Salarisadministratie: In één keer goed!

Salarisverwerking is voor veel kantoren een vast onderdeel van hun dienstverlening. De klant vertrouwt er op. Wanneer medewerkers hun salaris niet op tijd ontvangen of er een verkeerd bedrag wordt overgemaakt, is salarisadministratie een enorme ‘dissatisfier.’ Dat is niet nodig. Slimme inrichting van processen zorgt voor een eenvoudige klantreis voor de ondernemer, zijn werknemer en de salarisadministrateur. Mijn[Kantoor] is de app van Exact waarmee salarisadministrateur en ondernemer kunnen samenwerken. Vera Lenaerts en Fred Moerkerken van Exact leggen het uit.

Het uitgangspunt voor salarisverwerking met Exact Online is gericht op steeds minder handmatige invoer en geen dubbel werk. Eén keer invoeren en dan goed. ‘Ondernemers leveren de salarismutaties van hun medewerkers vaak nog op heel veel verschillende manieren aan. Ja, soms nog van papier. Per email, een Exceloverzicht, per whatsapp, je komt het allemaal tegen,’ vertelt Vera. Het betekent in de praktijk dat dergelijke gegevens vervolgens toch weer apart in het salarispakket moeten worden ingevoerd. Niet meer van deze tijd, zou je zeggen. En het hoeft ook niet. Om dat handmatige gedoe af te schaffen is Mijn[Kantoor] ontwikkeld.
De ondernemer vult de mutaties in zijn eigen administratieve omgeving in, deze staan dan direct in Exact Online. Gewerkte uren, overuren, gedeclareerde onkosten, eventuele periodieke salarisverhogingen, enz. Kortom alles wat nodig is om de medewerker tijdig het juiste salaris te kunnen uitkeren. ‘En omdat de invoering dan direct aan de bron, dus bij de ondernemer, plaatsvindt is de kans op fouten het kleinst,’ voegt Fred Moerkerken hier aan toe. De salarisverwerker kan dan controleren op mogelijke fouten en eventuele opvallende afwijkingen. Dat voorkomt veel extra werk.

Om dit soepel te laten verlopen stelt dit wel stevige eisen aan het salarispakket. Dit begint al met het gegeven dat de meest gebruikte CAO’s in het pakket aanwezig moeten zijn. ‘Met meer dan 150 CAO’s ondersteunen we meer dan 70% van de markt,’ stelt Vera. ‘Bedrijfseigen regelingen kunnen vervolgens op een relatief eenvoudige manier in het systeem worden opgenomen, zo kunnen kantoren ook aan de slag met afwijkende afspraken, of minder algemene CAO’s.’ Vaste templates maken het mogelijk om het systeem te finetunen of los van bestaande CAO’s in te richten.
Het begint allemaal met de invoer van gegevens. Nieuwe medewerkers kunnen eenvoudig in het systeem worden aangemaakt. Een complete salarisadministratie opnemen in het systeem is ook niet moeilijk. ‘Basis is het XML-bestand dat vanuit ieder salarispakket naar de Belastingdienst wordt gestuurd ter verrekening van de loonbelasting. Dit bestand kan – ongeacht in welk salarispakket het is aangemaakt – in Exact Online worden ingelezen. Vervolgens kunnen maandelijks de mutaties per medewerker worden ingevoerd.’ Vera gaat vervolgens uitgebreid in op de klantreis die een kantoor maakt met Exact Online en wat ook de rol daarin is van Exact.

Klantreis salarisadministratie

De voorbereiding:

1. Eenvoud bij de inrichting. Kantoren kunnen op een eenvoudige manier een salarisadministratie in Exact Online inrichten. De grote belangrijke CAO’s zijn standaard in het systeem opgenomen. Templates maken het mogelijk om nog meer maatwerk ten behoeve van de ondernemer te creëren.
2. Inlezen van persoonsgegevens van medewerkers kan via de XML-file loonaangifte. De XML-standaard zorgt ervoor dat gegevens uit ieder ander salarispakket kunnen worden ingelezen. Gegevens van medewerkers, koppeling aan sector en CAO’s, worden zo allemaal automatisch ingevoerd.

