Veel accountantskantoren besteden nog dagelijks tijd aan handmatige, repeterende werkzaamheden. Het invoeren van data, controleren van losse stromen en handmatig afletteren vormen vaak een groot deel van de dagtaak. Door slimme automatiseringen verandert dit snel.
Wanneer repeterende taken automatisch worden afgehandeld, ontstaat er direct meer tijd voor wat er écht toe doet: de cijfers interpreteren en jouw klant ondersteunen bij strategische keuzes. In plaats van terugkijken naar wat er is gebeurd, help je de ondernemer vooruitkijken op basis van actuele data. Dat is de verschuiving van een uitvoerende naar een proactieve, adviserende rol.
Automatiseringen als antwoord op het personeelstekort
Naast deze kwalitatieve verschuiving lost verdere automatisering ook een urgent probleem op: het aanhoudende personeelstekort in de sector. Veel kantoren groeien hard, maar kunnen moeilijk gekwalificeerd personeel vinden om de werkdruk op te vangen.
Door kritisch te kijken naar welke processen nu nog handmatig verlopen, kun je met hetzelfde team meer werk verzetten. Automatiseringen vangen de druk op de achtergrond op. Tegelijkertijd blijft het werk voor je werknemers uitdagender, omdat zij zich kunnen richten op complexere vraagstukken en klantcontact in plaats van op administratief uitzoekwerk.
Het knelpunt: betalingen matchen
Een concreet proces waar nog veel tijdwinst te behalen valt, is het matchen van betalingen. Wanneer klanten gebruikmaken van digitale betaalsystemen, zoals Mollie, Stripe of PayPal, komen betalingen als verzamelbedragen binnen op de bankrekening. Een boekhoudpakket als Exact Online of Twinfield kan deze bedragen daardoor niet automatisch koppelen aan de juiste openstaande verkoopfacturen.
Het gevolg is handmatig uitzoekwerk: specificaties splitsen, transacties controleren en facturen één voor één afletteren. Bij klanten met een hoog transactievolume kost dit wekelijks een aanzienlijk aantal uren.
Om dit proces sluitend te krijgen zijn slimme boekhoudkoppelingen onmisbaar. Deze zorgen ervoor dat de systemen van jouw klant rechtstreeks met elkaar communiceren en data automatisch uitwisselen.
De impact van automatisch afletteren
Binnen de bredere automatisering van de administratie speelt automatisch afletteren een sleutelrol. Zodra de juiste koppelingen actief zijn, verloopt het volledige proces op de achtergrond:
- Transactiedata wordt direct opgehaald bij de betaalprovider.
- De betaling wordt automatisch gekoppeld aan de juiste openstaande factuur in het boekhoudprogramma.
- Transactiekosten worden herkend en op de juiste grootboekrekening geboekt.
- De openstaande post springt direct op ‘betaald’.
Exporteren, importeren en handmatig matchen zijn hierdoor verleden tijd. Het risico op menselijke fouten verdwijnt en de administratie is altijd actueel.
Een kans, geen bedreiging
Verdere automatisering is voor accountantskantoren geen bedreiging, maar juist een kans om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Door routinematig werk over te laten aan slimme koppelingen maak je kostbare uren vrij. Uren die je direct kunt investeren in de groei van jouw kantoor en de sterkere relatie met je klanten. De accountant van de toekomst is geen data-invoerder, maar een adviseur die vooruit kijkt.
Benieuwd hoe je jouw processen verder automatiseert? Bekijk dan de verschillende boekhoudkoppelingen van Combidesk en ontdek de mogelijkheden.
Geef een reactie