Facturen die niet herkend worden, boekingsregels die per administratie opnieuw ingevoerd moeten worden en medewerkers die corrigeren wat het systeem eigenlijk had moeten doen. Een prima verdienmodel toen je nog uurtje-factuurtje werkte, maar als je tegenwoordig met een abonnementsmodel werkt, betaal je die uren zelf.
Dat kan gelukkig echt anders, met behulp van AI, centrale automatiseringsregels en OCR-technologie. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit? Wat levert het concreet op? En hoe snel kun je ermee starten? In dit artikel zetten we het voor je op een rij.
Waarom je huidige oplossing je niet verder brengt
De meeste kantoren hebben de eerste stappen richting automatisering van het pre-accountingproces al gezet. Facturen en bonnnetjes worden automatisch ingelezen gescand, maar daar stopt het dan ook. Maar het controleren, corrigeren en het toepassen van de boekingsregels? Dat gebeurt vaak nog grotendeels handmatig. En juist daar zit de grootste tijdverspilling.
Dat komt niet doordat je medewerkers het verkeerd doen. Het komt doordat de meeste scan-en-herkenoplossingen werken op administratieniveau. Elke nieuwe leverancier, elke nieuwe vestiging en elk overgenomen kantoor: het is iedere keer weer opnieuw beginnen. Er zijn geen centrale boekingsregels en er is geen kantoorbreed overzicht. Je automatiseert wel, maar je schaalprobleem blijft hetzelfde.
Het Autobook Effect: zo werkt het in de praktijk
Lyanthe Next werkt anders. Niet per administratie, maar kantoorbreed. Boekingsregels worden centraal ingericht en automatisch toegepast over alle administraties en vestigingen heen. Het systeem leert, door ingeving van de gebruiker of beheerder, van elke factuur die erdoorheen gaat, gecombineerd met jouw input, en wordt daardoor steeds slimmer.
Wat dat betekent in de praktijk? Bij de Premium oplossing komt een factuur binnen, wordt deze herkend tot op regelniveau en vervolgens gecontroleerd en klaargezet voor verwerking. Klopt alles? Dan wordt de factuur automatisch doorgeboekt. Wijkt iets af? Dan wordt die uitzondering voorgelegd aan een medewerker van het kantoor. Ze hoeven dus niet langer elke factuur na te lopen, maar grijpen alleen in waar het nodig is. Bedenk maar eens hoeveel tijd dat bespaart per medewerker per dag.
Dit is wat wij het Autobook Effect noemen: een werkwijze waarbij het grootste deel van je factuurverwerking automatisch verloopt en je team zich richt op waar zij écht waarde toevoegen.
Wat het concreet oplevert
De cijfers liegen er niet om. Waar een medewerker handmatig 40 tot 80 facturen per uur verwerkt, zijn er kantoren waar het met Lyanthe oploopt tot meer dan 1.000 facturen per uur. En waar de huidige generatie scan-en-herken oplossingen gemiddeld 60 tot 80% Autobook, groeit dat percentage met Lyanthe door naar 95% en hoger.
Dat vertaalt zich direct naar minder piekbelasting, minder overwerk tijdens de btw-periodes en meer ruimte voor de zaken die klanten echt van je vragen: advies, inzicht en proactieve begeleiding.
Kwaliteit, uniformiteit en snelheid, in elk onderdeel van je proces
Waar merk je het verschil het meest? Eigenlijk overal. Niet alleen in het aantal facturen dat je per uur verwerkt, maar ook in hoe consistent je werkt over vestigingen heen en hoeveel vertrouwen je hebt in wat eruit komt.
Kwaliteit
Lyanthe Next herkent elke factuur tot op regelniveau, inclusief complexe btw-structuren met meerdere percentages op één factuur. De boekingen die eruit komen zijn consistent en betrouwbaar, over alle vestigingen en administraties heen.
Uniformiteit
Boekingsregels stel je één keer in en ze gelden meteen voor je hele kantoor, alle vestigingen en alle administraties. Geen gedoe meer bij elke overname of nieuwe collega die het net even anders doet. Lyanthe Next integreert standaard met o.a. Exact, Twinfield, AFAS en AccountView, dus je bestaande werkwijze blijft intact.
Snelheid
Waar een medewerker handmatig zo’n 40 tot 80 facturen per uur verwerkt, loopt dat met Lyanthe Next op tot meer dan 1.000. Geen enorme stapels papieren meer op je bureau voor de btw-aangifte, geen uren overwerk om maar bij te blijven. En je klanten hebben realtime inzicht in de status van hun facturen, zonder dat jouw team daar iets extra’s voor hoeft te doen.
Kun je er wel op vertrouwen?
Dat is een terechte vraag. Een nieuw systeem introduceren in een kantoor met 200 medewerkers en meerdere vestigingen is geen kleine stap. Wat helpt: Lyanthe Next wordt ingericht op basis van jouw bestaande administratie. In de eerste maand boeken je medewerkers zelf, terwijl Lyanthe Next de boekingsregels invult en het systeem hier, weer door ingave van de gebruiker, leert. Na enkele maanden draait het zelfstandig. 95% van de kantoren die een pilot doen, stappen daarna over.
Hoe snel kun je ermee starten?
De implementatie verloopt in verschillende fases. In de eerste fase bereiden we alles voor. Vervolgens komt de kick-off, inclusief een dagdeel training voor de key users. Na een afgesproken periode volgt een evaluatie en staat de omgeving volledig klaar. Grootboekregels ingericht, team getraind? Klaar om op te schalen.
Over Lyanthe
Lyanthe helpt accountantskantoren om pre-accounting slimmer in te richten. Door centraal ingerichte boekingsregels – gecombineerd met onder meer AI ontstaat een schaalbare oplossing die de verwerking, controle en boeking van inkoopfacturen automatiseert, van de eerste factuur tot de kwartaalafsluiting. Nooit meer eindeloos boeken en corrigeren. Zo kan het ook!
Benieuwd wat Lyanthe Next voor jouw kantoor kan betekenen? Boek een demo of neem contact op voor een afspraak.
Geef een reactie