Maandelijks terugkerende werkzaamheden:

3. Aanpassingen per onderneming of per medewerker kunnen eenvoudig door de accountant worden uitgevoerd. Kantoren kunnen indien gewenst op maat van de onderneming van de klant regelingen invoeren. Daar is geen consultant voor nodig. Wanneer kantoren ondersteuning willen is dat natuurlijk beschikbaar. Gebruikers krijgen gratis een training van een dag waarin zij het pakket leren kennen, van het inrichten tot en met de fiscale aangiften.
4. Input nieuwe gegevens voor de volgende salarisronde – oftewel invoeren van de variabele mutaties – zoals gemaakte uren bij 0-uren contract, overuren en verlof kan de ondernemer eenvoudig met de Mijn[Kantoor] app van Exact invullen. Hier ligt voor het accountantskantoor de kans om juist dit onderdeel te stroomlijnen. Nu gebeurt dit nog via Excel of handmatig. Via Mijn[Kantoor] kan de ondernemer eenvoudig inloggen in het systeem en zijn wijzigingen en gegevens in één keer invoeren. De ondernemer vult de gegevens van zijn medewerkers in. Geen gedoe met losse Excel-bestanden of e-mail, maar een eenvoudig en helder online formulier. De ondernemer heeft zo ook gelijk een compleet en accuraat overzicht van zijn personeelskosten.
5. Verloning kan nu plaats vinden. De salarisadministrateur op het accountantskantoor draait proefstroken en controleert op fouten en afwijkingen. Hij neemt zo nodig contact op met de ondernemer.
6. Vervolgens kunnen de salarisstroken voor de onderneming worden klaargezet. Wanneer de ondernemer een bankrekening heeft bij de ING of de Rabobank kan de betaling direct worden klaargezet. Er wordt een SEPA-bestand aangemaakt dat automatisch naar de klant wordt verstuurd. Dit SEPA-bestand moet dan nog wel door de klant worden geaccordeerd. Vervolgens worden de salarissen uitbetaald.

Koppeling aan Exact Online

Een groot voordeel voor Exact Online gebruikers is dat er voor het salarispakket niet apart hoeft te worden ingelogd. Fred is daar eigenlijk wel trots op. ‘Het salarispakket is volledig geïntegreerd met de boekhouding in Exact Online.’ De loonjournaalposten zijn direct gekoppeld en opgenomen in de boekhouding en omgekeerd kunnen in de boekhouding zaken worden vastgelegd die weer direct zijn gekoppeld aan de salarisadministratie. Denk daarbij aan onkostendeclaraties, secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bijvoorbeeld een leaseauto, maar ook aan de werkkostenregeling. Wanneer in Exact Online een transactie onder een rekening werkkostenregeling wordt geboekt is dat direct gekoppeld aan de salarisadministratie. ‘En wanneer het plafond van 1,2% van het fiscaal loon in zicht komt dan kun je dat direct in het systeem zien,’ zo voegt Vera hier nog aan toe.

‘Wat we in de praktijk zien is dat grotere kantoren hier toch meer slagen in maken dan de kleinere. Dat is wat kantoren ons vertellen. Wat we ook zien is dat kantoren die dit echt opgepakt hebben toch vaker intensiever met hun cliënten samenwerken,’ zo stelt Fred. ‘Meer sturen op afwijkingen, signaleren dat loonkosten in sommige gevallen toch wel sterk stijgen of van de CAO afwijken, kortom een veel inhoudelijker gesprek.’
De software faciliteert het en Exact Online is ook geschikt om niet-financiële gegevens op te slaan. Denk daarbij aan jubilea, verjaardagen maar ook aan de mogelijkheid om dossiers van medewerkers veilig in de cloud op te bergen. Een prima plek om arbeidsovereenkomsten, kopieën van diploma’s, beoordelingen e.d. in op te slaan.

No hands salarisadministratie

Uiteindelijk komt dat neer op de wijze waarop een kantoor haar ondernemers en ook medewerkers meeneemt in het optimale gebruik van Exact Online. Wanneer daadwerkelijk Mijn[Kantoor] als enige tool wordt gebruikt om gegevens bij te houden c.q. te muteren zijn zowel de ondernemer als de salarisadministrateur af van een hoop gedoe. De ondernemer wordt op het scherm aan de hand genomen langs de gegevens die hij moet invoeren of aanpassen. (Gegevens die vroeger per email of telefoon werden gecommuniceerd) Het accountantskantoor controleert en signaleert. De ondernemer kan vervolgens met een spreekwoordelijke druk op de knop de salarisbetalingen autoriseren. Vereenvoudiging van deze processen is echt belangrijk. Het betekent nog meer foutloos kunnen werken. Zo wordt een dissatisfier – fouten zijn immers heel vervelend – een satisfier. Een kans om op inhoud in gesprek te gaan met de ondernemer over zijn salariskosten.