• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • AV-Top 50
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • AV-Top 50
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
Home » Salarisadministratie: In één keer goed!

Salarisadministratie: In één keer goed!

Artikelen, Nieuws

7 augustus 2018 door Accountancy Vanmorgen

Salarisverwerking is voor veel kantoren een vast onderdeel van hun dienstverlening. De klant vertrouwt er op. Wanneer medewerkers hun salaris niet op tijd ontvangen of er een verkeerd bedrag wordt overgemaakt, is salarisadministratie een enorme ‘dissatisfier.’ Dat is niet nodig. Slimme inrichting van processen zorgt voor een eenvoudige klantreis voor de ondernemer, zijn werknemer en de salarisadministrateur. Mijn[Kantoor] is de app van Exact waarmee salarisadministrateur en ondernemer kunnen samenwerken. Vera Lenaerts en Fred Moerkerken van Exact leggen het uit.

Het uitgangspunt voor salarisverwerking met Exact Online is gericht op steeds minder handmatige invoer en geen dubbel werk. Eén keer invoeren en dan goed. ‘Ondernemers leveren de salarismutaties van hun medewerkers vaak nog op heel veel verschillende manieren aan. Ja, soms nog van papier. Per email, een Exceloverzicht, per whatsapp, je komt het allemaal tegen,’ vertelt Vera. Het betekent in de praktijk dat dergelijke gegevens vervolgens toch weer apart in het salarispakket moeten worden ingevoerd. Niet meer van deze tijd, zou je zeggen. En het hoeft ook niet. Om dat handmatige gedoe af te schaffen is Mijn[Kantoor] ontwikkeld.
De ondernemer vult de mutaties in zijn eigen administratieve omgeving in, deze staan dan direct in Exact Online. Gewerkte uren, overuren, gedeclareerde onkosten, eventuele periodieke salarisverhogingen, enz. Kortom alles wat nodig is om de medewerker tijdig het juiste salaris te kunnen uitkeren. ‘En omdat de invoering dan direct aan de bron, dus bij de ondernemer, plaatsvindt is de kans op fouten het kleinst,’ voegt Fred Moerkerken hier aan toe. De salarisverwerker kan dan controleren op mogelijke fouten en eventuele opvallende afwijkingen. Dat voorkomt veel extra werk.


Om dit soepel te laten verlopen stelt dit wel stevige eisen aan het salarispakket. Dit begint al met het gegeven dat de meest gebruikte CAO’s in het pakket aanwezig moeten zijn. ‘Met meer dan 150 CAO’s ondersteunen we meer dan 70% van de markt,’ stelt Vera. ‘Bedrijfseigen regelingen kunnen vervolgens op een relatief eenvoudige manier in het systeem worden opgenomen, zo kunnen kantoren ook aan de slag met afwijkende afspraken, of minder algemene CAO’s.’ Vaste templates maken het mogelijk om het systeem te finetunen of los van bestaande CAO’s in te richten.
Het begint allemaal met de invoer van gegevens. Nieuwe medewerkers kunnen eenvoudig in het systeem worden aangemaakt. Een complete salarisadministratie opnemen in het systeem is ook niet moeilijk. ‘Basis is het XML-bestand dat vanuit ieder salarispakket naar de Belastingdienst wordt gestuurd ter verrekening van de loonbelasting. Dit bestand kan – ongeacht in welk salarispakket het is aangemaakt – in Exact Online worden ingelezen. Vervolgens kunnen maandelijks de mutaties per medewerker worden ingevoerd.’ Vera gaat vervolgens uitgebreid in op de klantreis die een kantoor maakt met Exact Online en wat ook de rol daarin is van Exact.

Klantreis salarisadministratie

De voorbereiding:

  1. Eenvoud bij de inrichting. Kantoren kunnen op een eenvoudige manier een salarisadministratie in Exact Online inrichten. De grote belangrijke CAO’s zijn standaard in het systeem opgenomen. Templates maken het mogelijk om nog meer maatwerk ten behoeve van de ondernemer te creëren.
  2. Inlezen van persoonsgegevens van medewerkers kan via de XML-file loonaangifte. De XML-standaard zorgt ervoor dat gegevens uit ieder ander salarispakket kunnen worden ingelezen. Gegevens van medewerkers, koppeling aan sector en CAO’s, worden zo allemaal automatisch ingevoerd.

