factuur geboekt. Dat kun je niet zo maar ongedaan maken. Sowieso heb je de mogelijkheid om in het volgend kwartaal in de BTW-aangifte dit te corrigeren via een aanvullende boeking of bijvoorbeeld te corrigeren via een suppletie-aangifte. Dan herstel je fouten of onvolledigheden uit eerder gemaakte BTW-aangiftes. Het is bedoeld om achteraf fouten te herstellen. Dat is nu nieuw in Exact Online.. De oorspronkelijke boeking blijft bestaan maar de BTW-aangifte voor het volgende kwartaal kan zo worden aangepast.’
Complexe facturen
‘Een crime in veel administraties zijn facturen van bijvoorbeeld de Sligro. Ontzettend veel regels en artikelen met verschillende BTW-tarieven. Dat kan nu via UBL, via Peppol bijvoorbeeld. Dan kunnen de uitsplitsingen naar verschillende tarieven en/of artikelgroepen of ook op regelniveau worden geautomatiseerd. Scheelt heel veel tijd.
En wanneer bij de eerste keer van het boeken van zo’n factuur er een goede koppeling gemaakt ten behoeve van de juiste grootboekrekeningen is kunnen we vervolgens werken met Robotic Accounting. Een volgende keer gaat het dan vanzelf. Dan bekijkt het systeem op basis van machine learning: wat is de best passende grootboekrekening? Hoe boekte je dat de vorige keer? Maar in de nabije toekomst ook kijken op basis van RGS en community data over meerdere administraties.’
Het alternatief voor direct uit de administratie de BTW-aangifte te verzorgen is een export maken vanuit de accounting software en vervolgens vanuit een BTW-pakket de aangiftes te verzorgen?
‘Dat is dus niet meer nodig. De accountingsoftware ordent de transacties en geeft de transacties weer. Dit werkt uitstekend voor kleine en middelgrote ondernemingen. Meer dan driekwart van het BTW-werk is dan gedaan.’
Verzending en goedkeuring
‘De laatste fase in het BTW-traject. Via een eenvoudig dashboard heb je als kantoor een overzicht op de status van de verschillende BTW-aangiftes die je kantoor verzorgt en welke controles er eventueel nog gedaan zouden moeten worden. Het systeem ziet wanneer er eventueel nog transacties uit een vorige periode open staan en vraagt zo nodig om actie. Zo is het bijna onmogelijk om dingen te vergeten.
Voordat de BTW-aangifte naar de Belastingdienst wordt verstuurd kan die goedgekeurd worden door de klant. Dat kan via de MijnKantoorApp van het kantoor. Vervolgens gaat de aangifte direct door naar de Belastingdienst. Een klein efficiencystapje.Verzending van de aangifte gaat via Digipoort. Dat kan met behulp van het PKI-certificaat van het kantoor, maar ook met een collectief PKI-certificaat van Exact (nu in Controlled Release fase). Vooral handig voor klanten die zelf vanuit Exact Online hun BTW-aangifte naar de Belastingdienst sturen.’
Terug naar het begin
Het begint bij ‘Fixing the basics,’ zo stelt Michelle Pesch. Het gebruik van templates voor de inrichting van de administraties, templates gekoppeld aan RGS. ‘Zodat boekingen echt grotendeels geautomatiseerd kunnen worden en de accountant en natuurlijk ook de BTW-specialist ruimer de tijd hebben om naar de echte grote vragen te kijken, wanneer de BTW-heffing echt complex wordt, zodat de ondernemer uiteindelijk beter bediend wordt.’
Jammer dat onze factuur gebruikt wordt als voorbeeld van een lastige factuur.
Men kan vinden dat een Sligro-factuur complex is omdat deze uit veel regels kan bestaan. Dat is overigens logisch voor een groothandel, want grote bestellingen gaan vanzelfsprekend gepaard met veel factuurregels. Daarom bieden wij onze klanten tal van oplossingen waarmee onze factuur volledig geautomatiseerd kan worden ingelezen in de door onze klant gebruikte software.
Wilco Jansen
hoofd communicatie Sligro Food Group