Introductie
Nog even de beveiligingsmogelijkheden op een rijtje:
- Voorkomen dat bepaalde cellen gewijzigd kunnen worden.
Dit is in de vorige blog aan de orde geweest: dit is de link Exceltip | Beveiligen in Excel · Accountancy Vanmorgen - Voorkomen dat er iets kan gebeuren met de werkbladen in een bestand (denk aan verwijderen en verplaatsen).
- Voorkomen dat iemand een bestand kan wijzigen.
- Voorkomen dat iemand een bestand kan openen.
- Aangeven dat een bestand de status “definitief” heeft (en dus niet meer aangepast moet worden).
- Zorgen dat bepaalde gebruikers alleen specifieke delen kunnen aanpassen en andere niet.
Voorkomen dat er iets kan gebeuren met werkbladen
Je hebt een of meer werkbladen in je bestand en wilt niet dat iemand daar werkbladen aan toevoegt, uit verwijdert, verplaatst of bijvoorbeeld de naam wijzigt. Kortom je wilt de werkbladstructuur houden zoals ze het nu is.
Hoe regel je dat?
Ga naar het tabblad Controleren en kies Werkmap beveiligen.
Je krijgt dan het volgende dialoogvenster te zien. Als je hier een wachtwoord invoert (je moet dat 2x doen) dan kan alleen iemand die het wachtwoord kent dit ook weer opheffen.
Vanaf nu is het niet meer mogelijk om iets te doen aan de structuur. Dat zie je direct als je klikt op de rechtermuisknop bij de werkbladtabs onderaan: bijna alles is grijs!
Voorkomen dat iemand het bestand kan wijzigen
Vrijwel iedereen kent het als een bestand “alleen lezen” is. Je kunt er wel wat in wijzigen, maar je kunt het niet opslaan onder dezelfde naam: dat MOET een andere naam worden.
Hoe maak je een bestand “alleen lezen”?
In Excel kun je dit doen via de tab Bestand bij de Info. Daar vind je een knop Werkmap beveiligen waarin verschillende keuzes staan.
Om te voorkomen dat een werkblad gewijzigd kan worden kies je Altijd openen als alleen-lezen. Daarna sla je het bestand op.
Maar LET OP!!!
Wanneer dit bestand hierna opnieuw geopend wordt, krijg je deze melding boven de formulebalk. Je ziet dat je kunt klikken op Toch bewerken. Doe je dat, dan kun je er toch in wijzigen. Sterker nog, als je kiest voor Opslaan worden die wijzigingen ook gewoon opgeslagen!
In feite dus een waardeloze manier: het is alleen een waarschuwing en geen beveiliging!
Kan het ook beter? Ja, dan moet je het zo doen.
- Kies Bestand > Opslaan als.
- Kies voor Extra > Algemene opties ①.
- Voer nu een wachtwoord in bij Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid ②.
Ook hier moet je her wachtwoord 2x invoeren.
Sla het vervolgens op.
Als nu iemand het bestand opent, verschijnt deze melding.
Als je het wachtwoord weet, mag je erin wijzigen.
Als je het wachtwoord niet weet, kun je het bestand wel openen als Alleen-lezen. Het bestand wordt geopend en je kunt er wel in wijzigen, maar je kunt het originele bestand niet overschrijven. Met andere woorden: je kunt het alleen opslaan onder een andere naam.
Kies je toch voor Opslaan (dus onder dezelfde naam), dan zie je deze melding.
Probeer je het toch op te slaan onder dezelfde naam, dan krijg je deze melding.
Hoe haal je dit er weer af?
Door nog een keer te kiezen voor Opslaan als > Extra > Algemene opties > dan het wachtwoord verwijderen > Opslaan.
Voorkomen dat iemand het bestand kan openen (2 manieren)
Ook hiervoor moet je werken met een wachtwoord.
- Kies Bestand > Info > Werkmap beveiligen > Versleutelen met een wachtwoord.
- Voer het wachtwoord 2x in.
- Sla het bestand op.
Alleen iemand die het wachtwoord kent kan het nu openen.
Zoals je misschien gezien hebt bij het beveiligen tegen wijzigen, kun je ook werken met Opslaan als > Extra > Algemene opties > Wachtwoord voor openen.
Er is een verschil tussen beide manieren.
Versleutelen met een wachtwoord is veiliger, want het zorgt dat het hele Excel-bestand wordt versleuteld. Dit is een sterke beveiligingsmethode omdat de inhoud volledig wordt beschermd tegen ongeautoriseerde toegang.
Wachtwoord voor openen voegt een wachtwoord toe dat nodig is om het bestand te openen, maar het bestand zelf wordt niet versleuteld. Dit betekent dat het wachtwoord kan worden omzeild met bepaalde technieken, waardoor het minder veilig is dan versleuteling.
Aangeven dat een bestand definitief is
Bij Bestand > Info > Werkmap beveiligen vind je ook Markeren als definitief.
Je krijgt dan deze meldingen.
① De map wordt opgeslagen als definitief.
② Uitleg wat definitief betekent.
③ Hier zie je dat symbool op de statusbalk onderaan je Excel-scherm
Hiermee geef je in feite alleen maar aan dat dit de definitieve versie is van een bestand. Iemand kan het gewoon openen en toch aanpassen. Want als je het opent zie je dit bovenaan.
Kies je voor Toch bewerken dan kan dat gewoon. In feite verwijder je daarmee de definitieve status.
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken. Het beveiligen van bestanden is een van de onderwerpen in de Online Expert-training Grafieken en Rapportages maken.
Geef een reactie