Maandelijks terugkerende werkzaamheden:

  1. Aanpassingen per onderneming of per medewerker kunnen eenvoudig door de accountant worden uitgevoerd. Kantoren kunnen indien gewenst op maat van de onderneming van de klant regelingen invoeren. Daar is geen consultant voor nodig. Wanneer kantoren ondersteuning willen is dat natuurlijk beschikbaar. Gebruikers krijgen gratis een training van een dag waarin zij het pakket leren kennen, van het inrichten tot en met de fiscale aangiften.
  2. Input nieuwe gegevens voor de volgende salarisronde – oftewel invoeren van de variabele mutaties – zoals gemaakte uren bij 0-uren contract, overuren en verlof kan de ondernemer eenvoudig met de Mijn[Kantoor] app van Exact invullen. Hier ligt voor het accountantskantoor de kans om juist dit onderdeel te stroomlijnen. Nu gebeurt dit nog via Excel of handmatig. Via Mijn[Kantoor] kan de ondernemer eenvoudig inloggen in het systeem en zijn wijzigingen en gegevens in één keer invoeren. De ondernemer vult de gegevens van zijn medewerkers in. Geen gedoe met losse Excel-bestanden of e-mail, maar een eenvoudig en helder online formulier. De ondernemer heeft zo ook gelijk een compleet en accuraat overzicht van zijn personeelskosten.
  3. Verloning kan nu plaats vinden. De salarisadministrateur op het accountantskantoor draait proefstroken en controleert op fouten en afwijkingen. Hij neemt zo nodig contact op met de ondernemer.
  4. Vervolgens kunnen de salarisstroken voor de onderneming worden klaargezet. Wanneer de ondernemer een bankrekening heeft bij de ING of de Rabobank kan de betaling direct worden klaargezet. Er wordt een SEPA-bestand aangemaakt dat automatisch naar de klant wordt verstuurd. Dit SEPA-bestand moet dan nog wel door de klant worden geaccordeerd. Vervolgens worden de salarissen uitbetaald.

Koppeling aan Exact Online

Een groot voordeel voor Exact Online gebruikers is dat er voor het salarispakket niet apart hoeft te worden ingelogd. Fred is daar eigenlijk wel trots op. ‘Het salarispakket is volledig geïntegreerd met de boekhouding in Exact Online.’ De loonjournaalposten zijn direct gekoppeld en opgenomen in de boekhouding en omgekeerd kunnen in de boekhouding zaken worden vastgelegd die weer direct zijn gekoppeld aan de salarisadministratie. Denk daarbij aan onkostendeclaraties, secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bijvoorbeeld een leaseauto, maar ook aan de werkkostenregeling. Wanneer in Exact Online een transactie onder een rekening werkkostenregeling wordt geboekt is dat direct gekoppeld aan de salarisadministratie. ‘En wanneer het plafond van 1,2% van het fiscaal loon in zicht komt dan kun je dat direct in het systeem zien,’ zo voegt Vera hier nog aan toe.


‘Wat we in de praktijk zien is dat grotere kantoren hier toch meer slagen in maken dan de kleinere. Dat is wat kantoren ons vertellen. Wat we ook zien is dat kantoren die dit echt opgepakt hebben toch vaker intensiever met hun cliënten samenwerken,’ zo stelt Fred. ‘Meer sturen op afwijkingen, signaleren dat loonkosten in sommige gevallen toch wel sterk stijgen of van de CAO afwijken, kortom een veel inhoudelijker gesprek.’
De software faciliteert het en Exact Online is ook geschikt om niet-financiële gegevens op te slaan. Denk daarbij aan jubilea, verjaardagen maar ook aan de mogelijkheid om dossiers van medewerkers veilig in de cloud op te bergen. Een prima plek om arbeidsovereenkomsten, kopieën van diploma’s, beoordelingen e.d. in op te slaan.

