Ondanks de consolidatieslag is het aantal accountants- en administratiekantoren volgens het CBS sinds 2020 met 10% gegroeid ‒ tot circa 37.000. Dat is niet vreemd. Na een fusie, of na een overname door private equity, zijn er altijd accountants of adviseurs voor wie de nieuwe match geen match “made in heaven” is. Die beginnen dan vaak een eigen kantoor. Acht tips voor wie als zelfstandig kantoor wil starten.
Tip 1: Compliance op jouw manier
Voor veel accountants en adviseurs is het dé reden om te vertrekken bij grote kantoren: de enorme regeldruk vanuit compliance. Hoeveel tijd kost het niet om een nieuwe klant door de interne klantacceptatieprocedures heen te krijgen? Als zelfstandig kantoor wil je het helemaal anders doen en dat kan. Met een slimme opbouw van je ‘Handboek Kwaliteit’ en efficiënt ingerichte werkprocessen kun je voldoen aan wet- en regelgeving in een fractie van de tijd die je altijd gewend was. Leuk zal het niet worden, maar jij beslist hoe je de procedures inricht.
Hierbij past wel een waarschuwing. Wij zien in de praktijk dat de NBA en het BFT steeds actiever worden bij de controle op naleving van de Wwft. Je wilt dan wel dat jouw procedure voldoet aan wet- en regelgeving. Om daar zo zeker mogelijk van te zijn, kun je dit vooraf laten toetsen door een compliance-adviseur (pre-toetsing).
Tip 2: Weet wat je kunt
Een zelfstandig kantoor zijn betekent niet dat je ook alles zélf moet doen. Een huisarts voert tenslotte ook geen rugoperatie uit. Om ervoor te zorgen dat je als kantoor toch alle diensten kunt leveren die je klanten nodig hebben, is het van belang om een netwerk van specialisten om je heen te bouwen en dat ook goed te onderhouden.
Er zijn veel informele netwerken van accountants en adviseurs die elkaar kennen uit eerdere samenwerkingen en die elkaar weten te vinden. Dat kan in de praktijk goed werken. Toch blijkt het vaak ook lastig te zijn om dat netwerk volledig te maken. Aansluiten bij een van de serviceorganisaties die in de markt actief zijn, lost dat probleem op. Je krijgt dan toegang tot het door die organisatie geworven netwerk van specialisten.
Tip 3: Meteen de schoolbanken in
De meeste grotere kantoren hebben een prachtig aanbod van opleidingen beschikbaar voor hun medewerkers. Dat kan variëren van online cursussen mindfullness tot driedaagse trainingen op locatie over IRFS-conversie. Als zelfstandige moet je ook je eigen opleiding regelen, maar in de dagelijkse hectiek daalt PE dan vaak op de prioriteitenlijst. Dat is niet verstandig, om twee redenen. Ten eerste heb je een PE-verplichting op grond van de beroepsregels waar je aan moet voldoen. Ten tweede heeft PE een belangrijke functie voor je dagdagelijkse praktijk: je houdt zo je vak bij.
Een zelfstandig kantoor moet écht inzetten op het actief bijhouden van vakkennis – en dat is meer dan het bijhouden van vakliteratuur. Zo helpt deelname aan een vaktechnische bijeenkomst met andere zelfstandige kantoren je niet alleen om scherp te krijgen waar de belangrijkste vaktechnische aandachtspunten liggen, maar het contact met collega-kantoren leert je ook veel over het succesvol aansturen van je eigen kantoor.
Tip 4: Twee zien meer dan één
Een belangrijk kwaliteitskenmerk van de grotere kantoren is dat belangrijke rapporten en adviezen altijd worden tegengelezen door een collega. Dit is het bekende vierogenprincipe. Het is onverstandig dat alleen jouw ogen betrokken zijn bij moeilijke dossiers. Wij adviseren je daarom om actief ruggespraak te organiseren. Je kunt er tunnelvisie mee voorkomen en daarmee de kans op fouten verkleinen. Aan een collega-kantoor kun je vragen of er mensen bij hen bereid zijn om tegen te lezen, maar ook zij hebben vaak meer werk dan tijd. Het is daarom ook een optie om hiervoor (al dan niet via een abonnement) goede afspraken te maken met de eerdergenoemde serviceorganisaties.
Tip 5: Ken je klant – echt
Naar mijn mening is de belangrijkste kracht van het zelfstandige kantoor de persoonlijke aanpak. Je klant krijgt daardoor niet voor elk wissewasje een andere adviseur aan de lijn, maar weet direct dat hij met jou te maken heeft. Dat geeft vertrouwen en maakt dat de klant veel meer de diepte ingaat, wat jou als adviseur weer veel voldoening kan geven. Ook jonge mensen spreekt dit aan, want het is daarmee ook (echt) maatschappelijk zinvol werk.
