Met welke KPI’s stuur je je accountantskantoor aan en hoe kom je eraan?

KPI’s (Key Performance Indicators) zijn ‘hot’. Een beetje moderne manager kan er niet buiten. Hoe kunnen KPI’s zinvol worden ingezet ter ondersteuning van de aansturing van jouw accountantspraktijk? En wat is de rol van Power BI? Jacob den Houting, registeraccountant en directeur bij Qics, zet de belangrijkste KPI’s voor je op een rijtje.

Businessmodel

Om de belangrijkste KPI’s te kunnen bepalen, kijkt je eerst naar de typologie van je organisatie. In het geval van een accountantskantoor is dat zakelijke dienstverlening. Binnen de zakelijke dienstverlening draait het om de beschikbare capaciteit, ofwel de manuren (een accountantskantoor heeft twee belangrijke ‘assets’: medewerkers en klanten). Ondanks dat het traditionele businessmodel van accountantskantoren aan het wankelen is, draait het binnen de accountancy in de basis nog steeds om uren. Te formuleren KPI’s moeten dus aansluiten bij de beschikbare en gerealiseerde uren. Daarbij geldt voor de meeste KPI’s dat (waar mogelijk) gemonitord wordt op realisatie versus begroting, voorgaande periode en voorgaand jaar.

1. De totale capaciteit

Hiermee bedoelen we de beschikbare capaciteit in manuren, per fte en in totaal per jaar. Als je rekening houdt met jaarlijkse wettelijke feestdagen, vakantie-uren en een norm voor bijvoorbeeld afwezigheid door ziekte, kun je uitrekenen dat de beschikbare capaciteit per fulltime medewerker normaliter ergens rond de 1.800 uur per jaar ligt. Bij het berekenen van de bezettingsgraad (een belangrijke KPI) wordt dan ook uitgegaan van deze 1.800 uur per fulltime medewerker.

2. Leegloop

Het mag duidelijk zijn dat de rentabiliteit van je kantoor valt of staat met het voorkomen van leegloop (gaten) in de planning en gewerkte uren. Om die reden is het van belang dat gewerkt wordt met normen voor leegloop en niet-declarabele uren per medewerker. Ook al wil je dat je medewerkers 100 procent van hun tijd aan klanten besteden, het is een illusie te veronderstellen dat dit haalbaar is. Om grip te houden op de tijdsbesteding door de accountants, moet er gerapporteerd te worden over de leegloop.

3. De geplande capaciteit en de nog beschikbare uren

Normaal gesproken kan een accountantskantoor in het voorjaar haar medewerkers eenvoudig voor meer dan 100 procent van de beschikbare tijd inzetten. De uitdaging is dan om alle klanten tevreden te houden en tegelijkertijd de werkdruk die door de medewerkers wordt ervaren binnen de perken te houden. Met eventuele leegloop (zie het vorige punt) hoef je dan geen rekening te houden. Hoe anders is dat voor de tweede helft van het jaar. De brutomarge die in het voorjaar door hard werken is opgebouwd, verdwijnt als sneeuw voor de zon als medewerkers vele uren niets zitten te doen bij gebrek aan planning. Het is dus zaak continu zicht te hebben op de hoeveelheid nog beschikbare, in te plannen uren en het effect daarvan op de ontwikkeling van het jaarresultaat ten opzichte van de begroting. Zo kun je vroegtijdig onderkennen of het nodig is met bijvoorbeeld extra commerciële acties te proberen gaten in de planning op te vullen.

4. Gerealiseerd uurtarief

In je te begroten jaaromzet ga je uit van je beschikbare personeelsformatie. De jaaromzet is opgebouwd uit een omzetbedrag per medewerker (per medewerker/vacature wordt een x aantal declarabele uren omgerekend tegen het beoogde te hanteren uurtarief tot een te realiseren omzetbedrag). De optelsom van al die individuele bedragen leidt tot je begrote jaaromzet. Hieruit kunnen bijvoorbeeld een gemiddeld uurtarief en gemiddeld omzetbedrag per medewerker worden afgeleid. Het analyseren van het gerealiseerde uurtarief is natuurlijk ook interessant bij opdrachten die tegen een vast bedrag in rekening zijn gebracht.

5. Afboekingen

Je kunt je targets realiseren op het gebied van de te realiseren aantallen declarabele uren en toch een tegenvallend resultaat boeken. Dit kan samenhangen met het feit dat de bestede tijd (uitgedrukt in geld) op opdrachtniveau negatief afwijkt van wat met de klant is overeengekomen. Om die reden is het dus zaak de afboekingen op opdrachtniveau in kaart te brengen en te analyseren.

