Een sterk ‘selling point’ van CaseWare is de connectiviteit: het gemak waarmee gegevens uit andere softwarepakketten kunnen worden ingelezen en verwerkt in de dossiers. Dat bespaart gebruikers niet alleen veel tijd en saai inklopwerk maar het verkleint ook de kans op fouten. Binnen Nederlandse ondernemingen en organisaties worden tientallen verschillende financiële, administratieve en fiscale pakketten gebruikt.
Volgens productmanager Joost van Berkum is het voor CaseWare helaas ondoenlijk om met al deze pakketten een online connectie te realiseren. Maar het ambitieniveau is hoog en voor veelgebruikte financiële pakketten zijn inmiddels goed werkende koppelingen beschikbaar. Tot voor kort gebeurde dit met behulp van losse ‘connectoren’. Zo waren er bijvoorbeeld aparte connectoren voor AFAS en Accountview. ‘Dat wordt anders,’ legt Joost van Berkum uit.
Populair
CaseWare heeft hard gewerkt aan de ontwikkeling van één multifunctionele connector die verbinding kan leggen met veel populaire financiële pakketten op de Nederlandse markt. Uiteraard geldt dit voor AFAS en Accountview maar ook voor Twinfield, Exact Online, Yuki en iMuis. ‘Dan heb je al een groot deel van de markt te pakken,’ rekent Joost van Berkum uit. ‘Maar er staan nog wat connecties op de wensenlijst. Dan noem ik met name Reeleezee en Snelstart. Het aantal kan in de toekomst echter eenvoudig worden uitgebreid want we hebben de nieuwe Financiële Connector juist ontworpen met deze gedachte in het achterhoofd.’
Gebruikers van de connector hoeven niet bang te zijn dat ze door de bomen het bos niet meer zien. Afhankelijk van de wensen van het kantoor kan de connector zo worden ingesteld dat alleen de relevante pakketten zichtbaar zijn. Elk boekhoudpakket vereist weer andere instellingen. Het vastleggen hiervan gebeurt voor de ingebruikname van de connector. Daarna verloopt alles automatisch. De werkwijze om gegevens te importeren is uiterst gebruiksvriendelijk, benadrukt Joost.
Referentie Grootboek Schema
De connectiviteit kan in de nabije toekomst een forse extra impuls krijgen als gevolg van de introductie van het Referentie Grootboek Schema (RGS), vertelt Joost. Door de uniforme mapping in het RGS kunnen cijfers niet alleen worden geïmporteerd vanuit financiële pakketten maar ook gelijk op de juiste plek in de jaarrekening worden geplaatst.
‘Het maken van een jaarrekening op basis van de data uit de boekhouding wordt dan bijna een automatische handeling,’ voorspelt Joost. CaseWare volgt de ontwikkelingen rondom RGS op de voet en heeft de software hier al grotendeels op aangepast. Voordat kantoren er echt de vruchten van kunnen plukken, zullen ook de leveranciers van boekhoudsoftware hun pakketten RGS-proof moeten maken. Volgens Joost is dat bij enkele al het geval.
Connectie met CRM-systemen
CaseWare concentreert zich voorlopig op het verder ontwikkelen van de nieuwe Financiële Connector. Joost van Berkum vraagt zich daarbij af of er wellicht een nieuwe naam moet worden bedacht voor de toepassing. ‘We werken namelijk ook aan nieuwe uitwisselingsmogelijkheden met CRM-pakketten. Dan gaat het in eerste instantie vooral om de NAW-gegevens en documenten. Voor AFAS Online en Change to Comm/AuditCase is een pilot gestart om de gemaakte software in een praktijksituatie uit te testen. Dezelfde soort uitwisseling willen we ook realiseren met de CRM-systemen Alure en Radar.
We zouden er natuurlijk voor kunnen kiezen om dit in een aparte CRM-connector te bouwen maar dat is minder handig voor de klant. Want die moet weer een aparte toepassing installeren en onderhouden terwijl we met de flexibele Financiële Connector al een prima tool voorhanden hebben. Het enige punt is dat de term ‘financieel’ dan de lading niet meer helemaal dekt. Dus als iemand een goed idee heeft voor een passende nieuwe benaming, dan mag die zich bij mij melden,’ lacht Joost.
————————————————————————————————————–
Uitfasering oude connectoren
Sommige kantoren gebruiken nog ‘oude’ connectoren, zoals de ‘Financiële koppeling AFAS’ en de ‘Financiële Koppeling Accountview’. Deze werken met een apart dashboard. Beide toepassingen zijn technisch verouderd en, in combinatie met nieuwe software, minder goed bruikbaar. Daarom worden ze niet meer ondersteund. Joost van Berkum raadt de kantoren aan om snel over te stappen naar de nieuwe connector. Deze is veel gemakkelijker en efficiënter in het gebruik. Een nadeel van de nieuwe connector ten opzichte van de oude is dat de uitwisseling van data nog maar in één richting mogelijk is, namelijk van het financiële pakket naar CaseWare. De oude tools kenden ook de mogelijkheid om in CaseWare aangemaakte voorlopige journaalposten weer te exporteren naar het financiële pakket. Joost van Berkum: ’Dat was een erg gewaardeerde functionaliteit, Tegelijkertijd leverde hij veel problemen en hoofdbrekens op. Om die reden bieden we die functie voorlopig nog niet aan in de nieuwe connector. Maar we denken wel na over oplossingen. We streven naar een eventuele generieke exportfunctie voor voorafgaande journaalposten, dus die we voor alle pakketten kunnen inzetten. Maar dat is niet gemakkelijk. Want elk boekhoudpakket kent weer andere regels voor het inlezen en vastleggen van cijfers. Voor ons is het onmogelijk bij de uitwisseling van data met al deze regels rekening te houden. Er zijn wel andere oplossingen denkbaar op basis van webservices. Daarbij stellen wij data ter beschikking voor de export en laten we het aan de leverancier van het boekhoudpakket over of en hoe deze data weer geïmporteerd kunnen worden.’ Zover is het nu nog niet, maar Joost bevestigt dat het onderzoek naar deze oplossing op CaseWare’s to-do-list staat.
Geef een reactie