Toch houdt de sterke persoonlijke band die je als zelfstandig kantoor met je klanten hebt ook een risico in. Wat als je onverwacht uitvalt door ziekte of andere persoonlijke omstandigheden? Voor accountants is dat eenvoudig: die zijn verplicht om een waarnemingsovereenkomst te sluiten. Bij administratie- en advieskantoren is dat niet verplicht, maar zeker aan te raden. Waarneming houdt in dat de waarnemer bij ontsteltenis alles doet wat nodig is om jouw klanten tijdens je afwezigheid te bedienen. Denk aan het afwikkelen van jaarrapporten of aan het tijdig bezwaar maken tegen belastingaanslagen. Bij plotseling overlijden kan de waarnemer je kantoor op verzoek van de erven verkopen, zodat deze daar in elk geval geen sores van hebben.
Tip 6: (Inter)visie
Ondernemer zijn is toch echt wat anders dan in loondienst werken. Je moet zelf de beslissingen nemen over álles. Vanaf de keuze van je briefpapier tot aan de aanschaf van je kantoorpand en van het aannemen tot ontslaan van medewerkers. Als eenpitter moet je alle besluiten zelf nemen, maar ook als ondernemer met personeel kun je niet alles delen. Terwijl je wel behoefte hebt aan een klankbord. Daarom is het goed om aan te sluiten bij een intervisiegroep of (jaar)club om te kunnen sparren over alles wat er speelt bij het starten en laten groeien van je kantoor. Dat is leuk en nuttig, waardoor je ook sneller meters kunt maken met je kantoor.
Tip 7: Laat je zien
Op dit moment lijkt het alsof de bomen tot in de hemel groeien. Er zijn behoorlijk veel kantoren die klanten de deur wijzen, omdat ze te weinig personeel hebben om hen goed te kunnen bedienen. Dát zijn de klanten die jij wilt hebben als vers gestart kantoor. Een eenvoudige maar goed werkende website is daarom essentieel voor je – je kantoor moet vindbaar zijn. Daarnaast heeft je eigen website ook een aantal praktische voordelen: je kunt je klanten hier doorlinken naar de portal waar ze hun documenten kunnen up- en downloaden. Ook kun je je klanten hier voorzien van relevante (vak)nieuwsberichten. De Belastingdienst kijkt bovendien ook regelmatig op websites om een beeld te krijgen van de adviseur achter het Becon-nummer.
Tip 8: Kies jouw software
Uit onderzoek blijkt dat de muziekvoorkeur van mensen wordt gevormd in de jaren dat ze tussen de 15 en 20 jaar oud zijn. Zo werkt dat in zekere zin ook met boekhoudsoftware. Een accountant die het vak geleerd heeft met Exact, zal meestal daarvoor de voorkeur houden. Ons advies is daarom om bij de start van je eigen kantoor te kiezen voor het basispakket waarmee je vertrouwd bent. De meeste softwareleveranciers bieden abonnementen aan die meegroeien met je kantoor, zodat je licentiekosten in het begin bescheiden zijn.
Vervolgens kies je daarbij de aanvullende pakketten die je nodig hebt. Denk aan een aangiftepakket of rapportgenerator, maar denk ook aan urenregistratie of facturatie. Het hangt dan af van de omvang en samenstelling van je kantoor wat het beste past. Belangrijk is dat de verschillende programma’s onderling goed kunnen samenwerken. Gelukkig zijn er weer heel veel tools op de markt om die samenwerking tot stand te brengen.
Een belangrijk voordeel voor jou als zelfstandig kantoor is dat je, al dan niet na advies door een IT-adviseur, snel kunt kiezen welk softwarepakket je gaat gebruiken en hoe je je procedures inricht. Bij grote kantoren duurt de besluitvorming veel langer, omdat dit vaak over meerdere schijven gaat.
Begeleiding startende kantoren
Bij Fiscount begeleiden wij jaarlijks een flink aantal startende kantoren. Het is een voorrecht om dat te mogen doen. Het enthousiasme van de nieuwe kantooreigenaren werkt bovendien ook aanstekelijk bij onze mensen. In deze bijdrage heb ik de acht belangrijkste leermomenten uit die begeleidingen samengevat. Ik wens alle starters veel bedrijfsmatig succes en werkplezier!
Mr. Sybren Christians is algemeen directeur en fiscalist bij Fiscount.
Wil je jouw kantoor ook een vliegende start geven? Ontdek dan het Fiscount Starterspakket en haal het maximale uit je kantoor.
Geef een reactie