6. Omzet per medewerker

Een belangrijke graadmeter voor de rentabiliteit van je kantoor en je concurrentiepositie vormt de omzet per medewerker. Een hoge omzet per medewerker werkt positief door in de winstcijfers. Daarbij kan het enerzijds een indicatie zijn dat je je werkprocessen zeer efficiënt hebt georganiseerd (dat laatste kan overigens eenvoudig worden bereikt door maximale inzet van ICT-mogelijkheden), anderzijds dat het door jou gehanteerde prijsniveau naar je klanten aan de hoge kant is. Hier ligt een uitdaging om het juiste beleid uit te stippelen.

7. Leverage

Met ‘leverage’ binnen een accountantskantoor wordt bedoeld de verhouding tussen het aantal partners en medewerkers. Hoe meer medewerkers er door een partner worden aangestuurd, hoe groter de ‘leverage’ (immers des te meer declarabele uren er komen op het conto van de partner, hoe hoger de winst per partner). Een andere manier om naar de ’leverage’ te kijken, is de verhouding tussen het aantal declarabele medewerkers en het aantal medewerkers in ondersteunende functies. Hoe minder niet-declarabele medewerkers, hoe lager de overhead van je kantoor, hoe hoger de winst.

8. Ziekteverzuim

Hoewel het voor alle bedrijven belangrijk is om ziekteverzuim te monitoren, vraagt het voor een accountantskantoor, dat voor zijn omzet afhankelijk is van de beschikbare manuren, bijzondere aandacht. Let er daarbij wel op ziekteverzuimpercentages te schonen voor zwangerschaps- en bijzonder verlof. Dat zijn namelijk elementen die buiten de eigen invloedsfeer liggen. Los van de invloed die ziekteverzuim heeft op de omzet, kan het overigens ook iets over medewerkerstevredenheid zeggen. Om het kortdurend ziekteverzuim positief te beïnvloeden komt het nog wel eens voor dat in de arbeidsvoorwaarden wordt afgesproken dat een medewerker aan het einde van een jaar twee of drie extra vakantiedagen ontvangt, mits hij of zij gedurende het jaar niet ziek is geweest.

9. Niet-declarabele uren

Naast de reeds behandelde uren, zijn er ook nog productieve, maar niet-declarabele uren. Denk hierbij aan vergaderingen (bijvoorbeeld vaktechnisch), managementtaken, salesactiviteiten, etc. Om grip te houden op de productiviteit van je medewerkers, is het van belang dat per medewerker vooraf wordt afgesproken hoeveel indirecte uren zijn toegestaan, en waaraan deze uren mogen worden besteed. Gedurende het jaar moet vervolgens worden gemonitord in hoeverre de medewerker zich daaraan houdt.

10. Saldo vakantie- en overuren

Gedurende het jaar kan het beeld ontstaan dat je qua omzet- en resultaatontwikkeling keurig in de pas loopt met je begroting, om vervolgens aan het einde van het jaar te moeten constateren dat de beoogde winst toch niet is gerealiseerd. Een hierin verstorende factor kunnen de niet opgenomen vakantie-uren zijn of de opgebouwde overuren in de drukke voorjaarsperiode. Bedenk daarbij dat normaliter bij een accountantskantoor in de eerste helft van het jaar circa 55% van de jaaromzet wordt gerealiseerd en in de tweede helft van het jaar de resterende 45%. Betrek de ontwikkeling van het tegoed aan vakantie- en overuren dus bij je analyse van de gerealiseerde omzet versus de begrote omzet.

Meer KPI’s

Tot zover enkele veel gebruikte KPI’s. Bij de beschrijving van deze KPI’s heb ik mij gericht op de accountantswerkzaamheden. Het spreekt voor zich dat ook voor de andere afdelingen binnen het accountantskantoor, zoals de fiscale en de loonafdeling, specifieke KPI’s kunnen worden geformuleerd en gehanteerd ter ondersteuning van het management (bijvoorbeeld het aantal loonstroken per medewerker). Naast KPI’s die betrekking hebben op de productiecapaciteit, is er uiteraard ook behoefte aan informatie over meer generieke (financiële) informatie, zoals openstaande vorderingen (naar ouderdom), gemiddelde incassotermijn, ontwikkeling van het werkkapitaal, personeelsverloop etc.

Tot slot

Het spreekt voor zich dat je alleen tot betrouwbare informatie (KPI’s) komt als de registratie van de benodigde basisgegevens in orde is. Dat kan worden gerealiseerd door je werkprocessen goed te automatiseren met behulp van planning-, uren-, boekhoud- en salarissoftware. Je kunt Power BI inzetten om deze KPI’s te genereren en in een overzichtelijk dashboard aan je te tonen, met daarbij de mogelijkheid om door te zoomen naar de details. Over hoe dat werkt binnenkort meer. Dankzij heldere KPI’s worden jij en je managers tijdig gevoed met juiste en volledige informatie om zo het kantoor aan te sturen.

Nieuwsgierig? Wij hebben jarenlange ervaring met Power BI en het bouwen van datamodellen en overzichtelijke dashboards. Ben je benieuwd hoe dat er voor jouw organisatie uit kan zien en hoe dat in zijn werk gaat? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op!