6 tips over het accountancydashboard

Robotic Accounting is een hot topic. Veel kantoren zijn hier druk mee bezig of zijn de mogelijkheden aan het verkennen. Het gaat dan voornamelijk over het automatiseren – oftewel het robotiseren – van de verschillende stromen binnen de administratie. Denk aan facturen, bankmutaties, kasmutaties, afschrijvingen en lonen. Al deze stromen komen samen in het accountancydashboard. Vanuit hier kun je direct zien welke klanten op dat moment jouw aandacht nodig hebben.

Het accountancydashboard

Je maakt inmiddels gebruik van de juiste software en hebt de automatische verwerkingsstraat opgezet. Wat is dan de volgende stap? Het accountancydashboard. Dit dashboard geeft je namelijk een compleet overzicht van de administraties die je moet kunnen inzien. Hierbij 6 tips over het dashboard die je leven als accountant een stuk aangenamer maken:

1. Signaleren 

De rol van de accountant verandert. Daar zijn we inmiddels wel met elkaar uit. Door het robotiseren van je administraties beschik je altijd over actuele informatie en behoud je overzicht. De eerste stap is om standaard situaties te automatiseren. Met het accountancydashboard van iMUIS Online beschik je ook over een signaleringsfunctie. Dit houdt in dat je wordt geattendeerd op bijzonderheden. Bijvoorbeeld als de bankmutaties niet volledig matchen met de inkoop- of verkoopfacturen. Maar je hebt ook inzicht in de status van de BTW-aangifte en hoe ver je lonen zijn verwerkt. Op die manier hoef je je alleen te focussen op klanten die je aandacht op dat moment nodig hebben.

2. Rollen instellen

Als medewerker van een accountantskantoor kun je op een andere manier naar een klantenadministratie kijken dan een collega. Dit omdat jij je misschien voornamelijk bezighoudt met het verwerken van administraties, terwijl je collega zich focust op het jaarwerk en tussentijdse rapportages. Met het accountancydashboard kun je per gebruiker bepalen wat de rol is die je binnen het kantoor vervult. Zo zie jij als verwerker bijvoorbeeld een overzicht van klantenadministraties met de bijbehorende facturen en bankmutaties, terwijl je collega toegang heeft tot het controle-overzicht (zie punt 6). Naast de vaste rollen die MUIS Software bedacht heeft, zijn de rollen natuurlijk ook gewoon zelf in te stellen passend bij je werkmethodiek.

3. Doorklikken naar administratie

Op het moment dat er een aandachtspunt is in een administratie, wil je hier natuurlijk gelijk op kunnen acteren. Bijvoorbeeld als er een saldo op een tussenrekening staat dat normaal glad hoort te lopen. Op dat moment kun je direct doorklikken op de betreffende melding om de administratie te openen. Je kunt vervolgens doorklikken van totaalniveau tot detailniveau.

4. De automatiseringsgraad

Als je als kantoor bezig bent met het automatiseren van de administraties, dan is het handig om te weten waar je de grootste efficiencyslagen kunt behalen. Vanuit het dashboard zie je per dagboek hoe veel mutaties er per periode of jaar zijn en nog belangrijker hoeveel hiervan automatisch gaan. Per dagboek worden tips gegeven hoe je dit verder kunt automatiseren. Hoe staat het er bij jou voor?

5. Communicatie met de klant

In de ideale wereld levert de klant actief en enthousiast zijn administratiestukken aan, aangevuld met eventuele toelichting. De praktijk is in veel gevallen helaas anders. Ondernemers zijn druk en bezig zijn met de administratie valt over het algemeen niet onder hun favoriete werkzaamheden. Vanuit het dashboard stuur je eenvoudig een pushbericht of een e-mail op moment dat je iets wilt bespreken met de klant of als er bepaalde stukken missen.

6. Controles

Keurig! De administraties zijn geautomatiseerd en dagelijks bij. Hoe staat het met de kwaliteit? Vanuit het dashboard kun je zo’n 60 controles uitvoeren. Bijvoorbeeld een controle op de verwachte boekingen. Bij het grootboek kun je het aantal verwachte boekingen instellen. Wijkt dit af? Zijn er 13 boekingen geweest op ‘huur’ waar je er eigenlijk 12 op zou verwachten? Dit wordt direct gesignaleerd tijdens de controlerapportage.

Sebastiaan Zwaneveld

Ik ben werkzaam bij MUIS Software als verkoopadviseur. Ik hou me voornamelijk bezig met het adviseren van klanten bij het automatiseringsproces van hun administraties.