Natuurlijk wil je niet dat (per ongeluk) je model wordt beschadigd, formules worden verwijderd of gewijzigd of dat er foutmeldingen verschijnen, omdat cellen zijn verplaatst of verwijderd.
Dat regel je met een beveiliging.
Introductie
Als je kijkt naar de beveiligingsmogelijkheden die er zijn in Excel, dan zijn dat er heel veel. Om er een paar te noemen:
- Voorkomen dat bepaalde cellen gewijzigd kunnen worden.
- Voorkomen dat er iets kan gebeuren met de werkbladen in een bestand (denk aan verwijderen en verplaatsen).
- Voorkomen dat iemand een bestand kan wijzigen.
- Voorkomen dat iemand een bestand kan openen.
- Zorgen dat bepaalde gebruikers alleen specifieke delen kunnen aanpassen en andere niet.
- Aangeven dat een bestand de status “definitief” heeft (en dus niet meer aangepast kan worden).
In dit blog ga ik uitleggen hoe je die eerstgenoemde beveiliging instelt.
In volgende blogs komen de andere mogelijkheden aan de orde.
Voorkomen dat cellen gewijzigd worden
Als voorbeeld neem ik het annuïteitenschema van de vorige blog (als je wilt bekijken hoe je dat maakt, zie Exceltip | Annuïteitenschema). In dit werkblad staan lege cellen, cellen met tekst, cellen met getallen en cellen met formules. De enige gegevens die gewijzigd mogen worden zijn de cellen B3:B5, zodat je een leenbedrag kunt invullen, een rentepercentage en een looptijd. De rest zou beveiligd moeten worden.
Hoe regel je dat?
Stap 1: Beschermingsstatus
Het is belangrijk om te weten dat elke cel een beschermingsstatus is. Wat de status van een geselecteerde cel is, kun je vinden bij de Celeigenschappen en bij Start > Opmaak.
- Celeigenschappen kun je bekijken door rechts te klikken op een cel > Celeigenschappen).
Hier zie je dat er 2 soorten bescherming zijn: Geblokkeerd en Verborgen.- Een cel die Geblokkeerd is, kan niet gewijzigd worden.
- Van een cel die Verborgen is kun je de inhoud niet zien in de formulebalk (de berekening is dus niet zichtbaar).
- Start > Opmaak laat je bij Cel vergrendelen zien wat de blokkeerstatus is van de huidige cel. Staat er een blokje om het pictogram (zie ①), dan is de cel Geblokkeerd. Staat er geen blokje omheen (zie ②), dan is de cel niet geblokkeerd. Hier kun je overigens niet Verborgen kiezen (behalve via de optie eronder Cellen opmaken).
Stap 2: Bladbeveiliging
In een nieuw leeg bestand zijn alle cellen geblokkeerd. Toch kun je altijd de cellen wijzigen. Dat klinkt niet logisch. Dat heeft te maken met het feit dat die blokkering pas werkt als je de bladbeveiliging inschakelt.
Ook hiervoor zijn weer verschillende mogelijkheden.
- Start > Opmaak > Blad beveiligen (zie de afbeelding hierboven)
of - Controleren > Blad beveiligen
Kies je voor het beveiligen dan volgt een nieuw venster waarin je veel opties hebt.
Als je volstaat met direct op OK klikken is de beveiliging ingeschakeld. Alle cellen op dit werkblad met de status Geblokkeerd kunnen nu niet meer gewijzigd worden. Probeer je dat toch, dan krijg je de volgende foutmelding.
Het is met dezelfde opdracht mogelijk om die beveiliging weer op te heffen. De naam van de opdracht is dan gewijzigd in Bladbeveiliging opheffen.
Dan kunnen de cellen wel weer gewijzigd worden. Zonder een wachtwoord op te geven is het dus vooral een beveiliging tegen ‘per ongeluk’ wijzigen. Wil je dat zorgen dat de beveiliging er niet zomaar afgehaald kan worden, dan moet je een wachtwoord opgeven. Zoals gebruikelijk moet je dat 2x invoeren. Excel stelt geen eisen aan het wachtwoord, maar maakt wel onderscheid tussen HOOFDLETTERS en kleine letters.
Maar door de bladbeveiliging schakel je meer opdrachten uit dan alleen het wijzigen van de celinhoud. Je kunt bijvoorbeeld ook geen celopmaak meer instellen (vet maken, cel een kleur geven, kolombreedte wijzigen of zoiets), want zoals je ziet zijn alle opties uitgeschakeld. Ook bijvoorbeeld invoegen of verwijderen van rijen/kolommen is niet meer mogelijk.
Het enige wat je nog echt kunt doen is cellen selecteren en de inhoud bekijken in de formulebalk. Cellen die niet geblokkeerd zijn kun je wel wijzigen, maar dan alleen de inhoud (en niet de opmaak). Als een cel ook de beschermingsstatus Verborgen heeft kun je die celinhoud ook niet bekijken in de formulebalk.
Lees maar wat er staat in het dialoogvenster: Alle gebruikers van dit werkblad toestaan om:
Eronder staan veel opties waarvoor je toestemming kunt geven. Wil je bijvoorbeeld toch nog de mogelijkheid geven om bijvoorbeeld de celinhoud vet of cursief te maken, dan moet je het selectievakje Cellen opmaken inschakelen. Wil je dat de kolombreedte aangepast kan worden, dan moet je Kolommen opmaken inschakelen.
Celbeveiliging gaat dus in 2 stappen!
Je geeft eerst aan welke cellen wel/niet geblokkeerd zijn (de beveiligingsstatus) en die beveiliging werkt pas als de bladbeveiliging is aangezet.
In het voorbeeld van het annuïteitenschema zijn in eerste instantie alle cellen Geblokkeerd. De cellen die gewijzigd mogen worden zijn B3, B4 en B5. Selecteer dus die cellen en zet Geblokkeerd UIT. Daarna zet je de bladbeveiliging aan.
Je ziet trouwens niet welke cellen geblokkeerd zijn en welke niet. Ik heb er een gewoonte van gemaakt om de cellen die aangepast kunnen worden een kleur te geven (hier grijs).
TIP
Wil je de status van geselecteerde cel toch kunnen bekijken zonder dat je de celeigenschappen moet opvragen?
Zet dan de knop Cel vergrendelen in de werkbalk Snelle toegang. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op Start > Opmaak > Cel vergrendelen en kies Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang ①.
Als een cel niet vergrendeld is zie je dat in de werkbalk Snelle toegang (②). Is een cel wel vergrendeld dan zie je dat ook (③).
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken. Weten hoe je rapportages kunt beveiligen? Volg dan de Online Excel Expert-training voor de accountant: grafieken en rapportages maken.
Geef een reactie