No hands salarisadministratie

Uiteindelijk komt dat neer op de wijze waarop een kantoor haar ondernemers en ook medewerkers meeneemt in het optimale gebruik van Exact Online. Wanneer daadwerkelijk Mijn[Kantoor] als enige tool wordt gebruikt om gegevens bij te houden c.q. te muteren zijn zowel de ondernemer als de salarisadministrateur af van een hoop gedoe. De ondernemer wordt op het scherm aan de hand genomen langs de gegevens die hij moet invoeren of aanpassen. (Gegevens die vroeger per email of telefoon werden gecommuniceerd) Het accountantskantoor controleert en signaleert. De ondernemer kan vervolgens met een spreekwoordelijke druk op de knop de salarisbetalingen autoriseren. Vereenvoudiging van deze processen is echt belangrijk. Het betekent nog meer foutloos kunnen werken. Zo wordt een dissatisfier – fouten zijn immers heel vervelend – een satisfier. Een kans om op inhoud in gesprek te gaan met de ondernemer over zijn salariskosten.

Categorie: Artikelen, Nieuws Tags: salarisadministratie

Tags: salarisadministratie

Gerelateerde artikelen

18 mei 2022

Te veel betaald salaris terugbetalen ondanks fout in salarisadministratie

30 september 2021

Salarisprof’s meer geïntegreerd door NOW

18 juni 2021

Wisseling van salarispakket: waar moet je op letten?

11 mei 2021

Accountancy Gemak kondigt HR & Salaris Gemak Web aan

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • ‘Ook nieuwe box 3-heffing heeft nadelen, vermogensbelasting eenvoudiger’
  • Twee nieuwe partners bij Eshuis
  • STAP-budget al na 2,5 uur op
  • OPINIE – Geef de NBA terug aan de accountants

Partnercarrousel

Is de financiering nog wel betaalbaar?
De evolutie van accountancy
Visma Pinkweb logo
Do’s en don’ts bij het werven van personeel
Slim Practice Management met Alure en Twinfield Samenwerken
Exact logo
Een complete ‘productiestraat’ | Harvest Finance
Yuki logo 042021
Recruit jij accountancytalent op basis van soft skills?
Veilig werken op het wifi-netwerk van Starbucks is mogelijk
Integrated Accounting: controle en inzicht over alle processen

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Een werkdag zónder automatisering? Onvoorstelbaar voor Alfa Accountants en Adviseurs
Bedrijfsoverdracht | Maak het je klant gemakkelijk
‘Met de informatie uit het systeem ben je iedereen altijd een stap voor’
Hoe je rendement wint door een geautomatiseerde backoffice?
Een Wwft-boete? Welnee! Zo vaak controleert het BFT toch niet.
Hoe werkgevers medewerkers met schulden kunnen helpen
In gesprek met accountants over SharePoint
‘Een volledige SBR Jaarrekening is nodig om de bank het juiste inzicht te geven’
Hoe Rijkse Accountants & Adviseurs zichzelf en ondernemers helpt met WeFact
Laat de waan van de dag niet regeren
De digitale handtekening: wat moet je er als accountant over weten?
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Qics NEN en ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
Van bv naar eenmanszaak; wat zijn de fiscale gevolgen?
Sander Zeijlemaker (MIT): ‘Cybersecurity ook een zaak van financials’
Van reactief naar proactief benaderen van uw cliënten (6 tips)
keurmerk ritregistratie
Geld besparen met BTW over privégebruik auto
10 belangrijke lessen uit de coronarechtspraak voor de accountancybranche
Credion
Credion Den Haag breidt uit naar Delft-Westland
Leergang Herstructureringsdeskundige voor accountants wordt herhaald

