De start van een nieuw kalenderjaar is voor velen het beste moment om ergens mee te beginnen of iets helemaal anders te doen. Toch geldt dat niet voor alles. Overstappen op een ander boekhoudpakket kan bijvoorbeeld heel goed in de tweede of derde helft van het jaar om er juist in het nieuwe jaar optimaal van te profiteren. Dus heb jij het aankomende herfstvakantie rustig? Overweeg dan eens om over te stappen op een andere (online) boekhoudpakket.
Iets helemaal anders doen! Veel mensen kiezen de eerste dag van het nieuwe jaar om daarmee te beginnen. Stoppen met roken, starten met sporten of overstappen op een ander boekhoudpakket. Bij dat laatste doe je er goed aan om nu al na te denken over wat je van een ander boekhoudpakket verwacht. Eind van dit jaar en begin volgend jaar ben je immers véél te druk met het afsluiten van het ene en het opstarten van het nieuwe boekjaar. Geen ideaal moment om ook te knutselen met je nieuwe boekhoudsoftware.
Waarom overstappen op een ander boekhoudpakket?
Waarom je wit overstappen op een ander boekhoudpakket, kan om verschillende redenen zijn.
- Je wilt van een traditioneel naar een online boekhoudpakket.
- Je wilt makkelijker realtime met je klant in de boekhouding werken.
- Je bent ontevreden over de service van je huidige leverancier.
- Je vindt het huidige pakket te duur.
- Je krijgt een (grote) nieuwe klant en die wil een ander boekhoudpakket dan hetgeen jij mee werkt.
Veilig boekhoudpakket
Wat jouw reden ook is, neem de tijd om verschillende boekhoudpakketten met elkaar te vergelijken. Let daarbij vooral op gebruiksvriendelijkheid en veiligheid. Je wilt immers wel dat de gegevens makkelijk te verwerken én goed beveiligd zijn.
Ook het krijgen van ‘realtime’ inzicht in de administratie van de klant en koppelingen met andere software, zijn van belang. Bijvoorbeeld met je bestaande bedrijfsapplicaties en eventueel ook internetbankieren.
Vergelijken kan heel makkelijk met een proefabonnement. Veel leveranciers van boekhoudsoftware bieden dit aan. Zo kun je zelf makkelijk testen wat voor jou prettig werkt en wat niet.
Overstappen is geen gedoe!
Misschien denk je: ‘zo’n gedoe om de boekhouding over te zetten naar een ander systeem. Geen zin in, laat maar zitten’. Zet je over die gedachte heen, want het is zeker geen gedoe. Het overzetten van de administratie (conversie genaamd) wordt grotendeels door de nieuwe leverancier gedaan. Deze leverancier heeft een aantal auditgegevens van je huidige leverancier nodig en richt daarmee jouw nieuwe omgeving voor je in. Je hebt vervolgens netjes toegang tot al je bekende crediteuren en debiteuren. Ook je financiële transacties worden overgezet en zijn dus beschikbaar in je nieuwe boekhoudoplossing.
De gegevens die nodig zijn voor een succesvolle conversie, kun je zonder moeite opvragen bij het overgrote deel van de boekhoudleveranciers in Nederland. Je kunt ook een afspraak maken met een consultant die bij je langskomt om het conversieproces met je te bespreken. De consultant vertelt je ook welke data nodig is om de conversie uit te voeren.
Nieuw boekhoudpakket optimaal benutten
Vergeet natuurlijk niet je klanten te informeren dat je gebruik gaat maken van een nieuwe boekhoudprogramma en geef ze de nodige uitleg.
Door Marieke van Amersfoort
Geef een reactie