Een belangrijk onderdeel van informatiebeveiliging is het beheren van toegangsrechten. Medewerkers moeten alleen toegang hebben tot de klantinformatie die zij nodig hebben. Klanten mogen uitsluitend hun eigen gegevens kunnen inzien.
Juist het beheer van die rechten verdient aandacht. Neem SharePoint als voorbeeld. Een map die ooit voor een klant is opengesteld, blijft soms toegankelijk omdat niemand eraan denkt de rechten later weer in te trekken. Ook kan een medewerker per ongeluk toegang geven tot documenten van een andere klant.
Bij tientallen of honderden dossiers, wisselende medewerkers en veranderende klantrelaties wordt het handmatig beheren van al die rechten al snel complex. Juist daar ontstaan risico’s.
Door toegang op klant- en dossierniveau af te bakenen en niet afhankelijk te maken van handmatig ingestelde rechten per folder of omgeving, wordt het eenvoudiger om controle te houden over wie welke informatie kan benaderen.
Minder losse kanalen, meer controle
Ook de manier waarop informatie wordt uitgewisseld, heeft invloed op de veiligheid. Wanneer documenten via e-mail worden verstuurd, lokaal worden gedownload of via verschillende tussenstations worden gedeeld, neemt de controle over die informatie af.
Een centraal uitvraagproces beperkt die versnippering. Het maakt inzichtelijk welke documenten zijn opgevraagd en ontvangen en bij welk dossier deze horen. Bovendien wordt voorkomen dat vertrouwelijke informatie onnodig via verschillende kanalen wordt verspreid.
Het gaat daarbij niet alleen om het voorkomen van incidenten, maar ook om aantoonbaar grip houden op de informatieverwerking.
Veiligheid als onderdeel van de dagelijkse werkwijze
Beveiliging moet niet afhankelijk zijn van de discipline van individuele medewerkers of extra handmatige handelingen. Het moet onderdeel zijn van de manier waarop een kantoor dagelijks werkt.
Qompose is ontwikkeld voor het veilig uitvragen van klantinformatie bij accountants- en belastingadvieskantoren. Toegang tot klantinformatie is afgebakend per uitvraag en dossier. Medewerkers kunnen inloggen met hun bestaande Microsoft-account via Microsoft Entra ID. Ontvangen documenten kunnen rechtstreeks worden opgeslagen in de SharePoint-omgeving van het kantoor.
Zo combineert Qompose een gecontroleerd uitvraagproces met de bestaande Microsoft 365-omgeving. Niet alleen de verbinding en opslag zijn belangrijk, maar vooral de controle over wie toegang heeft tot welke klantinformatie.
Meer weten?
Benieuwd hoe Qompose helpt om de informatie-uitwisseling en ondertekenen van documenten tussen kantoor en klant veilig en overzichtelijk te organiseren? Bekijk de mogelijkheden op www.qompose.nl of plan direct een demo.
Geef een reactie