Docubird

​Twee vestigingen, twee systemen, en te veel tijd kwijt aan zoeken. Maatman Accountants zocht een oplossing die doet wat het belooft. Die vonden ze in Docubird. Eigenaar Stephan Zijlstra vertelt.

De jaarrekeningen stapelen zich op. Klanten bellen met vragen. En die inbox? Die groeit sneller dan je kunt bijhouden. Januari tot mei is voor veel accountantskantoren de periode waarin documentbeheer als eerste sneuvelt. “Dat doen we wel na de deadline.”

Je opent SharePoint. Klikt op Klanten. Dan op de letter J. Dan op Jansen BV. Dan op 2024. Dan op Correspondentie. Dan op Q3. En daar staat de mail die je zocht. Zes klikken, anderhalve minuut. Geen probleem, toch?

Twee accountantskantoren fuseren. Op papier past het prima: complementaire klantgroepen, gedeelde ambities, geografische spreiding. Maar dan begint de integratie. Het ene kantoor werkt met SharePoint, het andere met een eigen server. Mappen heten anders, metadata bestaat niet of verschilt per systeem. Zes maanden later zoeken medewerkers nog steeds in twee systemen tegelijk.

Een collega vertrekt. Misschien naar een ander kantoor, misschien met pensioen. De overdracht duurt twee weken. En dan blijkt: de helft van de klanthistorie zit in zijn persoonlijke mailbox. Of erger nog, in zijn hoofd.

Je IT-leverancier stelt voor: “We maken voor elke klant een eigen Team aan in Microsoft Teams. Lekker overzichtelijk.” Klinkt logisch. Maar als je honderden klanten hebt, heb je straks honderden Teams.

Je collega is ziek. Een klant belt met een vraag over zijn aangifte van vorig jaar. Je opent de map en ziet: “Jansen definitief v3”, “Jansen aangifte nieuw”, “Jansen FINAL”. Welke is de juiste? En waar staat de mail waarin hij akkoord gaf?

Honderd medewerkers, twintig landen, en ieder team dat zijn documenten op een eigen manier opsloeg. Woord & Daad wilde daar verandering in brengen. Niet met een nieuw systeem, maar met een slimme laag bovenop SharePoint. In deze case vertelt projectleider Jacobus Verheul hoe dat ging en wat het oplevert.

De klok tikt. Jaarrekeningen moeten af, belastingaangiftes wachten en klanten bellen met urgente vragen. Maart tot mei is voor veel accountantskantoren de periode waarin alles tegelijk moet gebeuren. En dan gebeurt het: documentbeheer wordt uitgesteld tot “na de deadline.”