En dat móét ook, als je alle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, wetgeving en security het hoofd wil bieden. Tijd voor actie dus, vond ook Ernesto Lopez Vega, directeur van Qwoater én ervaringsdeskundige op het gebied van documentbeheer binnen de accountancy.
Generiek DMS? Dat kan slimmer
Als accountant herken je het vast wel: je bent druk met het opslaan en bewerken van documenten, ondertussen mailt je collega met een vraag over een dossier en tenslotte belt er een klant om te vragen waar de jaarrekening blijft. Vaak voelt het als één grote chaos. Waarom krijg je die documentenopslag maar niet op orde? En hoe kan het toch dat je regelmatig documenten kwijt bent?
“Die struggle zagen we bij Qwoater ook. Het kán veel slimmer. Maar een generiek DMS lost die problemen echt niet voor je op. Een DMS aangesloten houden op de dynamiek binnen je kantoor kost gewoon te veel aandacht en is ook niet ingericht op jouw dagelijkse werkzaamheden. Het resultaat? Je blijft tegen dezelfde problemen aanlopen.”
Verbeteren van de documentenopslag
Al bijna 10 jaar zet Lopez Vega zich daarom samen met zijn team in om de documentfrustraties van accountants op te lossen. Met jarenlange ervaring in de branche weet hij inmiddels alle ins en outs. Hij vertelt: “Ik zie ontzettend veel accountants die de documentenopslag wel willen verbeteren, maar niet weten hoe. De meeste generiek DMS’en werken on-premise of zijn maar voor een deel in de cloud beschikbaar. Hierdoor zijn ze vaak lastig te koppelen met de systemen waarin je werkt, helemaal wanneer je kantoor zich samenvoegt met een ander kantoor. Dus blijf je op verschillende plekken documenten opslaan en heen en weer mailen met collega’s en klanten om de juiste versie op te vragen.”
Win tijd terug voor écht belangrijke zaken
Hierdoor ziet hij dat accountants onnodig veel tijd kwijt zijn aan het managen van de documenten. “Het gevolg van slecht documentmanagement is dat je overzicht mist en in het ergste geval, documenten kwijtraakt. Als accountant wil je snel schakelen met je klant, want die tevreden klant: daar draait het uiteindelijk om. Dat kan alleen wanneer je efficiënt werkt en je documentenopslag op orde is. Zo werd het ons doel om accountants daarmee te helpen en zodat ze tijd terugwinnen voor écht belangrijke zaken.”
Het next generation DMS
Daarom ontwikkelden we de Document Hub: één centrale plek voor al je klantdossiers, waarin je makkelijk samenwerkt aan dezelfde versie van een document met collega’s én klanten. “Ik vond het belangrijk om iets te ontwikkelen dat makkelijk werkt, voor iedereen op een veilige manier toegankelijk is en waarbij je niet vastzit aan bepaalde systemen. De Document Hub is een cloudoplossing en daarmee ook de enige in zijn soort. Een ‘next generation DMS’: zoals Netflix een ‘next generation videotheek’ was na het DVD-tijdperk.
Alles is vooraf ingericht op de werkzaamheden van de accountant en ook het onderhoud beheren wij zelf. De Document Hub is met één druk op de knop beschikbaar: je richt de juiste toegang van de documenten in en je kunt al direct aan de slag. Ook het overzetten van documenten voeren we voor je uit – zo hoef je daarna nooit meer iets te migreren. Scheelt je een hoop tijd. En niet te vergeten, veiligheid! Om zeker te zijn van een veilige opslag, voldoet de Document Hub aan strenge securityeisen en is deze SOC 2 Type II-gecertificeerd.”
Snel gekoppeld met je applicaties
De Document Hub is continu in ontwikkeling, zo onderhouden we koppelingen met diverse accountancy software én breiden we het aantal koppelingen constant uit. Binnen een mum van tijd koppel je daardoor met je met je huidige systemen en ook wanneer je switcht van applicatie werkt het ‘plug-and-play’. Zo koppelt het al met Hix, Simplicate, Tess, AFAS, Silverfin en meer.
“Wanneer je switcht van applicatie of je kantoor voegt zich samen met een kantoor dat een ander systeem gebruikt, ‘plug’ je de Document Hub als het ware in het nieuwe systeem. Je dossiers blijven altijd op dezelfde plek in de Document Hub beschikbaar, daarom hoef je nooit meer documenten te migreren of langdurige installaties aan te gaan.”
Slimmer en makkelijker werken
De Document Hub is dus een unieke documentoplossing, maar wat levert dat je uiteindelijk op? “Wanneer je jouw documentenopslag op orde hebt, scheelt dat je enorm veel kostbare tijd en hou je meer tijd over voor je klant en zaken die er écht toe doen. En voor je klanten is het ook fijn: zij kunnen zelf inloggen, dus heen en weer mailen hoeft ook niet meer. Maar ook lastige koppelingen tussen het DMS en een portal zijn niet meer nodig.
Tenslotte werk je onafhankelijk en hoef jij je nooit meer druk te maken om het migreren van documenten of het onderhoud van je DMS. Al met al hoop ik dat accountants met de Document Hub slimmer en makkelijker werken en daarmee hun vrijheid terugkrijgen. Zoals we hier graag zeggen: dat kan makkelijker, dat kan Qwoater.”
Ook klaar met je documentfrustraties?
Ben je ook klaar met al die documentfrustraties, wil je ongecompliceerd aan het werk en geen tijd meer verspillen aan de eeuwige zoektocht naar documenten Of wil je gewoon eens met eigen ogen zien hoe makkelijk de Document Hub werkt? Boek dan een gratis demo.
Geef een reactie