De ambities zijn groot bij Vanhier accountants | adviseurs. Ze willen het mooiste kantoor van Noord-Holland zijn. Met mooiste bedoelt directeur Daan van der Poel: aantrekkelijk zijn voor klanten en medewerkers. Dit doet de organisatie door flink te investeren in de menselijke kant van de organisatie. En door met de klant een persoonlijke en effectieve samenwerking op te zetten met veel IT-ondersteuning.
Wat voor soort organisatie zijn jullie?
‘Vanhier heeft vijf vestigingen, in Amstelveen, Haarlem, Heerhugowaard, Limmen en de Zaanstreek, en is werkzaam in meer dan tien vakgebieden. Wij combineren de brede vakkennis van een grote adviesorganisatie met de persoonlijke aandacht van een kleinschalig kantoor. Onze ambitie is het mooiste kantoor van Noord-Holland te zijn. Wij willen aantrekkelijk zijn voor onze bestaande en nieuwe klanten en medewerkers. Daar focussen we ons ook het meest op: zorgen dat we een werkomgeving en klimaat creëren dat aantrekkelijk is. Een klimaat dat mensen in de gelegenheid stelt hun talenten handen en voeten te geven. Dat werkt goed. We kunnen zelfs in deze moeilijke arbeidsmarkt goed mensen krijgen. Dit jaar hebben we ook weer een groei in het personeelsbestand doorgemaakt van zeker 10% en zijn er drie nieuwe aandeelhouders toegetreden.
Hoe zorg je dat je een aantrekkelijke organisatie wordt voor je klanten en als werkgever?
‘Wij hebben flink geïnvesteerd in de menselijke kant van de organisatie. Elke medewerker heeft zijn eigen talenten, daar moet je goed naar kijken. Onze mensen moeten een duidelijke keuze maken tussen werken in de backoffice of de frontoffice. De backoffice is meer gericht op IT en de procesmatige kant. De frontoffice richt zich op het adviseren van de klant. Door een duidelijke keuze te maken, en dat ook weer te koppelen aan de drijfveren van de mensen en de wens daarbij, kom je tot een organisatie die ook werkt. Je moet doen waar je goed in bent en plezier hebben in je werk. Dat is ook onderdeel van onze strategie. Een platform als Yuki geeft op een prettige manier handen en voeten aan deze strategie. We hebben een team waarvan we weten dat ze met een dergelijk platform en met dergelijke tools kunnen omgaan. Als organisatie proberen we aantrekkelijk te zijn voor onze klanten door met veel IT-ondersteuning een efficiënte en effectieve samenwerking op te zetten. Een samenwerking waarin we voldoende ruimte houden voor persoonlijke aandacht en advisering.
Betekent veel IT-ondersteuning dat de klant met de ordner wordt geweigerd?
Nee, dat is niet geval. Maar aan alles hangt wel een prijskaartje. We proberen onze klanten zo goed mogelijk de toegevoegde waarde van digitale samenwerking te laten inzien. We richten ons dan met name op controlling. Dat is een van onze unique selling points. Bij controlling moet je denken aan administratieve dienstverlening, dashboarding van actuele stuurinformatie, tussentijdse afstemming met de klant, maar ook het reilen en zeilen van de onderneming. Dat reikt verder dan enkel en alleen de financiële parameters. Je kijkt ook naar de overige relevante kpi’s van een onderneming. En dat palet wordt steeds breder. Ook op HR-gebied hebben we dit jaar een enorme slag gemaakt met HR-dashboarding en -ondersteuning. Daar is ontzettend veel vraag naar. Op deze discipline wordt het backoffice/frontoffice principe ook doorgetrokken. De backoffice is de traditionele salarisverwerking en de frontoffice zijn onze HR-adviseurs. Zij bedienen onze klanten op het gebied van aannamebeleid, arbeidscontracten, verzuimmanagement en alle overige personeelsaangelegenheden. Wij zien een behoorlijke autonome omzetgroei bij de HR-tak, bij zowel bestaande klanten als nieuwe business. Op het moment dat we een nieuwe HR-klant hebben, is er vaak ook behoefte aan optimalisatie in de accountancy, fiscale of juridische discipline.
Wat verstaan jullie onder veel IT-ondersteuning voor jullie klanten?
Wij werken voor elke klant met een living document waarin de bedrijfsvoering compleet staat beschreven vanuit alle disciplines die we aanbieden: accountancy, administratieve dienstverlening, fiscaal, juridisch, HR en de ontwikkeling in de branche. Een eenduidige wijze van de verwerking van de administratie waar geen ruimte is voor eigen interpretatie van het werkproces of de wijze waarop je tot een eindproduct of dienst komt, is daarbij onontbeerlijk. Yuki is een mooie schakel in het totstandbrengen van de actuele administratievoering. Het Yuki-platform zorgt ervoor dat het hele backofficeproces goed te volgen is over alle administraties, vestigingen en teams heen. Op die manier krijg je echt beheersing in je backofficeproces. De slimme en begrijpbare app draagt aanzienlijk bij aan de efficiënte samenwerking tussen ons kantoor en de klanten. De effectieve en kwalitatieve borging van het backofficeproces door Yuki biedt ruimte voor de frontoffice om persoonlijke aandacht en advisering te bieden aan je klant.
Wanneer hebben jullie dit digitaliseringsproces in gang gezet?
Vanaf het moment dat we begonnen, in 2007, was standaardisering en digitalisering bij ons top of mind. We kijken meer naar de procesmatige kant van het managen van het bedrijf: ken je je bedrijfscultuur, werk je effectief samen, hoe maak je rendement? Dat is ook de reden dat we voor Yuki hebben gekozen. Dat is geen traditioneel boekhoudpakket waarbij je nog op basis van journaalposten je administratie volgt. Het is een boekhoudplatform waarbij je de administratieve dienstverlening door middel van een logistiek proces managet van a tot z. Dat is ook de mindset die we onze medewerkers willen meegeven: het gaat veel meer om een digitaal proces dat je goed faciliteert dan om het tot stand brengen van hoogwaardige journaalposten. Daarmee verloochenen we onze afkomst niet, we hebben een prachtig beroep. Maar we zien natuurlijk wel dat je achterop raakt als je het speelveld niet beheerst en begrijpt dat er ontstaat door digitalisering, automatisering en robotisering. Door met Yuki te werken, zie je dat onze medewerkers op een andere wijze efficiënter en effectiever kunnen samenwerken met klanten. Voorheen was het allemaal veel statischer. Nu is het één bewegend speelveld. Wij zijn met een big bang overgegaan op Yuki, gelijk met 500 administraties. Yuki heeft ons goed ondersteund bij deze overgang. We konden rekenen op stevige support. De volgende stap is het maken van een kwalitatieve slag. We zien nu al een duidelijke positieve tendens. Onlangs zijn we ook de winnaar geworden van de Yuki Fast Growing Award. Een award voor de organisatie die het snelst is gegroeid in het aantal administraties. Daar zijn we natuurlijk erg trots op. Ons hogere doel is de klant te ontlasten; alle ballast zoveel mogelijk bij hen wegnemen. Met Yuki komt dat doel steeds dichterbij. Door de administratie te standaardiseren, door te werken met de app, de scan- en herkenmogelijkheden en de nog actuelere inzichten in de stand van zaken. Klanten vinden Yuki prettig werken en begrijpen ook hoe het werkt. Yuki draagt bij aan wat wij de klant willen bieden: gemak, service, kwaliteit en betrouwbaarheid. En intern krijg je met het platform veel beter grip op de winkel die administratieve dienstverlening heet.’
Dit artikel is ook verschenen in de lustrumeditie van het tijdschrift Accountancy Vanmorgen, september 2019.
Vanhier maakt haar belofte waar! Prima accountantskantoor.