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Senior Assistent Accountant RA
Share Impact Accountants
Boekhouder – Accounting & Treasury (m/v/x) 20-24 uur, Amsterdam en hybride
Duits-Nederlandse Handelskamer
Ervaren assistent-accountant en afgestudeerde AA-er
WEA Accountants & Adviseurs
Assistent Accountant
Schuiteman
Assistent accountant in Breda
Moore DRV
Data-analist met Audit Analytics mindset (32 uur mogelijk)
Coney
Gevorderde assistent accountancy MKB- Beek -Maastricht
acconavm
Compliance officer vaktechneut (24-32 uur in overleg)
UNP accountants adviseurs
Accountant (AA/RA)
SMK Accountants
Fiscount zoekt accountants (AA/RA)
Fiscount
Accountant manager samenstel in Middelburg
Moore DRV
Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Professional – Medewerker accountancy
Van Oers
Fiscaal jurist
WEA Accountants & Adviseurs
Opdrachtleider met belangstelling om ook ITGC thema op te pakken
Coney
(Junior) Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Accountant AA (24-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Gouda)
Lansigt
Assistent Accountant, Oud-Beijerland
Visser & Visser
Supervisor Assurance
CROP
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers
Manager Accountancy & Advies
Lentink De Jonge
Senior Accountant / Teamleider Samenstelpraktijk, vestiging Barneveld
Visser & Visser
(Senior) controller / teamleider Rotterdam
Yaarwerk
Tax Manager
Crop
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur MKB
KRC Van Elderen
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Ervaren accountantsadviseurs (AA/RA)| HBO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Fiscount
Senior Assistent Accountant
Schuiteman
Adviseur MKB Accountancy
NBA
Senior Supervisor Assurance
CROP
Assistent Accountant (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk)
Lansigt
Fiscalist
SNP Adviseurs
Assistent Accountant in audit & iAccountancy Praktijk
Coney
Werken als Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Staff Compilation
CROP
Senior Assistent Accountant Controlepraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Medewerker Financiële administratie (m/v/x) 24-40 uur, Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Relatiebeheerder / Accountant
KRC Van Elderen
Manager accountancy samenstelpraktijk
acconavm
Zelfstandig Assistent Accountant, Barendrecht
Visser & Visser
Beginnend Assistent-Accountant 
KRC Van Elderen
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Fiscount Fiscalisten
Fiscount
Relatiebeheerder Accountancy
Visma
Administratief consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Ervaren agro-fiscalist | HBO | WO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Manager bij Coney Accountancy & Analytics (min 32 uur)
Coney
Zelfstandig assistent accountant samenstel
SNP Adviseurs
Supervisor Compilation
CROP
Gevorderd assistent accountant in Sliedrecht
Moore DRV
Relatiebeheerder BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Manager Assurance
CROP
Controleleider
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Senior Assistent Accountant Samenstel​praktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Controleleider in Terneuzen
DRV
Accountant, Amstelveen
Stolwijk Registeraccountants en Belastingadviseurs
Startend assistent accountant (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Financial Controller
ENTRPNR
Junior administratief medewerker Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Lisse, 32-40 uur
van Helder
Senior IT-Audit Professional
CROP
Ervaren allround fiscalisten in Noord-West en Oost-Nederland
Fiscount
Supervisor Assurance
CROP
Fiscaal medewerker accountantspraktijk
Van der Vlugt Accountants
Partner & Externe Accountant
Coney
Fiscalist
Extendum
Jaarrekening Specialist, Dordrecht
Visser &Visser
Klantmanager
Finance Plus
Relatiebeheerder
Scab
Accountant Internationaal
Visser & Visser
(Senior) marketeer
Fiscount
Gevorderd Assistent Audit (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk) 
Lansigt
Ervaren controleleider (fulltime)
UNP accountants adviseurs
(Junior) Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Controleleider (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Ridderkerk)
Lansigt
Assistent accountant Controlepraktijk
Van der Vlugt Accountants
Assistent accountant samenstelpraktijk
Van der Vlugt Accountants
Assistent accountant
Rikst
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Assistent Accountant, 32 – 40 uur Goes
acconavm
(Zelfstandig) assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Ervaren accountmanager
Fiscount
Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Product Marketing Specialist Accountancy
Visma
Relatiebeheerder zelfstandig (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Senior Assistant Accountant RA – Alkmaar, Amsterdam, Hoofddorp, Utrecht, Rotterdam, Eindhoven en Heerlen
RSM
Controleleider  
Scab
Assistent-Accountant (gevorderd)
KRC Van Elderen
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
IT auditor Alphen aan den Rijn, Ridderkerk
Lansigt
Controleleider
SNP Adviseurs
Assistent accountant – samenstelpraktijk
Scab
Ervaren fiscalist-estate planner
Fiscount
Beginnend assistent-accountant samenstelafdeling
SMK Accountants
Ondernemende Belastingadviseur
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Specialist sociale zekerheid
Fiscount
Assistent Accountant (24-40 uur) – Alkmaar/Heerhugowaard/Beverwijk
De Hooge Waerder
Accountant relatiebeheerder in Rotterdam
Moore DRV
Accountmanager Accountant AGRO
acconavm

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen