ESG reporting: hoe je ESG-data omzet in bruikbare managementinformatie

De vraag is vooral hoe je daar een consistente rapportage van maakt.

Welke ESG-KPI’s wil je volgen? Hoe definieer en bereken je die? Waar komt de data vandaan? En wil je alleen op groepsniveau rapporteren, of ook per bedrijf, land, locatie of kostenplaats?

Met het ESG-template van XLReporting kun je hiervoor een structuur opzetten. Je definieert KPI’s, brengt gegevens uit verschillende bronnen bij elkaar en gebruikt deze voor dashboards en rapportages. Financiële en niet-financiële informatie kunnen daarbij naast elkaar worden gebruikt.

Zo kan ESG onderdeel worden van de bestaande management reporting, in plaats van een apart rapportageproces.

Wat is ESG reporting?

ESG staat voor Environmental, Social & Governance. ESG-reporting gaat over het meten en rapporteren van niet-financiële prestaties op deze drie gebieden.

Environmental gaat bijvoorbeeld over CO₂-uitstoot, energieverbruik, hernieuwbare energie, water en afval.

Social omvat onderwerpen zoals FTE, diversiteit, personeelsverloop, ziekteverzuim en training.

Governance gaat onder andere over compliance, samenstelling van bestuur en toezicht, datalekken en leveranciersscreening.

Veel van deze gegevens worden binnen organisaties al geregistreerd. ESG-reporting brengt er structuur in: wat meten we, hoe definiëren we het en hoe rapporteren we er periodiek over?

Daarmee wordt ESG-data ook bruikbaar als managementinformatie.

Welk ESG-framework past bij je organisatie?

Er is niet één ESG-framework dat voor iedere organisatie geldt. Welke richtlijn relevant is, hangt onder andere af van de omvang van de organisatie, het land waarin je actief bent, rapportageverplichtingen en de informatiebehoefte van klanten, investeerders en andere stakeholders.

Voor organisaties in Nederland en het Verenigd Koninkrijk kom je onder andere de volgende frameworks en standaarden tegen:

• ESRS / CSRD – Europese richtlijnen en standaarden voor sustainability reporting.
• VSME – een vrijwillige standaard voor kleinere en middelgrote ondernemingen.
• IFRS S1 & S2 / ISSB – internationale standaarden voor sustainability-related financial disclosures.
• GHG Protocol – een veelgebruikte standaard voor het meten van broeikasgasemissies, waaronder Scope 1, 2 en 3.

Officiële bronnen

• European Commission – CSRD / ESRS
• EFRAG – VSME
• IFRS Foundation – ISSB Standards
• GHG Protocol – Standards

Bepaal eerst welke richtlijn voor je organisatie van toepassing of relevant is voordat je KPI’s en rapportages gaat inrichten. Dat is bij uitstek een onderwerp waarbij ESG-consultants en accountants kunnen ondersteunen. Zij kennen de frameworks en kunnen deze vertalen naar de situatie van een organisatie: wat moet of wil je rapporteren, welke KPI’s horen daarbij en welke gegevens heb je daarvoor nodig?

Daarna wordt het vooral een datavraagstuk. Waar staat de informatie en hoe krijg je deze bij elkaar?

Daar komt XLReporting in beeld. De consultant of accountant brengt de ESG-kennis en begeleidt de implementatie. XLReporting biedt de tooling om data uit verschillende bronnen te verzamelen, te structureren en te combineren en de rapportages op te zetten.

ESG reporting in XLReporting

XLReporting wordt gebruikt voor financiële rapportages, begrotingen en consolidatie, maar is niet beperkt tot financiële data.

Ook niet-financiële gegevens kunnen worden geïmporteerd, vastgelegd, berekend en gerapporteerd. Denk aan FTE, ziekteverzuim, energieverbruik, CO₂-uitstoot, afval of andere operationele KPI’s.

Daardoor kun je financiële en ESG-data binnen dezelfde rapportageomgeving gebruiken.

Financial data + Non-financial data → XLReporting → Financial + ESG Reporting

Ook de dimensies die je voor management reporting gebruikt, kunnen relevant zijn voor ESG.

Company → Department → Period → Actual / Budget / Forecast

Daarmee kun je bijvoorbeeld rapporteren over:

• omzet per FTE
• personeelskosten per FTE
• CO₂-uitstoot per €1 miljoen omzet
• energieverbruik per locatie
• ziekteverzuim per afdeling

ESG staat daarmee niet los van performance management. Dezelfde omgeving waarin je financiële resultaten analyseert, kan ook worden gebruikt om niet-financiële prestaties te volgen.

Van ESG-data naar KPI’s

Losse ESG-data is nog geen bruikbare rapportage. Eerst moet duidelijk zijn welke indicatoren je wilt volgen, hoe je ze meet en wat ze precies betekenen.

Het ESG-template bevat hiervoor een ESG KPI Library.

De KPI’s kunnen worden ingedeeld naar Environmental, Social en Governance.

Environmental

• CO₂ Scope 1 (tCO₂e)
• CO₂ Scope 2 (tCO₂e)
• Renewable Energy (%)

Social

• Employee Turnover (%)
• Sick Leave (%)
• Gender Diversity (%)

Governance

• Compliance Incidents (aantal)
• Supplier ESG Screening (%)

Achter iedere KPI zit een definitie. CO₂ Scope 1 gaat bijvoorbeeld over directe broeikasgasemissies uit bronnen die een organisatie bezit of beheerst. Employee Turnover laat zien welk percentage medewerkers gedurende een bepaalde periode de organisatie verlaat. Supplier ESG Screening kan aangeven welk percentage van de relevante leveranciers op afgesproken ESG-criteria is beoordeeld.

Het doel is niet om zoveel mogelijk KPI’s te verzamelen. Kies de indicatoren die passen bij het gekozen framework en de informatiebehoefte van de organisatie.

Onderhoud je eigen KPI Library

Welke ESG-KPI’s relevant zijn, verschilt per organisatie. Daarom kun je de KPI Library zelf onderhouden.

Per KPI leg je bijvoorbeeld vast:

• naam
• categorie
• beschrijving
• eenheid
• berekening
• richting
• target
• databron
• framework

Neem Employee Turnover als voorbeeld.

Description
Percentage of employees who leave the organization during a reporting period.

Calculation
Employees leaving / Average employees × 100

Direction
Lower is better

Target
< 10%

Zo ligt niet alleen de KPI vast, maar ook de definitie erachter. Dat is belangrijk als verschillende afdelingen, bedrijven of mensen gegevens aanleveren. Je wilt voorkomen dat dezelfde KPI op verschillende manieren wordt berekend.

Voor consultants en accountants is de KPI Library ook een praktisch onderdeel van een implementatie. Hier komt de kennis van het ESG-framework samen met de inrichting van de rapportage.

Hoe komt ESG-data in XLReporting?

De benodigde gegevens zullen zelden allemaal uit één systeem komen. Binnen XLReporting kun je verschillende manieren van dataverzameling naast elkaar gebruiken.

1. Start met het ESG-template

Het ESG-template geeft een basisstructuur voor de KPI’s, data en rapportage.

ESG Template → Data → KPI Library → Dashboard

De template is een startpunt. Je past deze vervolgens aan de KPI’s en rapportagebehoefte van de organisatie aan.

2. Gebruik bestaande databronnen

Kijk vervolgens naar de informatie die al beschikbaar is.

• HR-systeem → FTE / Sick Leave
• ERP → Purchases / Operational data
• Excel / CSV → ESG Metrics
• Database → Operational KPIs
• Financial system → Revenue / Personnel Costs

Financiële en niet-financiële gegevens uit deze bronnen kunnen in XLReporting worden samengebracht. Je hoeft voor ESG dus niet automatisch nieuwe bronsystemen te introduceren.

3. Bereken KPI’s

Niet iedere KPI staat kant-en-klaar in een bronsysteem.

CO₂-uitstoot kan bijvoorbeeld worden berekend op basis van verbruik en een emissiefactor.

CO₂ emissions = Fuel consumption × Emission factor

Ook financiële en niet-financiële gegevens kunnen in een berekening samenkomen.

CO₂ intensity = CO₂ emissions / Revenue

of

Revenue per FTE = Revenue / Average FTE

Juist dit soort combinaties maakt ESG-data ook interessant voor interne sturing.

4. Voer data handmatig in

Een automatische koppeling is niet altijd nodig. Sommige ESG-data komt maar één keer per maand, kwartaal of jaar beschikbaar. Andere informatie wordt lokaal verzameld.

Via een data entry model kunnen deze gegevens gestructureerd worden ingevoerd. Daarna zijn ze te combineren met geïmporteerde data en berekende KPI’s.

Je kunt dus beginnen met handmatige invoer en later automatiseren waar dat zinvol is.

Van KPI’s naar een ESG-dashboard

Als de KPI’s zijn gedefinieerd en de data beschikbaar is, komt alles samen in het dashboard.

Een dashboard kan bijvoorbeeld de belangrijkste indicatoren voor Environmental, Social en Governance tonen:

• CO₂ Total
• Renewable Energy
• Employee Turnover
• Sick Leave
• Board Diversity
• Supplier ESG Screening

Een actuele waarde krijgt meer betekenis als je deze vergelijkt met de vorige periode, een target en de ontwikkeling over tijd.

Current → Previous period → Target → Trend

Rapporteren op het niveau waarop je stuurt

Een geconsolideerd ESG-cijfer is nuttig, maar voor interne sturing wil je vaak verder kunnen kijken.

XLReporting kan ESG-data rapporteren op verschillende organisatieniveaus. Bijvoorbeeld:

Group → Company → Country → Cost center

Hoe ver je kunt inzoomen, hangt af van de beschikbare data.

Wordt energieverbruik per locatie geregistreerd, dan kun je het ook per locatie rapporteren. Is CO₂-data alleen voor het hele bedrijf beschikbaar, dan kun je deze niet zomaar uitsplitsen naar afzonderlijke kostenplaatsen.

Bedenk daarom bij de inrichting niet alleen welke KPI je nodig hebt, maar ook op welk niveau je deze wilt kunnen analyseren.

Gegevens van verschillende bedrijven of onderdelen kunnen andersom ook worden geconsolideerd. Zo kun je vanuit het groepsniveau verder inzoomen op een land, bedrijf, locatie of kostenplaats.

Eerst kijken naar de data die er al is

ESG hoeft niet automatisch te betekenen dat er een volledig nieuw informatiesysteem nodig is.

Een groot deel van de benodigde informatie zit vaak al in de financiële administratie, HR en payroll, spreadsheets, operationele systemen en databases.

Begin daarom met drie vragen: wat willen we rapporteren, welke data hebben we daarvoor nodig en waar staat die data nu?

Dat is ook een logische verdeling bij een implementatie met een ESG-consultant of accountant. Zij helpen bij het framework, de KPI’s, definities en het proces. XLReporting kan vervolgens worden gebruikt voor het verzamelen en combineren van de data en het opzetten van de rapportages.

Voor consultancy- en accountantsorganisaties biedt dat bovendien de mogelijkheid om niet voor iedere klant opnieuw een reportingoplossing vanaf nul op te bouwen. Het ESG-template kan als basis worden gebruikt en per klant worden aangepast aan het framework, de KPI’s, organisatiestructuur en beschikbare databronnen.

Hoe begin je met ESG-reporting?

Maak het in het begin niet groter dan nodig.

• Bepaal welk ESG-framework relevant is en laat je zo nodig adviseren
• Selecteer de KPI’s die je nodig hebt
• Bepaal op welk organisatieniveau je wilt rapporteren
• Breng in kaart waar de benodigde data staat
• Leg definities en berekeningen vast in de KPI Library
• Importeer, bereken of voer de gegevens in
• Ontwerp het ESG-dashboard
• Breid het model uit als de informatiebehoefte groeit

Begin dus niet automatisch met de zoektocht naar een nieuw ESG-systeem. Kijk eerst welke data er al is en wat je daadwerkelijk wilt rapporteren.

XLReporting helpt vervolgens om die data samen te brengen en om te zetten in ESG-rapportages die aansluiten op je bestaande financiële en management reporting.

Wil je zien hoe je dit in XLReporting kunt opzetten? Boek een demo.